Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Что такое кассовая дисциплина
Обязанность распространяется на всех вне зависимости от режима налогообложения и способа приема наличных — через кассовый аппарат или по БСО.
Правила кассовой дисциплины определяют:
- какие документы оформлять для подтверждения наличных операций;
- как получать и выдавать наличные из кассы;
- на какие цели можно тратить наличные;
- на какую сумму можно заключать сделки при оплате наличными;
- сколько денег можно хранить на остатке в кассе.
Порядок ведения кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ».
Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.
Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:
- оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером;
- регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
- сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.
В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.
Касса и бухучет — каковы правила отражения?
В бухгалтерском учете операции по кассе отражаются при помощи бухсчета 50. Кассовыми операциями считаются все действия, производимые с наличностью и денежными документами в компании и у любого предпринимателя.
Что это за операции, вы узнаете из нашей статьи «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».
Бухсчет 50 является активным, по его дебету отражается поступление активов, а по кредиту — выбытие. В зависимости от типа хозоперации счет 50 может корреспондировать со многими бухсчетами.
Так, например, оприходование наличности (снятие с банковского счета) в кассе предприятия отражается следующим образом: Дт 50 Кт 51. И наоборот, сдача наличности в банк из кассы предприятия — Дт 51 Кт 50.
Поступление наличности от покупателя в оплату товаров/услуг отражается так: Дт 50 Кт 62. Расчет наличными с поставщиком оформляется проводкой Дт 60 Кт 50. При этом надо соблюдать лимиты при расчетах наличными средствами между юридическими лицами, установленные Банком России в п. 6 указания от 07.10.2013 № 3073-У.
Поступление в кассу кредитных средств — Дт 50 Кт 66 (67), погашение кредита путем внесения наличности из кассы — Дт 66 (67) Кт 50.
Выплата зарплаты сотрудникам из кассы — Дт 70 Кт 50, а расчет наличными с учредителями путем выплаты дивидендов — Дт 75 Кт 50. Выдача наличности в подотчет отражается проводкой Дт 71 Кт 50, а возврат в кассу из подотчета остатка неизрасходованной суммы отражается так: Дт 50 Кт 71.
Продажа основных средств за наличные оформляется проводкой Дт 50 Кт 62, оприходование выручки от розничной продажи в кассу — Дт 50 Кт 90.
Подробности по ведению кассовых операций в компаниях содержатся в указании БР от 11.03.2014 № 3210-У (далее по тексту — Указание).
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.
Соблюдаем предельный размер расчетов наличными деньгами
В силу п. 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов.
Наличные расчеты осуществляются в размере, не превышающем предельный размер наличных расчетов, при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.
Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование поступивших в кассы наличных денег в валюте РФ за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги, а также наличных денег, полученных в качестве страховых премий на следующие цели:
-
выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
-
выдачу работникам под отчет.
Расходные кассовые ордера
Теперь рассмотрим расходные кассовые ордера (РКО). Оформляются они в журнале «Кассовые документы», через клавишу «Выдача». Заполнение аналогично ПКО, только операция обратная. С помощью РКО можно оформить документы:
- Оплата поставщику;
- Возврат покупателю;
- Выдача подотчетному лицу;
- Выплата заработной платы по ведомостям;
- Выплата заработной платы работнику;
- Выплата сотруднику по договору подряда;
- Взнос наличных в банк;
- Возврат займа контрагенту;
- Возврат кредита банку;
- Выдача займа контрагенту;
- Инкассация;
- Выплата депонированной заработной платы;
- Выдача займа работнику;
- Прочий расход.
Бланк, сопровождающий материальные активы, ценности, имеет особый регламент заполнения, в связи с этим существует вероятность получения отказа в приеме бланка и наличности из-за ненадлежащего оформления или внесения поправок в документ.
Иногда при наличии подписанного договора по предоставлению инкассаторских услуг допускается использовать бланки с уже напечатанными сведениями, ее необходимо только дополнить размером передаваемых денежных средств и подписями.
Заполнение ведомости допускается при помощи использования компьютера, программного комплекса, а также вручную.
Все три части документа содержат идентичные сведения.
В рукописном варианте удобнее записывать информацию через копировальную бумагу, что позволяет сократить время заполнения ведомости и исключить тройного дублирования данных.
