Составление договоров: юрист по договорам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составление договоров: юрист по договорам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Организация договорной работы на предприятии строится в двух направлениях. Первое – составление и контроль за соблюдением исходящих соглашений, второе – анализ предложений, которые поступают от имени всех контрагентов. Например, договорная работа с поставщиками состоит в том, чтобы подписанное соглашение стало для клиента страховкой на случай сорванных сроков доставки, получения некачественного товара или некорректно укомплектованного груза. При наличии сомнительных моментов юрист по договорному праву предоставит перечень поправок, внесение которых гарантирует соблюдение интересов клиента. Также он проследит за соблюдением прав клиента независимо от того, с чьей стороны поступило предложение о сотрудничестве.

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

1. Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

2. Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

3. Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

4. Цену или условия расчетов.

5. Ответственность за неисполнение.

6. Сроки и дополнительную информацию.

7. Ответственных лиц.

Чем занимается специалист по договорной работе в штате

Специалист по договорной работе должен иметь юридическое образование. Существуют два вида специалистов по договорной работе: штатный специалист, работающий непосредственно в компании и сторонний юрист, осуществляющий услуги по договорам на аутсорсинге. Каждая конкретно взятая компания зачастую самостоятельно определяет функциональные обязанности такого специалиста в штате. То есть в компании такому работнику могут поручить сопровождение договоров, другому исполнение, а третьему договорную и претензионную работу. Поэтому деятельность штатного сотрудника определяется в зависимости от целей и задач компании в данном направлении деятельности и закрепляется должностной инструкцией. В некоторых организациях при большом количестве работы с договорами формируется целый договорной отдел.

Юрист необходим при заключении любого договора

Практика показывает, что наиболее задействованными при заключениями договоров оказываются юристы и менеджеры — в силу специфики деятельности. Финансовый отдел, конечно же, тоже не остается в стороне (в конце концов, именно он занимается всеми денежными потоками), однако его влияние не столь очевидно.

Прежде, чем вводить какие-либо изменения, нужно проанализировать, как производится работа с договорами на данный момент . Кто чаще всего составляет договоры, которые заключает предприятие: составляются ли они собственными юристами или поступают от сторонних организаций и требуют особенно внимательного изучения? Кто имеет право подписывать договоры: собственно руководитель или прочие лица? Какие подготовительные работы производятся? Какова процедура подписания договоров? Куда договоры направляются? Какова процедура исполнения договоров? Где и в каких условиях хранятся договоры? Ответы на эти и подобные им вопросы позволят определить наиболее слабые места в работе с договорами.

После того, как юрист определит особенности сложившейся на предприятии практики, можно начинать подготавливать документы, которые облегчат переход к новому порядку работы с договорами. Нужно будет составить методические рекомендации для участников договорной работы. Отметим, что речь идет о каждом участнике, включая лицо, ответственное за хранение договоров. Составление рекомендаций и общего Положения о работе с договорами необходимо для того, чтобы на предприятии могла образоваться новая единая система работы с документами. Такая система позволит упростить процедуру подготовки и подписания новых договоров, улучшить контроль за исполнением и хранением договоров.

Так как при заключении и исполнении договоров требуется слаженная работа нескольких отделов, то придется определить основные понятия: что есть собственно договор, что есть дополнительные соглашения и так далее. Введение определений более важно, чем может показаться, ведь различия в понимании одного и того же термина неминуемо приведут к трудностям.

Регистрация договоров

Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным (см. Пример 14).

На практике возможен другой способ присвоения договору номера : если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата (см. Пример 15). В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом (см. договор № АВ104 с ООО «Леос» в Примере 16).

При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа (см. договор с ЗАО «МОР» № 116/10/06 в Примере 16).

Учет документов контрагентов

Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем ваша организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации (более подробно на этом вопросе мы останавливались в первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала).

Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в службу делопроизводства (договорный отдел), где они и подлежат хранению. Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.

Кто составляет договора в организации

Каждый человек, вступающий в имущественные отношения, сталкивается с необходимостью заключения гражданско-правовых договоров.

Письменный договор потребуется, если вам необходимо купить или продать квартиру, дачу, автомобиль, снять коммерческое или жилое помещение, получить заём или кредит, заказать выполнение тех или иных работ, воспользоваться образовательными, туристическими, медицинскими, юридическими, страховыми и прочими услугами и т.п.

На практике лицо, подписывающее договор, далеко не всегда является соавтором его текста. В очень многих случаях условия договора определены заранее и должны просто приниматься другой стороной без изменений (см. напр., «договор присоединения» и иные предусмотренные законом аналогичные случаи).

В настоящем материале мы обозначим некоторые значимые правила, которые следует принимать во внимание, если договор составляется самими сторонами, имеющими возможность согласовать между собой необходимые им условия и детали.

