Запись в трудовую книжку при смерти работника

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Запись в трудовую книжку при смерти работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Документа о смерти нет? Нужно найти

2. Документальное регулирование процесса увольнения в связи с гибелью сотрудника

3. Возврат трудовой книжки и выплаты родным умершего, правильное оформление

4. Документы для увольнения

5. Нужно ли заполнять трудовую?

6. Запись в трудовой книжке при смерти работника

7. Выплаты при гибели работника на производстве

8. Увольнение в связи со смертью работника: пошаговая инструкция на 2021 год

9. Как уволить работника в связи со смертью

10. Какой датой оформляется приказ

11. Документальное оформление Процедуры увольнения умершего работника

12. Обстоятельства смерти работника

13. Что написать в трудовой книжке

14. Оформление приказа о прекращении трудового договора

Случается, что у умершего сотрудника нет родственников либо они не обращаются на предприятие, возможно, живут далеко, а высылать нотариально заверенную копию документа не имеют желания. Как же получить копию свидетельства о смерти, ведь только на основании этого документа возможно начать процедуру прекращения трудовых отношений?

Документа о смерти нет? Нужно найти

Предприятие имеет право само получить копию этого свидетельства, отправив запрос в тот орган, где могла быть зарегистрирована смерть их сотрудника. Это может быть ЗАГС:

по месту фактического проживания покойного;
по месту последней прописки;
ближайший к месту, где зарегистрирована смерть (например, в больнице) или обнаружено тело;
в районе захоронения.

Когда встает вопрос о поиске документального обоснования, а точных фактов у работодателя нет, можно отправить запрос во все вероятные органы регистрации.

Итак, работник не выходит ни с кем на связь длительное время. Если в месте его жительства о нем нет сведений в течение года, то в соответствии со ст. 42 ГК РФ этот гражданин может быть признан судом безвестно отсутствующим по заявлению заинтересованных лиц. Кто является заинтересованным лицом – законодатель не разъясняет. В первую очередь, конечно, это родные и близкие пропавшего. А в данной ситуации заинтересованным лицом можно признать и работодателя.

Если нельзя установить день получения последних сведений об отсутствующем, срок для признания безвестного отсутствия исчисляют с 1-го числа месяца, идущего за тем, в котором были получены последние сведения об отсутствующем, а при невозможности установить этот месяц – с 1 января следующего года.

Документальное регулирование процесса увольнения в связи с гибелью сотрудника

В Российской Федерации регулирующим нормативно-правовым актом в отношениях между компанией и работником является Трудовой кодекс. Исходя из пункта 6 части 3 статьи 83 ТК РФ сотрудника можно уволить на основании факта смерти или признании его умершим. Здесь возникает необходимость расторгнуть деловые отношения, так как человек уже не сможет выполнять трудовые обязанности, следовательно, нужно грамотно заполнить соответствующие документы. Оформление необходимых бумаг должно быть проведено в день известия о смерти работника.

Для этого работодателю потребуются следующие бумаги:

внутренний приказ компании;
свидетельство о смерти;
судебный акт о признании человека умершим (когда имело место заявление в суд).

Обоснованием увольнения согласно статье 83 ТК РФ служит предъявленное родными погибшего свидетельство о смерти. Соответствующий приказ оформляется служащим кадрового отдела и подтверждается росписью главы компании в день предоставления свидетельства. В приказе проставляется дата, являющаяся датой смерти сотрудника или датой судебного решения (если человек определяется умершим по суду). Основываясь на приказе, заполняются колонки в трудовой книжке.

Возврат трудовой книжки и выплаты родным умершего, правильное оформление

При обычном увольнении трудовая книжка возвращается бывшему сотруднику. При условии, что рабочий скончался, книжка отдается близким родственникам. Но, однако, российские законы размыто определяют понятие «родственники». В законодательстве фигурирует дополнительное обозначение — «члены семьи». Конкретно кто считается членом семьи в Трудовом кодексе не прописано. А Семейный же кодекс гласит, что членами семьи являются супруги, дети, родители. Если человек не состоял в официальном браке, то у него нет прав претендовать на выдачу документов.

Для того, чтобы затребовать трудовую книжку рабочего, близким необходимо предоставить в организацию перечень:

копия паспорта умершего (если такая сохранилась);
письменное заявление на получение книжки;
гражданский паспорт получателя;
бумаги, подтверждающие родство.

