Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Полный список документов при увольнении работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.
Что изменилось в вопросах увольнения
В частности, документы, которые работодатели до 2023 года предоставляли уволенным работникам по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, теперь необходимо представлять в виде выписок из единой отчетности по форме ЕФС-1. Выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» также нужно выдавать работникам по новой форме, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.
В 2023 году изменилась и форма электронной трудовой книжки (сведения о трудовой деятельности), выдаваемой работникам при увольнении (форма СТД-Р). Теперь работодатели должны использовать новую форму СТД-Р, утв. приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.
Ранее представляемая уволенным работникам справка о сумме зарплаты и иных выплат за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (справка 182н), в 2023 году больше не выдается. С 1 января 2023 года приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н, утвердивший форму указанной справки, прекратил свое действие. С этого момента работодатели освобождены от ее выдачи, а уволенные работники не вправе требовать ее представления. Все необходимые сведения о доходах сотрудника для целей назначения пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком новый работодатель теперь получает не от работника (путем запроса справки 182н), а непосредственно из СФР.
Какие документы работодатель обязан выдавать при увольнении в 2023 году
При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.
Существует список обязательных документов, которые несут важные сведения как для самого уволенного, так и его будущего работодателя. Перечень документов при увольнении от работодателя в 2022 и 2023 годах между собой существенно отличается. Однако изменения коснулись лишь названия выдаваемых форм, но не их назначения.
| Назначение документа | Было в 2022 году | Стало с 2023 года |
|
Трудовая книжка |
Бумажный экземпляр или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р) | |
| Сведения о доходах в месяце увольнения | Расчетный лист после окончательного расчета, содержащий сведения о всех начислениях и удержаниях (ст. 136, 140 ТК РФ) | |
| Сведения для расчета пособия по нетрудоспособности |
Справка 182н |
— |
| Сведения о застрахованном лице | Выписка из СЗВ-М за последний месяц работы | Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за месяц увольнения |
| Сведения о взносах | Копия раздела 3 формы РСВ за последний квартал работы | |
| Сведения о стаже | Выписка из СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения | Выписка из формы ЕФC-1 за год увольнения (подраздел 1.2 раздела 1) |
Заполнение трудовой при увольнении
Выдача бумажной трудовой книжки с записью об увольнении необходима для сотрудников, которые не перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Начиная с 2023 года новый бланк бумажной трудовой книжки используется только для восстановления утерянной или испорченной книжки. Увольняющемуся сотруднику следует выдавать ту книжку, которая хранится у работодателя.
После получения бумажной трудовой сотрудник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек. Название и форма этого документа утверждается работодателем и обязательны для ведения.
При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо следовать порядку, утвержденному приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В графе 1 следует проставить номер записи, следующий по порядку, в графе 2 указать дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения в соответствии с ТК РФ. В графе 4 следует указать реквизиты документа-основания, обычно это номер и дата приказа об увольнении.
Запись об увольнении следует заверить подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек. Следует также проставить печать работодателя, если она имеется.
Запись об увольнении следует вносить в последний рабочий день. Раннее заполнение книжки может привести к необходимости исправления или отмены записи, если увольнение отменится или перенесется, например, если работник передумает увольняться по собственному желанию.
Выдача расчетного листка при увольнении
При увольнении работника необходимо выдать ему расчетный листок за период, за который производится окончательный расчет. Если увольнение происходит до официальной даты выплаты за прошлый месяц, то необходимо выдать расчетный листок за оба месяца.
В расчетном листке за текущий месяц должны быть учтены все начисления при увольнении, а итоговая сумма к выплате должна соответствовать сумме, которую вы перечислите работнику.
Законодательно не установлена форма расчетного листка, поэтому вы можете разработать и утвердить свою форму, которая обычно соответствует форме, используемой в учетной программе.