Требования к специалисту по договорной работе

Обязательных требований к такому работнику нет. Условия об образовании устанавливаются самостоятельно, с минимальным опытом или даже без такового, в зависимости от размеров ответственности работника. Например, менеджер имеет высшее или среднее профессиональное образование (юридическое или экономическое) и стаж работы по специальности от одного года. В инструкции укажите, что должен знать сотрудник, отвечающий за договоры:

• методические и нормативные материалы по правовой деятельности;
• гражданское, трудовое, финансовое, административное право;
• налоговое законодательство;
• порядок заключения и оформления хозяйственных договоров;
• порядок систематизации, учета и ведения правовой документации.

Специалист по договорной работе: кто это?

Работа по контракту — довольно ответственное занятие для большинства компаний, которые выступают в роли покупателей услуг и поставщиков и работают с подрядчиками для достижения различных бизнес-целей. Чтобы обеспечить правильную и безопасную установку контрактной системы, обычно необходимо доверить ее компетентному специалисту. Чтобы узнать, кто такой специалист по подряду, чем именно он занимается и где его найти, прочитайте эту статью.

Специалист по заключению договоров должен иметь юридическое образование. Существует два типа специалистов по заключению договоров: штатный специалист, работающий непосредственно на компанию, и внешний юрист, оказывающий услуги по заключению договоров для сторонних организаций. Каждая компания зачастую самостоятельно определяет функциональные обязанности такого специалиста в команде. То есть компания может поручить одному такому сотруднику сопровождение договора, другому — обеспечение исполнения договора, а третьему — работу с договорами и претензиями. Таким образом, работа сотрудника основывается на целях компании в конкретной сфере деятельности и указывается в должностной инструкции. В некоторых организациях при большом объеме контрактов создается отдельный отдел контрактов.

На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, уточните вопрос подписания договора (кто подписывает — первое лицо компании или уполномоченное лицо), включите положения об ответственности и досрочном расторжении.

Организация назначает своих собственных уполномоченных, которые могут варьироваться в зависимости от типа контракта. Каждый контракт должен быть рассмотрен:

• Финансовые услуги.
• Финансовые услуги.
• Услуги охраны (если таковые имеются). Они проверяют репутацию контрагента и его способность выполнять свои обязательства по договору.
• Директор.

Подготовьте форму согласия, которую должны подписать все отделы и сотрудники, участвующие в процессе. Включите в лист пять обязательных пунктов:

Обоснование необходимости заключения контракта.

Обоснование выбора подрядчика.

Краткая информация о подрядчике и объеме контракта, сумме, порядке выставления счетов.

Срок действия договора для каждой единицы.

Пояснительная записка с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать следующее:

• Имя, должность и отдел ответственного лица.
• Виза ответственного исполнителя.
• Визы руководителей ответственного оператора.
• Тип документа (контракт, приложение).
• Название подрядчика.
• Список подписавших.
• Дата получения записки и возврата.

Проект договора проходит согласование — структурные подразделения и ответственные должностные лица подписывают его. Посещение должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), и не более двух дней (16 часов) для сложных, объемных заданий. Подразделения должны отметить свои замечания на листе согласования и записать их на отдельном листе, который будет приложен к проекту договора.

После устранения замечаний учреждение-исполнитель должно получить новое разрешение от структурного подразделения. Если контрагент не согласен с замечанием, уполномоченный представитель организации принимает решение об исключении контрагента.

Почему не все правовые вопросы решаются в пользу компании?

В принципе, невозможно решить все вопросы в пользу компании. Представьте, например, что организация не подала вовремя заявление и нет причин для продления срока, или что она не заплатила вовремя налоги или не представила вовремя отчет. Поскольку у компании нет собственного юридического отдела, она обратилась за помощью к внешнему юристу. Он попытался решить эту проблему и потерпел неудачу. Но это не вина адвоката, это вина организации. Даже такой эксперт, как герой фильма «Линкольн для адвоката» Микки Холлер, не поможет. Бывают ситуации, когда ничего нельзя сделать. Юридическая служба должна предотвращать это. Но что делать, если в организации есть юридическая служба? Возможно, юристы здесь тоже не компетентны. Возможно, они просто слишком поздно получили документы из другого органа.

Кроме того, всегда учитывайте, где ваша организация несет убытки. Например, несколько лет назад я представлял интересы ответчика Ф. в деле, возбужденном против него страховой компанией в связи с его виновностью в автомобильной аварии. По статистике, 99% таких дел проигрываются. Суд встанет на сторону ответчика только в том случае, если дорожное полотно не соответствовало требованиям (выбоины и неровности зафиксированы в системе ДТП и т.д.). Но и здесь удалось снизить сумму иска с 400 тысяч до 40 тысяч рублей. Можно ли говорить о победе страховой компании, если сумма была уменьшена в 10 раз? Бывают случаи, когда юридическая услуга помогает только снизить сумму штрафа, а это уже отличный результат.

