Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «И снова о расчетах учреждения через подотчетных лиц…». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.
Формирование первичных документов на бумажном носителе
Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):
-
при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;
-
при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).
* * *
В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:
1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).
2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.
3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.
4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.
5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.
6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.
7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.
Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.
В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:
-
0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;
-
0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;
-
0510451 – требование-накладная;
-
0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;
-
0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;
-
0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.
В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:
-
0509211 – карточка учета капвложений;
-
0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.
Как выдать деньги под отчет по новым правилам
Новые правила подотчета 2022 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210-У исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Иногда действительно есть объективная необходимость выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.
Расходы без онлайн-чека.
В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:
-
при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);
-
при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
Образец приказа о выдаче подотчетных сумм
Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.
Вначале бланка напишите:
- наименование организации;
- наименование приказа;
- его номер, дату, место составления.
После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:
- обоснование и основание для создания приказа;
- на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
- максимальный размер сумм;
- период, на который они могут выдаваться;
- работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
- ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.
В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.
Необходим ли утвержденный список лиц на выдачу денежных средств под отчет?
Отметим, что прямого указания на установление списка лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, Положение N 373-П не содержит. Тем не менее из п. 4.4 Положения N 373-П следует, что учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности, с письменного распоряжения руководителя. Следовательно, с целью осуществления контроля руководитель должен утвердить список лиц, которые могут получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства на данные расходы, сроки и цели использования этих средств утверждаются приказом руководителя. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может устанавливаться в зависимости от конкретного случая либо для отдельных видов операций, что закрепляется отдельным нормативным актом учреждения. Целесообразно прописать данные положения в учетной политике.
В течение какого времени следует удержать с подотчетного лица не израсходованную им сумму, за которую оно не отчиталось?
Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, работодателю следует принять меры по ее взысканию. Статья 137 ТК РФ позволяет удержать невозвращенный аванс по подотчетным суммам из заработной платы работника, однако при этом следует учитывать, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ размер удержания не может быть более 20% при каждой выплате заработной платы. Обратите внимание, что установленные размеры удержаний (50 и 70%) применяются при исполнительном производстве при наличии исполнительного листа (ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).
Решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Если же работодатель пропустил месячный срок или работник отказался вернуть долг добровольно, взыскать задолженность можно в судебном порядке, воспользовавшись правом, предоставленным ст. ст. 248, 392 ТК РФ.
Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2. Предположим, что работник не вернул остаток аванса в сумме 1000 руб. Заработная плата работника за месяц за вычетом НДФЛ составила 25 000 руб. По распоряжению руководителя и при согласии самого работника производится удержание невозвращенной суммы из его заработной платы.
Когда подотчет могут признать доходом сотрудника
Можно взять сумму в подотчет и больше никогда о ней не думать. Этот способ в некоторых компаниях является одним из способов получения наличных. Но что дальше?
В целях налога на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты на деятельность, направленную на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Обоснованными принято считать те расходы, которые понесли именно в интересах развития и функционирования компании. Эти же расходы одновременно должны подтверждаться правильно оформленными документами.
Правильный документ содержит обязательные реквизиты: название и дату документа, наименование компании (ИП), суть сделки, величину натурального или денежного измерения хозяйственной операции, должность лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление, подпись. Дефекты документов могут стать основанием доначисления налога на прибыль, а также взносов и НДФЛ по сотруднику, который предоставил такие дефектные документы.
Приведем несколько примеров. В деле, которое дошло до Верховного суда (определение от 09.03.2016 №302–КГ16–450), судьи признали правоту налоговой инспекции, которая признала полученный подотчет доходом сотрудника и доначислила НДФЛ. Причина — сотрудник приложил к авансовому отчету документы, где не были указаны должность и ФИО лица, который подписал документ. В товарных чеках наименование товаров указано как «хозяйственные расходы» или «канцелярские расходы». Отсутствовали даты составления документов, а также не заполнены графы «количество», «цена товара».
В деле от 23.05.2016 №Ф08–2743/2016 Арбитражный суд Северо–Кавказского округа указал, что отсутствие в документе тех или иных реквизитов автоматически ставит под сомнение факт совершения сделки, а значит — и документальное подтверждение расходов. Так как расходов в интересах компании не было, то в этом деле подотчетные суммы тоже признали доходом сотрудника.
