Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Гарантийное письмо: образец и рекомендации по составлению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательных нормативах нет прямого определения, что такое гарантийное письмо, но обычно под гарантией понимают документ об отсрочке платежа по договору. Отправитель обязуется выполнить какие-либо действия, к примеру, перечислить деньги исполнителю. Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.
Какие ошибки допускают при составлении
Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.
Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры. При формировании гарантии не забывайте о простых правилах:
- лаконично обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
- укажите документ-основание, по которому оплатите задолженность;
- установите предельный период для перечисления средств;
- сверьте реквизиты получателя с госконтрактом;
- подпишите у руководителя и главного бухгалтера.
При отправке запросите от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.
Что такое гарантийное письмо?
Взаимоотношения между компаниями (как и между физлицами) очень многогранны, и в процессе сотрудничества могут возникать самые различные ситуации. Например, контрагент обещает, что точно выполнит работы, однако у вас есть основания ему не доверять. Что делать в подобном случае? Ответ прост — составлять гарантийное письмо (ГП).
Этот документ прочно вошел в деловой оборот, причем сферы его применения очень обширны. При этом составить письмо (если вы обладаете определенными знаниями) несложно.
Однако иногда даже наличие гарантийного письма не обеспечивает исполнение обязательств. В такой ситуации, как правило, не избежать обращения в суд.
Поскольку для участия в судебных разбирательствах и, главное, победы в суде нужно не просто досконально знать законодательство, но и иметь соответствующий опыт, мы рекомендуем обязательно заручиться поддержкой профессионального юриста.
Как составить бланк юридическому лицу
Если гарантия составляется юридическим лицом, следует распечатать ее на фирменном бланке организации. Как правило, на нем уже проставлено наименование, а также реквизиты компании. Содержатся там и контактные данные, в том числе адрес, телефон и электронная почта.
Как уже отмечалось, единой формы здесь не предусмотрено. Однако на бланк распространяются все правила деловой переписки.
Составляется документ по следующему плану:
- Исходящий номер.
- Дата составления.
- Реквизиты организации-адресата: полное название, данные руководителя, банковские счета.
- Основной текст гарантии. Здесь может быть указано, что компания гарантирует проведение оплаты в размере ХХ рублей в срок до ХХ.ХХ.ХХ года.
- Печать фирмы.
- Подпись руководителя и главного бухгалтера.
Гарантийное письмо должно включать в себя такие элементы:
- Кто составил, и кому адресовано.
- Реквизиты сторон.
- Дата оформления документа, и, если вы ведете детальное делопроизводство в своей организации — исходящий номер акта.
- Суть документа – что, кому и в какие сроки гарантировано.
- Должность и инициалы автора письма.
- Печать компании.
- Контакты сторон.
У гарантийного листа, которое является официальным документом, есть особенности.
Форма гарантийного письма подразумевает, что:
- формат письма сугубо деловой, без длинных фраз и двусмысленных выражений;
- должна быть изложена полная процедура, которая подлежит исполнению;
- письмо заполняются на фирменном бланке организации-составителя и обязательно заверяется печатью организации;
- подписывает данный документ директор организации и глав.бух (это обязательное условие для гарантийных писем, если они предполагают исполнение финансовых обязательств).
Если говорить о неизменных реквизитах гарантийных писем, то к ним можно отнести:
- Имя корпорации.
- Код организации.
- ОГРН юридического лица.
- ИНН.
- Адресат.
- Заголовок.
Сразу отметим, что гарантийное письмо об оплате задолженности составляют в свободной произвольной форме. Какого-либо рекомендованного его бланка тоже нет, поскольку невозможно предусмотреть все нюансы вашей долговой ситуации.
Обычно в гарантийном письме об оплате указывают, помимо общих реквизитов и данных о юридическом лице (ИП):
- размер долга;
- основание его возникновения (договор ГПХ и т. п.) и его реквизиты;
- причину и/или обстоятельства невозможности провести оплату полностью и в изначальный срок;
- обещание погасить задолженность;
- новый срок погашения долга – точная дата или график.
Как написать гарантийное письмо на оплату
Гарантийное письмо — это документ, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары или услуги без срыва поставок. В статье рассмотрим, как составить его правильно, а также приложим образец гарантийного письма по оплате.
Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.
Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.
Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).
Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.