Трудовая книжка выдается строго под расписку. Копиям предъявленных документов следует находиться в организации (в папке с личными делами), дабы избежать возможных спорных ситуаций в будущем. Завершающий процедуру момент — регистрация в журнале учета и движения трудовых книжек, где близкий или родственник должны расписаться в получении на руки.

Документы для увольнения

Для увольнения необходимо подтвердить смерть сотрудника. Сделать это можно только при наличии официальных документов. Работодатель должен запросить их у родственников, в том числе и с целью получения ими выплаты.

Перечень документов
1	Свидетельство о смерти — выдает орган ЗАГС.
2	Документ, который подтверждает родство с погибшим работником (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и пр.).
3	Копия документа, удостоверяющего личность умершего (копия паспорта).
4	Копия решения суда — выдается судом в течение 5 дней с момента, когда будет принято решение в окончательной форме.
5	Заявление о выплате денежных средств, которые не были получены при жизни работником.

Нужно ли заполнять трудовую?

Трудовая книжка необходима каждому человеку, так как без нее оформление официального трудоустройства невозможно. В данном документе отражается вся трудовая деятельность человека. В случае смерти владельца, трудовая теряет свою значимость, но заполнить ее руководитель обязан, так как это позволяет официально прекратить действие договора трудоустройства. Кроме этого, книжка может быть необходима родственникам умершего для получения денежных выплат, обязательных для предоставления при расторжении трудового соглашения.

Если работодатель своевременно не предоставить родственникам погибшего трудовую, то он может быть привлечен к ответственности. Сделать этого необходимо в день оформления всех документов или при письменном обращении членов семьи.

Процедура расторжения договора трудоустройства и внесение записи в документ осуществляется с учетом всех требований, предъявляемых на законодательном уровне.

Внесение любых данных в трудовую осуществляется на основании документа, направленного от руководителя. В случае смерти сотрудника работодатель издает приказ по форме Т-8 о прекращении действия контракта, который ранее был подписан с человеком. Приказ может быть создан только при наличии документов, подтверждающих факт смерти человека – свидетельство о смерти или решение суда о признании человека мертвым.

Ответственное лицо обязано внести данные в трудовую:

порядковый номер вносимой записи, нумерация должна быть сквозной:
дату внесения записи – она должна советовать дате, когда был издан приказ. В документе указывается день и месяц с помощью двухзначного числа, а год – четырехзначного. Например, если расторжение трудового контракта осуществляется 21 марта 2018 года, то в трудовой делается запись «21.03.2018». В конце простановка слова «год» или его сокращения «г» — не требуется;
причину, по которой осуществляется разрыв трудового соглашения. Данная информация должна быть внесена в строгом соответствии с предъявляемыми требованиями ТК России и указанными в нем формулировками. В случае смерти работника указывается, что трудовой договор прекращается в связи со смертью человека. В данном пункте ответственное лицо обязано сделать ссылку на соответствующую статью трудового законодательства – п.6 ч.1 ст. 83;

Запись в трудовой книжке при смерти работника

Когда издан приказ, работники кадрового отдела обязаны произвести дальнейшую процедуру увольнения с оформлением записи в трудовой и внесением информации в личную карточку.

Если сотрудник умер, его документы и заработанные средства получат его близкие, вернее, первый из обратившихся. В графе со сведениями о приеме/переводе/ увольнении представитель отдела кадров вносит запись о прекращении договора по случаю смерти сотрудника, с ссылкой в качестве законного основания на п.6 ч.1 ст. 83 ТК.

Все кадровые записи должны быть датированы днем издания приказа, а к выдаче готовят все бумаги, хранившиеся в кадровой службе. По завершении подготовки бумаг с учетом кончины сотрудника, руководитель или уполномоченное лицо готовит документы к выдаче родным. Основанием для передачи личных бумаг станет письменное заявление кого-либо из числа ближайших родственников, кто первым появится на месте работы умершего (п.37 Правил из ПП РФ №225 от 16 апреля 2003 года.

Иногда родственники медлят обращаться к работодателю, и получать личные бумаги умершего работника некому. В таких случаях, вопрос с выдачей документов решается по личному запросу, с предоставлением расписки в получении и подтверждением родства. Дело в том, что работодатель обязан хранить такие документы в течение 75-летнего периода.