Часто возникает вопрос с кассовыми чеками как с документами, подтверждающими расходы. Кассовый чек по общему правилу обязателен, но есть исключительные случаи, когда продавец товара или услуги не использует кассу правомерно.
Закон не обязывает покупателя устанавливать должен продавец использовать кассу и оформлять чеки или нет. Однако сотрудник должен знать: если ему не дают обычный чек, он имеет право потребовать товарный с обязательными реквизитами. Это номер и дата товарного чека, наименование и ИНН продавца, наименование и количество товара, сумма оплаты, должность, ФИО, подпись лица, оформившего товарный чек. Это позволит признать расходы в налоговом учете (письмо Минфина от 16.08.2017 №03–01–15/52653).
Инспекторам ничего не мешает узнать, должен ли продавец применять кассовую технику. Складывается парадоксальная ситуация. С одной стороны, сотрудник–покупатель не обязан знать должен ли продавец применять ККТ. С другой стороны, если при проверке выяснится, что продавец должен применять ККТ, но дает только товарный чек, то расходы снимут.
Минфин в письме от 22.01.2020 №03–03–06/1/3300 разъясняет, что, если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушением законодательства РФ, расходы по такому авансовому отчету не учитываются для целей налога на прибыль организации, так как не имеют надлежащего документального подтверждения.
Предметом спора часто становятся транспортные документы. Для подтверждения транспортных расходов в командировке одного проездного билета недостаточно – еще нужны кассовые чеки. Исключение: оплата билетов в общественном транспорте.
В 2021 г. можно использовать электронные чеки в качестве подтверждения расходов. Например, если закупку оформляли через Интернет и продавец прислал электронный чек, его необходимо распечатать и представить вместе с авансовым отчетом. На это указывает Минфин в письме от 21.04.2017 №03–01–15/24307.
Изменение № 4 Нельзя выдавать зарплату и подотчет поврежденными деньгами
С 30 ноября введен запрет на выдачу денег банкнотами, которые имеют хотя бы одно повреждение из упомянутых:
- загрязнение поверхности лицевой и (или) оборотной сторон, приводящее к снижению яркости изображения на 8 процентов и более;
- постороннюю надпись (посторонние надписи), состоящую из двух и более знаков (символов);
- посторонний рисунок (посторонние рисунки), оттиск (оттиски) штампа;
- контрастное пятно (контрастные пятна) диаметром 5 мм и более;
- разрыв (разрывы) края банкноты длиной 7 мм и более;
- сквозное отверстие (отверстия), прокол (проколы) диаметром 4 мм и более;
- нарушение целостности банкноты, заклеенное клеящей лентой;
- утраченный угол (углы) площадью 32 мм2 и более;
- утраченный край (края), вследствие чего размеры банкноты по длине и (или) ширине уменьшились на 5 мм и более;
- частично утраченный красочный слой в результате потертости и (или) обесцвечивания.
Если такие деньги есть, их нужно обменять в банке.
Как выдать деньги под отчет по новым правилам
Новые правила подотчета 2022 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210-У исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Иногда действительно есть объективная необходимость выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.
Как учитываются подотчетные суммы
В бухгалтерском учете выдача и возврат подотчетных сумм оформляются стандартными проводками:
- Дт 71 Кт 50 (51, 52) – выданы деньги из кассы «подотчётнику», перечислены со счета работодателя. Такая проводка применяется и в случае, если работник потратил собственные средства в производственных целях.
- Дт 20 (26, 10, 44 и др.) Кт 71 – списываются подотчетные суммы в соответствии с целевым использованием.
- Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетных сумм, не использованных подотчетным лицом. Если работник в установленные сроки не предоставляет отчет об использовании средств и не возвращает деньги работодателю, можно вычесть долг из заработной платы. Вместе с тем Роструд настаивает, что такая операция возможна только с согласия самого работника (письмо №3044-6-0 от 09/08/07 г.).
- Дт 70 Кт 71. После утверждения авансового отчета руководством суммы могут быть включены в затраты.
Аналитический учет подотчетных сумм организуется по каждому подотчетному лицу. Для контроля выдачи средств и в качестве внутреннего нормативного документа для бухгалтерии в организации, ИП должен быть издан приказ, содержащий список подотчетных лиц.