Препроводительная ведомость позволяет четко обозначить перевозимые денежные средства из кассы компании в кредитное учреждение, обеспечить их сохранность и неприкосновенность.
Если при передаче наличности в финансовое учреждение от инкассатора данные из ведомости не совпадут со средствами, полученными банковским работником, полная ответственность возлагается на перевозчика ценностей, то есть на сотрудника инкассации.
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
Для чего составляется опись при передаче наличности?
Ответ:
Опись наличных денежных средств составляется для наглядного видения инкассаторами количества и суммы передаваемых кассиром денежных средств, а также для подтверждения факта их сдачи. При возникновении каких-либо разногласий, составляется акт. Опись распечатывается в трех экземплярах для каждой стороны. Сдача разменной монеты происходит иначе, поэтому в эту опись не включается.
2.Вопрос №2:
Что должен предъявить и проверить инкассатор при инкассировании?
Ответ:
Инкассатор должен предъявить документ удостоверяющий личность, кассир сравнивает с предоставленными заранее данными, а также доверенность, затем пересчитать денежные средства по пачкам и корешкам, ознакомиться с описью и сравнить сумму, указанную в ней, расписаться в случае согласия. Кассир заранее готовит картонку с образцом пломбы и печатью отделения банка либо предприятия, инкассатор складывает в мешок деньги и пломбирует его пломбиратором отделения, вешая картонку на него. Так же расписывается в расходном кассовом ордере, в котором обязательно указывается его фамилия, имя и отчество.
3.Вопрос №3:
В случае расхождений в данных, указанных в описи третьим лицом, то есть, инкассация поступила от клиента в банк через инкассаторов, что делать?
Ответ:
Акт пересчета подписывается лицами, осуществляющими пересчет.Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй – направляется организации, а третий экземпляр передается инкассаторским работникам. Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет утрата сумки, то он в соответствии действующего законодательства, несет материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств.
Требования к ведению кассовых операций
При совершении и оформлении кассовых операций бюджетные учреждения руководствуются общим для всех организаций порядком, установленным Указанием Банка России о порядке ведения кассовых операций № 3210-У от 11.03.2014, а также Федеральным законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Регламентированы действующим законодательством следующие требования: порядок определения лимита остатка наличных денег в кассе учреждения, сдача наличности при превышении утвержденного остатка, закрепление должностных обязанностей за кассиром (ответственным работником), формы документов на прием и выдачу наличности, ведение кассовой книги.
Напомним, что с 01.07.2019 бюджетные учреждения наравне с коммерческими организациями должны применять ККТ при расчетах: наличными денежными средствами, с использованием банковских карт, посредством интернет-кошельков и других электронных средств платежа. Если учреждение занимается оказанием услуг населению с оформлением бланков строгой отчетности, то с 01.07.2019 бланки строгой отчетности нужно формировать с использованием специальной кассовой техники.
Самостоятельно учреждению необходимо определить:
-
размер лимита остатка наличности в кассе;
-
правила обеспечения сохранности документов и наличных денежных средств, а также перевозки денежных средств;
-
периодичность внутренних проверок ведения кассовой дисциплины.
Лимит остатка кассы — предельно допустимая сумма наличных, которая может храниться в специально оборудованных помещениях для кассовых операций после завершения смены и выведения остатка по кассовой книге. Размер лимита можно пересчитывать в любой момент времени, либо оставлять без изменения, об этом сказано в пунктах 8, 9 Письма Центрального Банка РФ от 15.02.2012 № 36-3/25. То есть, если в организации увеличивается наличный денежный оборот, то перерасчет можно произвести в любой день.
Способ расчета лимита зависит от того, осуществляет ли учреждение прием выручки от оказания платных услуг или нет. Формулы расчет лимита:
-
исходя из объема поступлений:
Размер лимита = объем поступлений / расчетный период * период времени между сдачей выручки.
-
исходя из объема расходов:
Препроводительная ведомость к сумке: особенности оформления
Бланк ведомости составляется в трех идентичных экземплярах:
- один нужен для того, чтобы вложить его внутрь сумки;
- второй документ с инкассаторской печатью необходим для банковского кассира;
- третий экземпляр должен храниться на предприятии, отправляющем наличность в банк.