Выплаты при гибели работника на производстве

Иногда смерть наступает не по болезни или несчастному случаю, а в результате аварий на производстве или в процессе исполнения служебных обязанностей. Если произошла смерть сотрудника на рабочем месте, действия работодателя включают согласование материальных выплат в рамках действия положений ст. 184 ТК РФ. На материальную помощь вправе рассчитывать родные погибшего на производстве в следующих обстоятельствах:

Человек умер в результате аварии или несчастного случая на рабочем месте.
Смерть стала следствием развития профессионального заболевания.
Расходы на погребение.

По линии фонда социального страхования дополнительно предусмотрены следующие разновидности компенсаций:

Одноразовая помощь в виде страховой выплаты в адрес застрахованного или его наследников.
Регулярные пособия каждый месяц, если лицо обладает правом на получение возмещений по случаю смерти родного или опекуна.

Выплаты однократного характера должны быть получены родственниками в течение двух дней после установления права на компенсацию путем документального подтверждения.

Регулярные отчисления полагаются близким, родственникам раз в месяц, на протяжении длительного периода:

дети получают пособие до достижения 18-леия;
совершеннолетние дети до 23 лет – до завершения обучения в вузе или ином учебном заведении, при условии оформления на очное отделение;
женщины и мужчины, находившиеся на иждивении умершего, достигшие возраста пенсии, получают пожизненную выплату;
лица с ограниченными возможностями – в течение периода действия группы инвалидности;
взрослый представитель из числа родственников, осуществляющий уход за несовершеннолетними или нетрудоспособными иждивенцами, получают ежемесячное пособие до достижения детьми 14-летия, либо улучшения медицинских показателей состояния здоровья.

Увольнение в связи со смертью работника: пошаговая инструкция на 2021 год

Основанием для начала делопроизводства могут быть 2 документа:

справка о смерти;
свидетельство о смерти.

Предоставить документ могут родственники умершего сотрудника. В тот же день необходимо сделать запись о получении в Журнале учета входящих документов, который ведется в обязательном порядке в каждом отделе кадров.

Выпустить приказ об увольнении можно сразу при получении документа.

Датой оформления приказа будет текущая, а датой увольнения – день смерти сотрудника из свидетельства, поскольку именно в этот день трудовые отношения фактически будут прекращены.

Несмотря на то что законодательство запрещает задним числом издавать документы, в этой ситуации нарушения не будет.

Если сотрудник умер в выходной или праздничный день, законодатель предписывает расторгнуть трудовые отношения несмотря на это обстоятельство.

Информационная часть приказа по аналогии должна содержать личные данные сотрудника: его фамилию, имя, отчество, наименование должности и подразделения, в котором он работает, в четком соответствии со штатным расписанием организации.

Основание прекращения трудовых отношений в приказе будет звучать как: «смерть сотрудника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

В графе «Документ» необходимо указать наименование и реквизиты полученного: «свидетельство о смерти Петрова А.Ю. от 15 января 2018 года Серия I-ФО номер 289456». Приказ заверяет руководитель организации. Печать на документах по личному составу не нужна.

Дата внесения записи об увольнении в трудовую книжку будет совпадать с датой смерти, то есть с датой прекращения трудового договора.

В графе «наименование документа, на основании которого сделана запись» указывают номер и дату приказа об увольнении.

Формулировка записи «сведения об увольнении» будет такой: «Трудовой договор расторгнут в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». Графа «с записью ознакомлен» останется пустой.

Пример записи в трудовой при увольнении в связи со смертью:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Число	Месяц	Год
2.	10	08	2017	Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 15.08.2017 № 60-П
С записью ознакомлен:
Менеджер по персоналу: Иванова Н.А. (подпись сотрудника отдела персонала и печать организации)

Относительно печати предприятия в трудовой книжке важно сделать замечание о том, что начиная с 2017 года, ее наличие не является обязательным атрибутом для любой формы организации. Поэтому ее отсутствие не будет нарушать легитимность записей в трудовой книжке. Обязательным условием при этом будет установить эту норму в локальном нормативном акте.

Закрыть личную карточку требуется в каждом случае увольнения. На 4 странице специалист отдела персонала вписывает дату прекращения трудовых отношений с формулировкой основания из приказа.