Целесообразно также утвердить отдельный ЛНА, касающийся выдачи подотчетных сумм и их возврата, например, «Положение о расчетах с подотчетными лицами». В него вносятся все нюансы расчетов, актуальные для данного работодателя.
Как будут работать другие электронные подписи с 2023 года
Напоминаем, что пока продолжают действовать другие типы цифровых подписей, которые также оформляет наша компания.
Рассмотрим, сможет ли бизнес пользоваться ими в 2023 году:
1. ЭП на полномочного представителя (например, бухгалтера предприятия).
Действие таких подписей после 31.12.2022 пока под вопросом, так как нормативно-правовой акт о продлении их срока сейчас находится на рассмотрении. Если ЭП ФНС в организации нет, подпись представителя поможет с 2023 года продолжить подписывать документы, но только в случае принятия соответствующих поправок в закон.
2. ЭП физического лица.
Понадобится, чтобы подписывать документацию с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД), которая также станет обязательной с 2023 года. Руководитель или ИП вправе оформить МЧД на физическое лицо уже сейчас, заверив ее своей действующей ЭП. Представитель будет пользоваться электронной подписью физического лица, а также прикладывать к ней доверенность. В новом году бизнес просто продолжит работать по такой схеме, даже если директор или предприниматель не получит подпись от ФНС.
Пример документов, подтверждающих происхождение денег по 115-ФЗ
Для «физиков» подтверждением законного источника получения денег могут быть следующие документы:
- договор купли-продажи (недвижимости, автомобиля, земли и др.);
- справка 2-НДФЛ;
- справка о получении пособий;
- договор дарения;
- свидетельство о получении наследства и др.
Чтобы подтвердить источник происхождения денежных средств, ИП должен предоставить документы, доказывающие его деятельность. Это могут быть:
- договоры о проведении работ, оказании услуг, поставке и др.;
- акты выполненных работ;
- отчеты о выполненных работах;
- счет за выполненные услуги с указанием, за что производится оплата.
Новый ежемесячный расчёт по страховым взносам с 2023 года
Расчёт по страховым взносам (РСВ) станет ежемесячным и частично возьмёт на себя функции отчёта СЗВ-М, отменённого с 2023 года. С 2023 года изменится схема сдачи РСВ.
Страхователи ежемесячно будут отправлять в ФНС сведения о застрахованных лицах и суммы взносов, начисленных с доходов каждого физлица. Эта информация отражается в Разделе 3 РСВ — именно его следует сдавать по окончании каждого месяца.
По итогам кварталов страхователи будут сдавать полный отчёт РСВ со всеми разделами, подразделами и приложениями.
Срок сдачи нового РСВ перенесён с окончания месяца на 25-е число. Раздел 3 необходимо сдавать до 25-го числа по окончании месяца, а полную форму РСВ — до 25-го числа по окончании квартала.
Какие коды с мая применяются в платежке
Перечисляя зарплату и прочие выплаты сотрудникам, заполняют поле «20» — «название платежа». Начиная с 1 мая, количество кодов, предусмотренных для этого поля, увеличивается до пяти. Соответственно с этого времени будут применяться:
- «1» — все виды доходов, включая авторские вознаграждения за результаты интеллектуальной деятельности (зарплата, соцпособия, отпускные, проч.), с которых можно производить удержания, учитывая установленные ограничения, по ст. 99 ФЗ № 229 от 02.10.2007;
- «2» — постоянные выплаты сотрудникам, не подлежащие взысканиям, например, суточные, пособие по уходу за малышом (с них нельзя удерживать согласно ч.1 ст. 101 ФЗ № 229);
- «3» — постоянные выплаты, которые не подпадают под ограничения, связанные с взысканием алиментов на детей, компенсацией ущерба по смерти кормильца, т. е. с них алименты, названую компенсацию ущерба взыскивать разрешается, а остальные виды обязательств — нет (применительно к ч. 2 ст. 101 ФЗ № 229);
- «4» — разовые выплаты, не подлежащие взысканиям, связанным с удержаниями ч. 1 ст. 101 ФЗ № 229;
- «5» — разовые выплаты, на которые не распространяются ограничения по взысканию алиментов на детей, компенсации ущерба по смерти кормильца (применительно к ч. 2 ст. 101 ФЗ № 229).