Рекомендации потребителям при заключении договоров на оказание юридических услуг

19.12.2019

В последнее время в Управление Роспотребнадзора по Волгоградской области поступает большое количество обращений потребителей, на частные юридические фирмы , которые на основании возмездных договоров берутся оказать потребителям те или иные юридические услуги. Жалобы связаны с не предоставлением (предоставлением не в полном объеме) юридических услуг, заказанных потребителями.

Хочется обратить внимание, что цены на юридические услуги в этих компаниях довольно высокие, зачастую они даже больше, чем стоимость некачественного товара или услуги, из-за которых к ним обращается гражданин. Так, например, их стоимость варьируется от 5000 до 100 000 рублей. При этом перечень услуг, оказываемых за эти деньги, гораздо скромнее, нежели можно ожидать.

Важно помнить, что до заключения договора на оказание юридических услуг до граждан не доводится информация о цене услуг, которые будут выполняться, а в договоре прописывается общая значительная сумма договора, при этом спецификация или смета также отсутствуют.

Наименование и перечень услуг в договоре, как правило, сформулировано как «правовой анализ ситуации», «юридическая консультация», «подготовка юридических документов», «подготовка процессуальных документов».

При этом в устной форме потребителям обещают разрешение проблемы до конца, в том числе и защиту в суде.

В соответствии со ст. 8,10 Закона РФ «О защите прав потребителей» до потребителя своевременно, то есть до заключения договора, должна быть доведена полная и достоверная информация, как о самой юридической компании, так и о юридической услуге.

Советы при заключении договора:

1. Обязательным условием оказания юридических услуг является подписание договора, в котором четко прописывается, кто является заказчиком, кто исполнителем, перечень услуг, какова стоимость предстоящей работы, а также права обеих сторон и их ответственность. Не стоит торопиться ставить в договоре подпись.

Нужно внимательно с ним ознакомиться, и если возникнут сомнения, предложить юристу свои изменения и корректировки. 2. В момент заключения договора на оказание юридических услуг следует проследить, чтобы была составлена спецификация или смета.

В смете (спецификации) указываются наименование каждой услуги, их стоимость, количество.

3. Необходимо также проследить, чтобы в договоре были оговорены сроки начала и окончания оказания услуг, иначе выполнение договора может затянуться, что для клиента совершенно нежелательно.

4. Юридическая компания не вправе без согласия клиента выполнять платные дополнительные услуги. В случае, если они уже были оказаны, потребитель вправе их не оплачивать, а если оплатил – потребовать возврата денежных средств.

5.После завершения оказания услуг по договору должен быть составлен двусторонний акт приема-сдачи оказанных услуг (акт выполненных работ) с описанием объема оказанных услуг.

Данный акт подписывается каждой из сторон договора. Однако подписывать вышеуказанный акт потребителю следует при полном отсутствии претензий к юридической компании.

Ведь подписание акта об оказанных юридических услугах свидетельствует о том, что:

• •услуги оказаны полностью и надлежащим образом;
• •у клиента отсутствуют претензии к юристу, что, безусловно, трактуется в пользу последнего.
• Если же потребитель не доволен качеством оказанных ему услуг или имеет иные претензии к юридической компании, то ни в коем случае не стоит подписывать указанный акт.
• Не рекомендуем подписывать акт до полного оказания всех услуг.
• На стадии заключения договора потребителю могут обещать «золотые горы» в виде:
• · возврата денег за некачественный товар или услугу;
• · компенсации морального вреда в значительном размере;
• · уплату штрафа за неисполнение требований потребителя в добровольном порядке и, конечно же,
• · возмещения всех расходов на юридические услуги.
• Здесь хочется обратить особое внимание всех потенциальных клиентов указанных юридических фирм на то, что если по каким-то причинам продавец товара или исполнитель услуги отказывается возвращать деньги и компенсировать убытки в добровольном порядке, то сделать это может только суд, причем размер компенсации морального вреда, убытков, судебных и прочих издержек, штрафа суд определяет сам по своему усмотрению.
• Таким образом, ни один юрист не может 100%-но гарантировать вам выигрыш судебного дела и возмещения всех понесённых затрат.
• Право потребителя на отказ от юридической услуги в любой момент закреплен в статье 32 Закона РФ «О защите прав потребителей».
• Однако, при отказе от юридической услуги потребитель обязан оплатить компании фактически понесенные расходы, связанные с исполнением обязательств по договору.
• Необходимо отметить, что фактические расходы должны быть подтверждены соответствующими документами (например, передано исковое заявление или предоставлен документ, подтверждающий совершение выезда юриста в судебные органы и прочее).
• Расторжение договора в данном случае оформляется путем подписания соглашения о расторжении договора или просто подписания двустороннего акта приема-сдачи оказанных услуг с указанием перечня оказанных потребителю услуг и их стоимости, а также суммы, подлежащей возврату.
• Если же договор расторгается по причине некачественного оказания юридических услуг, то доказать низкое качество «юридической консультации» или «правового анализа ситуации, документов», как правило, не представляется возможным.
• Если потребителю оказаны услуги ненадлежащего качества, то в соответствии со статьей 29 Закона РФ «О защите прав потребителей» потребитель имеет право предъявить одно из следующих требований: безвозмездного устранения недостатков оказанной услуги; соответствующего уменьшения цены оказанной услуги; повторного выполнения работы; возмещения понесенных им расходов по устранению недостатков выполненной работы (оказанной услуги) своими силами или третьими лицами.