В организации обязанность оформления и хранения ведомости возлагается на кассового работника. На третьем бланке, который предприятие-отправитель оставляет себе, инкассаторы проставляют свою подпись. Этот документ будет служить основанием для заполнения кассового журнала.
Бланк ведомости должен заполняться без ошибок и помарок. При обнаружении неточностей или опечаток документ составляется заново на чистой форме. Порядок внесения сведений в документ:
- проставляется порядковая нумерация ведомости;
- указывается номер направляемой сумки;
- в графу «от кого» вводят данные об организации, являющейся собственником денег и передающей эти средства в банк;
- получателем выступает предприятие, в адрес которого направляются денежные знаки (если деньги отправляют в банк для зачисления на собственный расчетный счет, то получателем и отправителем будет одно лицо);
- пример заполнения ведомости предполагает указание в дебете номера лицевого счета в банке, присвоенного получателю;
- в кредите должен быть расчетный счет получателя средств;
- сумма денег приводится прописью и цифрами.
Банком вносителя является финансовая организация, которая обслуживает предприятие, сдающее деньги. В роли банка получателя выступает финансовое учреждение, которому поручено клиентом принять деньги для их последующего зачисления на счет получателя. В соответствующих полях указываются реквизиты обеих банковских структур. При внесении информации об источнике поступления денег можно написать:
- результат реализации товаров;
- выручка, сформированная от розничной торговли и др.
С обратной стороны препроводительная ведомость содержит опись наличности:
- номинал монет и бумажных денежных знаков;
- количество купюр или монет для каждого из указанных номиналов;
- суммарное значение средств в разбивке по номиналам.
Квитанцию заполняют для формирования доказательной базы, подтверждающей факт принятия наличности инкассатором. Когда сумка с ценностями передана инкассатору, он расписывается в квитанции, на бланке проставляется оттиск штампа. Документ остается на хранение у отдающей средства организации (такой порядок прописан в Письме Банка России от 16 октября 2015 г. № 29-1-1-ОЭ/4065).
Накладную после заполнения передают вместе с сумкой инкассаторскому сотруднику. В документе указывают данные о дате сдачи наличности, присвоенном форме номере, сведения о передающем лице и получателе средств, реквизиты обслуживающих банков, размер денежной суммы, подписи должностных лиц.
Сумма денег в кассе должна совпадать с данными кассовых документов (приходными и расходными ордерами, кассовой книгой), а также с данными контрольной ленты и фискальной памяти ККТ (Z-отчета). Излишек контролеры могут расценить как неоприходование наличности.
Подготовительные меры для сдачи наличности
| Порядок действий | Подробное описание |
| Подписания договора с инкассаторской службой о перевозке | Договор составляется в двух либо трех экземплярах, в зависимости от количества участников. Если это организация, то в трех, поскольку предприятие передает денежные средства инкассаторам, а те в свою очередь банку, получается три участника сделки. Если же сам банк, то двухсторонний договор. |
| Договор о полной материальной ответственности | Инкассаторы несут ответственность за перевозку и сохранность сумки и пломб. |
Платежная ведомость. Заполнение Лист №2
Далее нужно заполнить таблицу, в которой необходимо последовательно и построчно заполнить указанные в таблице данные работников: табельный номер сотрудника, его фамилия и инициалы, сумма причитающейся зарплаты цифрами.
Если какие-то сотрудники зарплату не получили, например, по причине отсутствия в течение трех дней, указанных на титульном листе, то деньги нужно сдать в банк, а в графе 5 необходимо отметить депонирование суммы. Работник получит ее позже.
Когда вся таблица заполнена, сотрудники получили свой заработок, под таблицей нужно написать суммарную выданную сумму и, если имеется, то и депонированную сумму. Сумма указывается прописью и в скобках цифрами. В графе «выплату произвел» указывается фамилия, имя, отчество лица, ответственного за выдачу зарплаты.
Далее указывается документ, на основании которого выдавались деньги работникам из кассы, это расходный кассовый ордер: его номер и дата. Всё, платежная ведомость оформлена, нужно ее передать на проверку в бухгалтерию и на подпись руководству.
Работающее предприятие время от времени выдает из кассы денежные средства. Один из наиболее известных примеров — выплата заработной платы. Еще совсем недавно большинство российских предприятий выдавали ее исключительно наличными.