В день увольнения работник должен получить все оригиналы своих документов, которые были переданы работодателю, включая медицинскую книжку (даже если она была оплачена за счет работодателя), дипломы, свидетельства и др.
Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ
Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:
- по нетрудоспособности в случае болезни;
- по беременности и родам;
- в декрете по уходу за малышом.
Требуется привести:
- информацию о данном юридическом лице;
- сведения о самом сотруднике;
- размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
- число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).
Последствия невыдачи документов и справок для работодателя
В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.
При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:
- подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
- направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.
После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.
Ответственность за невыдачу документов при увольнении сотрудника
Документы при увольнении сотрудника выдавать нужно обязательно, причём без задержек. Если работодатель нарушает данное требование, то ему угрожают разные неприятные последствия. Причём санкции возможны как для компании, так и лично для руководителя.
Юридическое лицо за невыдачу документов в 2022 году могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, а должностное лицо – до 5 тысяч. При повторном нарушении размер штрафа для фирмы возрастает до 70 тысяч, а для руководителя – до 20 тысяч. Плюс ему начинает угрожать дисквалификация до 3 лет.
Соблюдение надлежащего порядка увольнения имеет принципиальное значение. Любые нарушения способны повлечь за собой неприятности как для компании, так и для руководителя. Поэтому лучше такого не допускать.
Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя
Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):
- справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
- справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
- копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.
Документы, которые обязан выдать работодатель
Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.
- От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
- Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
- Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
- Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
- Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
- Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
- Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.
Работодатель обязан выдать следующие документы:
- трудовую книжку;
- справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
- иные документы по письменному заявлению от работника.
К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:
- приказ о приёме данного сотрудника на работу;
- приказы о повышении работника в должности;
- приказы о переводе работника в другие отделы;
- трудовой договор;
- допсоглашения, если они заключались;
- медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
- приказ об увольнении;
- трудовая книжка.
Страховой стаж и пенсионные взносы
Существует целый ряд документов, содержащих пенсионные данные, которые нужно вручить увольняющемуся сотруднику. Так, ему должны быть предоставлены персонифицированные данные, касающиеся взносов, которые начислены и уплачены с выплат в его пользу, сведения о страховом стаже 4. На основании приведенной нормы работнику следует предоставить:
- раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» единого расчета по страховым взносам с индивидуальными сведениями сотрудника за период с начала квартала по дату его увольнения;
- документ по форме СЗВ-М за месяц, в котором увольняется работник. Бухгалтерии необходимо будет сделать лист только со сведениями об увольняющемся, т.е. в таблице формы за отчетный месяц под порядковым номером 1 будет заполнена только одна строка;
- сведения по форме СЗВ-СТАЖ. Документ работодатель обязан выдавать увольняющимся сотрудникам с марта 2017 года. Это прямо установлено в п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Выдавать сведения по форме СЗВ-СТАЖ нужно при прекращении не только трудового договора, но и гражданско-правового.
Если работник увольняется в 2017 году, то документ по форме СЗВ-СТАЖ выдают ему на руки, а в ПФР отправляют по итогам года не позднее 1 марта 2018 года (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Если же сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию, то отправить в фонд данную справку нужно в течение 3 дней с момента увольнения (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Включить в отчет нужно только данные об увольняющемся сотруднике, информацию о других работниках приводить не нужно.
Кстати, штраф за непредставление документа по новой форме весьма велик и составляет 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении
Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:
- трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
- справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
- копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
- копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
- копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
- другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.
Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:
- отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
- отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
- копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.
Что должен получить сотрудник при увольнении?
Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:
- трудовую книжку;
- информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
- также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.
В частности, к ним относятся:
- приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
- дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
- также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
- решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
- медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
- приказ об увольнении.
Документы, подлежащие выдаче работодателем
При прохождении процедуры прекращения трудовых правоотношений сотруднику нужно выдать необходимые бумаги. Для того, чтобы понять принцип, нужно понимать процесс увольнения работника по его желанию. Он состоит из следующих этапов:
- Подача заявления о расторжении соглашения.
