Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда компенсация расходов на проживание командированного требует уплаты НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Налоговый учет командировочных расходов 2020
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
- Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
- Дата признания расходов.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
- НДС по командировочным расходам.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
- НДФЛ и страховые взносы
На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.
Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.
Нормы выплат по суточным
Затраты по суточным – это одна из основных статей командировочных расходов. Локальными актами организация вправе установить любые размеры таких затрат для работника. Расходы по командировкам (кроме начислений средней зарплаты по нахождению в командировке) не относятся к доходам работника, но они играют роль в налогообложении: налога на прибыль и НДФЛ в отношении выплат, превышающих установленных на законодательном уровне. Максимальная величина суточных, которые не облагаются НДФЛ, действующим в 2023 году составляют:
| Поездки по РФ | 700 руб. |
| Поездки за границу | 2500 руб. |
В отчете по командировочным расходам суточные не отражаются, так как нет оправдательных документов. Факт присутствия в командировке являются приказ на командировку и проездные билеты.
Отражение сверхнормативных суточных в 6-НДФЛ
В связи с тем, что сверхнормативные суточные относятся к доходу и облагаются налогом, то его также нужно отразить в отчетности 6-НДФЛ. Датой получения дохода будет считаться дата утверждения авансового отчета, а датой исчисления НДФЛ – дата ближайших выплат зарплаты (т.к. реальная выплата и отчет не всегда будут являться днем выдачи зарплаты).
Форме 6-НДФЛ сдается ежеквартально. В разделе 2 расчета суммы сверхнормативных суточных должны быть отражены в соответствующем квартале, когда утвержден отчет по командировке и его нужно заполнить таким образом по строкам:
100 – дата утверждения отчета
110 – дата выплаты ближайшей зарплаты
120 – дата перечисления налога с ближайшей зарплаты
130 — сумма сверхнормативных суточных
140 – удержанный с этих суточных НДФЛ.
СРОКИ УПЛАТЫ НДФЛ НАЛОГОВЫМ АГЕНТОМ
Далее отметим, когда налоговому агенту платить НДФЛ в 2021 году в самых распространенных ситуациях.
- Аванс и зарплата за вторую половину месяца – день, следующий за днем выплаты зарплаты за вторую половину месяца.
- Премия – день, следующий за днем ее выплаты.
- Отпускные – последний день месяца, в котором они выплачены.
- Больничные – последний день месяца, в котором они выплачены.
- Выплаты при увольнении, включая компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату, – день, следующий за последним днем работы.
- Дивиденды ООО – день, следующий за днем их выплаты.
- Выплаты по договорам ГПХ (подряда, оказания услуг) – день, следующий за днем выплаты любого дохода по договору, включая аванс.
- Матпомощь и прочие денежные доходы – день, следующий за днем выплаты.
- Материальная выгода от экономии на процентах – день, следующий за ближайшей денежной выплатой после расчета НДФЛ с матвыгоды.
ТАБЛИЦА С ОСНОВНЫМИ СРОКАМИ ПЕРЕЧИСЛЕНИЯ НДФЛ В 2019 ГОДУ
| Вид дохода | Крайний срок перечисления НДФЛ |
| Зарплата | Следующий рабочий день после выплаты денег |
| Отпускные | Последний день месяца, в котором перечислили сотруднику деньги |
| Больничные | Последний день месяца, в котором перечислили сотруднику деньги |
| Сверхлимитные суточные по командировке и компенсации расходов без подтверждающих документов | Следующий рабочий день после выплаты денег |
| Премии | Следующий рабочий день после выплаты денег |
Расчёт заработной платы
Согласно трудовому законодательству, на время командировки работодатель не только сохраняет за сотрудником его должность, но и гарантирует ему выплаты в размере среднего заработка за установленный период. Данная сумма является частью заработной платы и потому не может быть освобождена ни от каких дополнительных начислений, включая страховые взносы и соответствующие налоги.
Особое внимание следует уделить уплате налога со среднего заработка при командировке в другие государства. Если сотрудник является резидентом страны, его доход облагается по стандартной ставке — 13 процентов, поскольку является доходом из источников в РФ. Если же работник является нерезидентом, ставка будет составлять уже 30 процентов от среднего заработка. При этом есть и немаловажное исключение: трудовой договор может предусматривать, что сотрудник имеет закрепленное рабочее место за границей. В этом случае поездка в принципе не считается командировкой.
Налогообложение командировочных расходов
- Многие помнят еще времена, когда размеры суточных были строго регламентированы и устанавливались Постановлениями Правительства или другими подобными нормативными актами, принимаемыми на федеральном уровне.
- С развитием коммерции и бизнеса подобный подход потерял свою актуальность и законодательство существенно изменилось.
- В настоящее время работодатель самостоятельно устанавливает размер суточных.
- Но при этом его надо обязательно закрепить в одном из следующих документов:
- локальные нормативные акты, например, Положение о командировках или отдельный приказ руководителя организации;
- трудовой договор с конкретным работником;
- коллективный договор.