В утвержденный в компании период зарплата переводится на счет каждого сотрудника, заранее открытый в банке. Получать наличные гражданин будет через банкомат. Тем не менее, ведомость на выдачу денежных средств все еще используется на предприятиях.
Ведомость — документ, предназначенный для осуществления учета внутри компании. Ее основное предназначение — учет осуществления выплат заработных плат за каждый отчетный период. Как правило, оформляется ежемесячно.
Заработная плата сотрудникам выдается из кассы. При получении начисленных средств каждый из них должен расписаться. Ответственный работник за составление платежной ведомости — это бухгалтер, занимающийся начислением зарплаты или кассир.
По ней выдается:
- начисленная зарплата;
- полагающаяся студенту стипендия;
- премиальные за отличия в работе;
- благотворительная помощь.
По данному документу могут выдаваться наличные гражданам, не состоящим в трудовых отношениях с компанией по договору. В данном случае необходимо производить оформление отдельной ведомости с указанием цели выплаты.
Отметим, что существует несколько типов унифицированных форм ведомостей:
- Т-49;
- Т-53;
- КО-2.
Последняя является ни чем иным, как кассовым ордером. Ниже мы рассмотрим варианты применения различных форм.
Выплата наличных денег по платежной ведомости
Непосредственную выплату денежных средств по платежной ведомости может осуществлять кассир или другой работник, назначенный распоряжением руководителя предприятия или индивидуальным предпринимателем. При этом это лицо должно быть в обязательном порядке ознакомлено со своими правами и обязанностями. С документами, содержащими информацию о правах и обязанностях, работник должен быть ознакомлен под роспись перед допущением к работе. Предприниматель или руководитель юридического лица вправе и самостоятельно производить выплаты.
С целью обеспечения безопасности хранения и выдачи денежных средств, все кассовые операции должны производиться в специально оборудованных помещениях — кассах.
Выдавать денежные средства кассир может только лицу, указанному в ведомости, либо его представителю по доверенности. При выплате денег по доверенности об этом делается отметка перед подписью уполномоченного лица. Оригинал доверенности подшивается и хранится вместе с ведомостью. В том случае если передать оригинал кассиру не представляется возможным (доверенность на получение денег от нескольких лиц, либо многоразовая доверенность) то с неё снимается копия, которая в дальнейшем заверяется в установленном на предприятии порядке. Если по доверенности производится несколько выплат, то оригинал подшивается к ведомости при последней выплате.
Нормативными актами предусмотрено обязательное удостоверение личности получателя денежных средств.
Обратите внимание: платежные ведомости могут заинтересовать не только налоговую инспекцию при соответствующей проверке, но и трудовую при проверке правильности соблюдения трудового законодательства. Рассматриваемые документы являются не только первичными для бухгалтерского учета, но и являются первичной учетной документацией по учету труда и его оплаты.
Исправления в платежной ведомости
Иногда так случается, что при заполнении документ может быть испорчен. Если это произошло до подписания платежной ведомости, то испорченный бланк стоит, конечно же, уничтожить. Если на документе уже стоят подписи руководителя и главного бухгалтера, а возможно и работников получивших оплату, то возникает вопрос: можно ли вносить в такой документ исправления.
В отличие от приходных и расходных кассовых ордеров (кассовых документов) в платежные ведомости, составленные на бумажном носителе, исправления вносить можно. Ведомости относятся к первичным документам, а, следовательно, порядок внесения в них исправлений установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
Согласно предусмотренному законом порядку, в исправляемом документе необходимо проставить напротив исправления дату и подпись лица, которое исправления вносит. Вносить исправления могут только лица составлявшие документ. Для платежной ведомости таким лицом может быть кассир. Рядом с росписью исправителя в обязательном порядке проставляется его имя и фамилия.
При выплате начисленной зарплаты необходимо заполнить платежную ведомость, данный кадровый документ будет составляться на основании расчетной ведомости. Типовая форма платежной ведомости – Т-53. Как правильно заполнить эту форму? Остановимся подробнее на особенностях заполнения формы Т-53. В статье помимо того, что найдете заполненный образец бланка, вы также сможете скачать саму форму Т-53.