Должностная инструкция юриста договорной группы

363 Общие положения

363.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Юриста, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

363.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

363.3 Переименование, ликвидация должности Юриста, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

363.4 Юрист непосредственно подчиняется Руководителю Договорной группы Юридического отдела.

363.5 У Юриста подчиненных нет.

364 Цели и должностные обязанности

364.1 Деятельность Юриста направлена на достижение следующих целей:

364.1.1обеспечение юридического сопровождения текущей договорно-правовой деятельности Общества и его филиалов;

364.1.2обеспечение соответствия деятельности подразделений Общества действующему законодательству РФ;

364.1.3предупреждение возникновения неблагоприятных ситуаций в деятельности Общества.

364.2 Для достижения установленных целей юрист исполняет следующие обязанности:

364.2.1консультирует подразделения Общества по правовым вопросам текущей договорно-правовой деятельности Общества;

364.2.2подготавливает, участвует в подготовке, а также согласовывает договоры, дополнительные соглашения и приложения к договорам;

364.2.3составляет и разрабатывает по Техническим заданиям проекты договоров, дополнительных соглашений и приложений к договорам;

364.2.4анализирует и обобщает действующее законодательство РФ и правоприменительную практику;

364.2.5подготавливает аналитические и информационные служебные записки;

364.2.6выполняет отдельные поручения Руководителя группы и Начальника юридического отдела в пределах своих функциональных обязанностей.

365Показатели оценки деятельности

Деятельность Юриста оценивается на основе следующих показателей:

365.1своевременность и правильность рассмотрения поступающих в группу договоров и составления проектов договоров по Техническим заданиям.

366 Общекорпоративные нормы

Деятельность Юриста регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

366.1Правила внутреннего трудового распорядка;

366.2Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды»

366.5Положение о защите персональных данных работников XXX ;

366.6Положение о Юридическом отделе;

366.7Настоящая должностная инструкция;

Юрист имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

367.1получать любую информацию, требующуюся для выполнения своих задач, от руководителя группы и начальника юридического отдела и сотрудников Общества;

367.2иметь согласованный прямой доступ ко всем электронным и бумажным информационным источникам в рамках выполнения возложенных задач.

Юрист несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

Структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе

При разработке должностной инструкции специалиста по договорной работе за основу можно взять следующую структуру подобного документа.

Это раздел для отражения общей информации о должности, такой как:

Здесь указывается перечень прав, которыми специалист по договорной работе наделяется для выполнения своей трудовой функции. Например, сотруднику могут быть предоставлены следующие права:

Этот раздел служит для детализации обязанностей, которые должен исполнять специалист по договорной работе. Например, может быть сказано, что он обязан:

Здесь описывают неблагоприятные для сотрудника последствия нарушения норм и правил. За действия, которые осуществил специалист по договорной работе, или за принятые им решения его могут привлечь к следующим видам ответственности:

Образец должностной инструкции специалиста по договорной работе можно скачать в разделе «Документы и бланки» в начале статьи.

Таким образом, должностная инструкция должна конкретизировать вопросы исполнения трудовой функции сотрудником. Например, если руководитель решил, что специалист по договорной работе должен отвечать еще и за ведение претензионной работы, это прописывается в разделе должностных обязанностей.

Еще больше материалов по теме в рубрике: «Должностные инструкции (обязанности)».

Похожие записи:

• Повышение пенсии по потере кормильца с 1 апреля 2023 года
• Сроки сдачи отчетности и уплаты налогов (взносов) с 2023 года
• Индивидуальный инвестиционный счет — что это, зачем нужен, и как открыть