Вместо подписи работника в ознакомлении сотрудник отдела кадров делает запись по аналогии с приказом об увольнении.

Как уволить работника в связи со смертью

Вслед за известием о кончине лица, на плечи работодателя, бухгалтера и кадровика ложится задача по оформлению соответствующих документов и выплате надлежащих пособий родственникам.

Только документально подтвержденная смерть ведет к прекращению трудового договора в связи со смертью. Звонок от родственника о том, что человек накануне скончался, не является основанием для расторжения договора. Существует лишь два документа, юридически удостоверяющих факт летального исхода человека. Справка из морга не входит в эти справки.

Свидетельство, подтверждающее смерть человека, выполненное на установленном бланке и выданное органом ЗАГС.
Судебное постановление о признании гражданина умершим.

Соответствующие документы предоставляются родственниками умершего сотрудника в ксерокопиях. Оригинал документа остается у родичей покойного гражданина.

Важно! Если у покойного лица нет близких родных, руководитель организации самостоятельно должен позаботиться и запросить соответствующие документы в соответствующих органах и службах.

Работодатель обязан произвести окончательный расчет с родственниками умершего лица. Выплаты производятся близкой родне: вдове (вдовцу), детям или родителям покойного лица. В окончательные выплаты входят следующие пособия:

заработная плата;
компенсация за неиспользованный отпуск;
если перед кончиной сотрудник находился на больничном, полагается оплата больничного листа;
работодатель может материально помочь родне умершего;
в некоторых случаях работодатели помогают организовать похороны и поминки.

Внимание! Пособие на погребение выплачивается за счет государственного бюджета.

Для своевременного получения выплат и компенсаций близкие родственники покойного должны направиться в организацию, где работал умерший, не позднее четырех месяцев с момента кончины гражданина. Если родные гражданина не обратились в указанный промежуток времени, все невыплаченные суммы и пособия будут входить в часть наследства покойного.

Внесение записей в трудовую должно осуществляться только сотрудником отдела кадров. Если в организации или у ИП он отсутствует, то оформлением документа занимается сам руководитель.

На законодательном уровне к заполнению трудовой предъявляют жесткие требования, несоблюдение которых может привести к применению штрафных санкций. Основные правила заполнения трудовой:

внесение записей и отметок должно осуществляться только ручной с чернилами черного, синего или фиолетового оттенка;
каждой записи должен быть присвоен свой номер, в соответствии с порядком. Он прописывается с помощью арабских цифр;
рядом с каждой отметкой ставится дата, когда она была внесена, с обязательным указанием дня, месяца, года – в формате хх.хх.хххх, например, 05.06.2018;
после любой записи о трудоустройстве должна быть информация о разрыве трудового контракта.

Какой датой оформляется приказ

Чтобы было осуществлено увольнение в связи со смертью работника, в обязательном порядке должно иметься документальное подтверждение факта кончины. Бумага оформляется и предоставляется уполномоченным государственным органом. Получив известие со слов других граждан, не стоит незамедлительно оформлять приказ. В обязательном порядке нужно запросить свидетельство о смерти. На его основании в последующем издается приказ. Если процесс увольнения в связи со смертью работника был выполнен без документа, это будет считаться нарушением.

Датой увольнения считается дата кончины сотрудника. Издавать приказ нужно в момент получения подтверждающего свидетельства на руки. Если событие выпало на праздничный или выходной день, это не отменяет потребности в издании приказа. Если поставить сроком увольнения момент предоставления свидетельства, выходит, что сотрудник продолжал осуществлять трудовую деятельность после смерти.

Аналогичный порядок увольнения выполняется в ситуации, если человека признали умершим. Подобное решение принимается в судебном порядке в отношении безвременно отсутствующего гражданина и исчезнувших людей в условиях, угрожающих их жизни.

Документальное оформление Процедуры увольнения умершего работника

Поводом для увольнения работника предприятия является заявление.

Поскольку умерший сотрудник компании естественно никак не сможет его написать, то руководитель организации должен издать приказ об увольнения работника фирмы без наличия такового заявления.

Основанием для прекращения трудовых отношений в таком случае является свидетельство о смерти работника из ЗАГСа.

Порядок увольнения умершего сотрудника довольно простой и заключается в выполнении следующих действий:

1. На основании свидетельства о смерти из ЗАГСа руководителем издается приказ об увольнении. К этому приказу прикладывают копию свидетельства о смерти из ЗАГСа.