Гарантийное письмо – вид деловой переписки между юрлицами. Документ в письменной форме подтверждает намерение адресанта выполнить обязательства, условия в заранее определенные сроки и в запрашиваемых стороной объемах. Подобное подтверждение используется, если стандартной договоренности недостаточно. Также обычно гарантийное письмо применяется, если заключение стандартного договора по каким-либо причинам нецелесообразно.
В каком стиле составляется гарантийное письмо
Как сказано выше, гарантийное письмо представляет собой вид официальной документа, поэтому должно составляться, исходя из правил деловой переписки. Другими словами, это значит, что:
- стиль письма – исключительно официально-деловой;
- структура текста – простая и последовательная;
- предложения, требования и обязанности – прописываются конкретно, без использования деепричастных и причастных оборотов;
- изложение информации – только по делу, никаких переносных значений, метафор и жаргонизмов;
- грамматические и пунктуационные ошибки – недопустимы.
Это основные требования к стилю написания письма. Теперь разберем примеры составления гарантийного письма.
Гарантийное письмо на оплату
В Мосэнергосбыт
Гарантийное письмо на оплату
В связи с тяжелым финансовым положением у открытого акционерного общества «Закон РАА» (сокращенное наименование – ОАО «РАА») по договору № 1243 от «23» февраля 2015 года за март 2015 года образовалась задолженность в размере 1200 рублей.
На основании изложенного, просим предоставить отсрочку платежа. Гарантируем оплату образовавшейся задолженности до «31» декабря 2015 года.
С уважением!
Генеральный директор
ОАО «Закон РАА»
Русинов Артем Александрович
Ниже мы рассмотрим образец гарантийного письма об оплате услуг для физического лица. Как Вы уже поняли гарантия оплаты это нечто письменной расписки с указанием действий и возникающей обязанности.
Как написать гарантийное письмо на оплату
Гарантийное письмо — это документ, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары или услуги без срыва поставок. В статье рассмотрим, как составить его правильно, а также приложим образец гарантийного письма по оплате.
Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.
Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.
Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).
Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.
В каких случаях составляется гарантийное письмо на оплату товара
Рыночные отношения между хозяйствующими субъектами связаны с оплатой поставленных товаров, выполненных услуг. В любой сделке сторонами оговариваются условия и способы оплаты. Большая часть контрактов подразумевает не однократные договоренности, а длительные деловые отношения, к примеру, связанные с поставкой товара, или краткосрочные (публичная оферта без заключения письменного договора).В таких ситуациях клиент оформляет партнеру гарантийное письмо на оплату товаров (услуг).
Гарантийное письмо служит денежным обязательством и подтверждением долга, при необходимости может являться доказательством долговых обязательств в случае судебного конфликта.
Судами квалифицируется предоставление письменных гарантии как признание предприятием своих долгов.
Если с кредитором оформлен 1 контракт, то сумму задолженности можно не прописывать в письме. В этой ситуации составитель полностью признает свой долг, а факт его признания прерывает течение срока исковой давности.
Если заключено несколько соглашений, то гарантийное письмо, где не обозначена фиксированная сумма задолженности, числящаяся за кредитором, не свидетельствует о признании денежных обязательств составителем письма.
Значение гарантийного письма и случаи его использования
Основная цель официального послания – обеспечить исполнение закрепленного договором обязательства и отсрочить обращение делового партнера в суд. Прислав письменную гарантию деловому партнеру, должник официально признает свой долг либо невыполнение обязательства в срок.
ВАЖНО: принятие документа лицом, требующим исполнение обязательства, считается юридическим поводом для приостановления срока исковой давности для обращения в суд и начала течения нового срока.
Документ может служить гарантией не только оплаты по соглашению, но и:
- исполнения предусмотренных соглашением действий;
- подтверждения заключения договора между сторонами;
- признания суммы долговых обязательств;
- возмещения причиненного ущерба;
- выполнения действий, служащих гарантией при недобросовестном исполнении обязательств или предоставлении некачественных услуг (товаров) – замена товара, бесплатный ремонт;
- подтверждения юридически значимой информации.
Какие ошибки допускают при составлении
Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.
Вся информация в тексте должна быть однозначной для понимания (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры.
Наконец, желательно получить от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.
Гарантийное письмо (ГП) – это один из документов официального делового оборота, который разрабатывается одной из сторон совершаемой сделки и содержит в себе параметры соблюдения условий договора.
Сфера использования писем обширна: применяются в коммерческих организациях для установления деловых отношений или для подтверждения будущего юридического адреса компании.