- Издание приказа на бланке формы Т-8 и его подписание директором организации.
- Проставление записи в личной карте увольняющегося лица.
- Работника под роспись знакомят с соответствующим приказом и записью в индивидуальной карточке. Он проставляет свою роспись и дату.
- Уполномоченный сотрудник отдела кадров проставляет запись в трудовой книжке на основании требований делопроизводства.
- Она заверяется руководством компании либо другим уполномоченным лицом.
- Документы выдаются в последний трудовой день увольняющемуся гражданину.
Работодатель обязан выдать:
- Трудовую книжку;
- Справочную информацию о размере заработка и иных вознаграждений за период его работы на предприятие по установленной форме 182Н;
- Другую документацию по заявлению увольняющегося.
Какие документы выдают при увольнении
Страховое пенсионное свидетельство
В процессе устройства на работу сотрудник предоставляет компании-работодателю перечень документов, среди которых в обязательном порядке должно быть свидетельство об обязательном пенсионном страховании (согласно требованиям статьи 65 ТК РФ). Если же работник впервые заключает трудовой договор, то комплекс мер по оформлению данного свидетельства ложиться на плечи работодателя. После того, как свидетельство оформлено и выдано Пенсионным Фондом, оно хранится у сотрудника. Страховое свидетельство содержит в себе персональную информацию о сотруднике: индивидуальный страховой пенсионный счет, дату регистрации сотрудника и его анкетные данные.
В процессе оформления страхового свидетельства вновь прибывшего сотрудника специалист отдела кадров обязан предоставить заполненную работником анкету в отделение Пенсионного Фонда не позднее, чем в течение двух недель. Оформление же страхового свидетельства в самом фонде, открытие лицевого счета занимает около трех недель.
Затем, в течение не более чем одной рабочей недели с момента получения документа, сотрудник отдела кадров обязан выдать его на руки работнику. Следовательно, период получения новым сотрудником страхового свидетельства укладывается в рамки четырех-шести недель с момента его трудоустройства в компанию. Если сотрудник увольняется в данный период, не стоит забывать, что его страховое свидетельство получить в Пенсионном Фонде все же придется.
В подобной ситуации необходимо будет связаться с сотрудником и уведомить его о возможности получить на руки готовый уже документ. Наиболее оптимальным способом известить его является письмо, отправленное по оставленному адресу с уведомлением о возможности получения пенсионного свидетельства.
Медицинская книжка
Вопрос «Какие документы должны выдать при увольнении работодатели?»зачастую становится камнем преткновения во многих организациях, связанных непосредственно с бытовым, коммунальным обслуживанием граждан, со сферой общественного питания или педагогической деятельностью. Дело в том, что подобные организации обязаны соблюдать четко установленные санитарно-эпидемиологические нормы.
Одним из главных требований при трудоустройстве в данные организации является наличие медицинской книжки, непосредственно в которую вносятся данные о регулярных обследованиях и осмотрах сотрудника. Соответственно, оформление её стоит денег. Оплата этих расходов, в соответствии со статьями 213 и 266 ТК РФ, ложиться на работодателя.
Что же следует знать о медицинской книжке? В первую очередь важно отметить, что этот документ хранится у работодателя, но может быть выдан на руки сотрудника по его требованию. После прекращения трудовых взаимоотношений между работодателем и сотрудником медицинская книжка остается у работника и переходит с ним на следующее место работы.
p style=»text-align: left;»>Посему, вне зависимости от затрат, понесенных организацией на оформление медкнижки, выдача ее на руки уволившемуся сотруднику – необходима.
Но, в том случае, если работодатель задерживает выдачу данного документа, он ничем не рискует. Претензии от бывших сотрудников о том, что без данного документа не возможно их дальнейшее трудоустройство, совершенно безосновательны.