2. Приказ об увольнении регистрируют в Журнале регистрации приказов.

3. Далее заполняется личная карточка умершего работника и делается запись в трудовую книжку, после чего она выдается родственникам.

4. В Журнале учета движения трудовых книжек делается соответствующая запись, где лицо, получившее документ ставит подпись.

5. Бухгалтерия начисляет и производит необходимые выплаты.

Очень важно знать. каким число увольнять умершего работника.

В законодательстве четко прописано, что последним рабочим днем является день, предшествующий дню смерти.

То есть, если работник умер 6 марта, тогда последний рабочий день будет считаться 5 марта. А дата увольнения будет являться день 6 марта.

Приказ же составляется в тот день, когда родственники погибшего предъявили официальный документ, подтверждающий смерть сотрудника.

При этом дата смерти работника предприятия и дата приказа об увольнении, как правило, чаще всего не совпадают.

Обстоятельства смерти работника

Сотрудник может уйти из жизни по разным причинам, но работодателю необходимо учитывать, в какой период это произошло. Ведь обстоятельства смерти специалиста прямо влияют на последующие действия нанимателя, в частности:

Гражданин умер не на рабочем месте, то есть дома, в отпуске и тому подобное. В этой ситуации руководство организации не принимает участия в выяснении причин происшествия. Родственники сотрудника приносят на предприятие, где работал умерший человек, свидетельство о его смерти. После этого производится увольнение специалиста в связи со смертью, согласно нормам трудового законодательства Российской Федерации.
Смерть наступила во время производственного процесса. По факту гибели человека проводится специальное расследование. Оно должно установить, является ли смерть работника несчастным случаем на производстве, то есть несёт ли руководитель ответственность за произошедшее или она наступила по естественным причинам. В случае если результаты следствия выявят виновные действия или преступное бездействие нанимателя, то он будет привлечён к ответственности.
Работник умер, находясь в командировке. Эта ситуация считается самой сложной, так как гражданин выполнял свои должностные обязанности, находясь в другом населённом пункте. Для установления причин смерти специалиста проводятся следственные действия. Они позволяют точно определить обстоятельства, при которых умер сотрудник, а также в какой период это произошло. Если по результатам расследования будет установлено, что смерть наступила в рабочие часы, то на нанимателя может быть возложена обязанность по выплате компенсации семье умершего.

Что написать в трудовой книжке

Российским законодательством предусмотрено внесение в трудовую книжку записи об увольнении в связи со смертью работника. Запись вносит ответственный за ведение трудовых книжек. Сотрудник заверяет формулировку подписью ответственного и печатью организации (если она есть). Графа с подписью сотрудника остается незаполненной. Запись в трудовой при увольнении в связи со смертью работника оформляется так:

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

После внесения всех необходимых записей книжка передается близким родственникам умершего (супругам, детям или родителям). При передаче родственникам в книге учета движения трудовых книг в графе «Расписка работника в получении» указывают данные получателя, который ставит подпись.

Оформление приказа о прекращении трудового договора

С точки зрения закона смерть работника или признание его умершим служит основанием не для увольнения последнего, а для прекращения трудовых отношений по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) Документальными основаниями для прекращения трудовых отношений в связи со смертью сотрудника являются свидетельство о смерти, выдаваемое органами ЗАГС, или судебное решение суда о признании работника умершим. В связи с этим приказ составляется в ту дату, когда работодателю был предъявлен соответствующий документ. Никакие устные заверения родственников или сотрудников любых органов не могут признаваться допустимым подтверждением факта смерти.

Следует отличать дату приказа от даты прекращения трудового договора. Последней признается день смерти гражданина, который указан в свидетельстве или судебном решении. Например, человек умер 10 октября, а свидетельство представили 15 октября. Приказ издается 15 октября. Дата прекращения договора — 10 октября (даже если это был выходной, праздничный день, отпуск или больничный). Если 10 октября был рабочий день, а работник умер в 3 часа ночи, то в табеле делается отметка о его отсутствии и этот день не оплачивается.

По общему правилу приказ должен быть доведен до сведения работника. В рассматриваемой ситуации работодатель, естественно, не сможет выполнить эту обязанность. Никаких подписей со стороны родственников и иных лиц не допускается.