На практике большинство работодателей устанавливает размер суточных с помощью ЛНА или приказа. Это позволяет быстро корректировать суммы компенсации при необходимости.
Важно, чтобы человек перед поездкой был ознакомлен с данной информацией под роспись, чтобы потом не было споров по вопросу отчетности за потраченные средства.
Согласно НК РФ, суточные освобождены от НДФЛ. Но подобный подход в чистом виде мог бы привести к злоупотреблению правом со стороны работодателей.
По этой причине установлены лимиты суточных, с которых не должен платиться налог на доходы физ. лиц и взносы.
Подробную информацию по этому вопросу приведем в следующей таблице:
| Вид командировки | Внутрироссийская | Заграничная |
| Максимальный размер суточных, необлагаемых налогом | 700 р./сутки | 2500 р./сутки |
Важно! Наличие ограничений на суммы необлагаемые налогом никак не ограничивает работодателя в размере суточных.
Они могут достигать совершенно любых сумм. Но при этом всегда надо помнить о том, что с превышения надо будет заплатить взносы в страховые фонды и удержать НДФЛ.
В прошлом обязательным документом, оформляемым при командировке сотрудников, было командировочное удостоверение.
Какие расходы возмещаются командированному работнику
Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.
Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.
До начала командировки работодатель должен:
- установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
- подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.
Данные аспекты регламентируются положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:
- на проезд;
- аренду жилого помещения;
- дополнительные расходы на проживание (суточные);
- иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).
Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.
Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ
В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):
- стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;
См. также «Совместили командировку с отпуском, платите НДФЛ и взносы».
- комиссия за услуги аэропортов;
- стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
- провоз багажа.
Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.
О том, как учитываются командировочные расходы, читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2021 — 2021 годах».
Какие расходы возмещаются командированному работнику
Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.
До начала командировки работодатель должен:
- установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
- подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.
В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:
- на проезд;
- аренду жилого помещения;
- дополнительные расходы на проживание (суточные);
- иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).
Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.
Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).
НДФЛ с командировочных
«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ
(ред. от 25.12.2018)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 25.01.2019)При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.
Какие расходы возмещаются командированному работнику
Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.
Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.
До начала командировки работодатель должен:
- установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
- подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.
Данные аспекты регламентируются положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:
- на проезд;
- аренду жилого помещения;
- дополнительные расходы на проживание (суточные);
- иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).
Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.
С примером такого внутреннего документа вы можете ознакомиться в статье «Положение о служебных командировках — образец 2019».
Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).
Страховые взносы с суточных
С 2017 года ФНС России администрирует порядок расчета и уплаты страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС России (за исключением взносов на травматизм). В связи с этим Налоговый кодекс пополнился новой главой 34 «Страховые взносы». В ней изложены правила начисления и уплаты взносов.
Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:
не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
До 2017 года суточные не облагались страховыми взносами в пределах, установленных самой компанией в ее локальных нормативных актах.
Таким образом, с 2017 года суточные сверх данных норм следует облагать взносами вне зависимости от того, прописаны сверхлимитные суммы в локальных нормативных актах или нет.
По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета.
А значит, суточные, которые превышают нормы, включают в базу для исчисления страховых взносов в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника.
Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Отметим, что суточные не облагают страховыми взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом размер суточных не имеет значения.
Налогообложение командировочных расходов: страховые взносы во внебюджетные фонды
Согласно тексту Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, с 1 января 2010 года предприяти должны производить отчисления страховых платежей во внебюджетные фонды вместо уплаты единого социального налога (ЕСН). Страховыми взносами облагаются выплаты сотрудников, прописанные в трудовых соглашениях. Перечень выплат, на которые страховые взносы не начисляются, перечислены в тексте статьи 9 упомянутого законодательного акта. Например, на компенсации, выплачиваемые подчиненным в счет расходов, понесенных ими при исполнении своих должностных функций, страховые взносы не должны начисляться. Что касается командировочных поездок, если у командированного сотрудника сохранились документы, доказывающие факт несения расходов, выдаваемые ему компенсационные выплаты не будут облагаться взносами.
Важно!
Если у работника, вернувшегося из служебной поездки, не имеется документального подтверждения расходов, которые он понес в командировке, страховыми взносами не будут облагаться только суммы в пределах норм, утвержденных действующим законодательством.
Не подлежат обложению страховыми платежами следующие выплаты командированным сотрудникам, вернувшимся из поездки:
- суточные (норма выплаты должна быть указана в коллективном договоре или ином внутреннем акте компании);
- затраты на покупку проездного билета до пункта назначения и назад до предприятия работодателя;
- затраты на обмен наличности в пункте обмена валют (или чеков в банковском учреждении) на иностранную валюту;
- консульский сбор за оформление визы;
- затраты на оплату услуг телефонного оператора и иные услуги связи;
- затраты на съемное жилое помещение;
- затраты на провоз личных вещей (багажа);
- затраты на покупку билетов в общественном транспорте (иногда на оплату услуг такси) для проезда к месту отправки поезда или вылета самолета, к пункту назначения или к месту совершения пересадки;
- различные комиссионные сборы;
- сборы в аэропорту.