Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция заведующего складом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того как определены для завскладом обязанности, их нужно закрепить в специальном документе. Отметим, что ТК РФ не использует такого понятия, как должностная инструкция, и не считает его обязательным документом. На практике ее считают основным документом, определяющим трудовые обязательства сотрудника. Советуем разработать такой документ для завскладом на производстве, это позволит избежать конфликтов с сотрудником, грамотно организовать его работу, а также четко определить не только обязанности завсклада на складе, но и границы его материальной ответственности.
1.1. Заведующий складом относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующего складом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы в должности заведующего складом не менее [значение] лет или среднее (полное) общее образование и стаж работы в должности заведующего складом не менее [значение] лет.
1.3. Назначение на должность заведующего складом и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.
1.4. Заведующий складом подчиняется [вписать нужное].
1.5. Во время отсутствия заведующего складом (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном порядке и несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.
1.6. В своей деятельности заведующий складом руководствуется:
— нормативными и методическими материалами по вопросам организации складского хозяйства;
— стандартами и техническими условиями на хранение товарно-материальных ценностей;
— приказами, распоряжениями, указаниями вышестоящих органов по вопросам, входящим в его компетенцию;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия и непосредственного руководителя;
— настоящей должностной инструкцией.
1.7. Заведующий складом должен знать:
— нормативные и методические материалы по вопросам организации складского хозяйства;
— стандарты и технические условия на хранение товарно-материальных ценностей;
— виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей и нормы их расхода;
— организацию погрузочно-разгрузочных работ;
— правила и порядок хранения и складирования товарно-материальных ценностей, положения и инструкции по их учету;
— условия договоров на перевозку и хранение грузов, на аренду складских помещений и оборудования;
— порядок расчетов за оказанные услуги и выполненные работы;
— правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;
— основы экономики, организации производства, труда и управления;
— основные вопросы трудового законодательства Российской Федерации;
— правила и нормы охраны труда.
Должностная инструкция заведующего
Инструкция обычно состоит из следующих разделов:
- общие положения;
- должностные обязанности работника;
- права работника;
- ответственность работника;
- заключительные положения.
Разработка функциональной схемы ивс планирования и управления лд пхо Автоматизация управления складом.
Автоматизация управления – комплексное понятие. В применении к деятельности склада речь может идти об автоматизации управления учетом грузов (товаров, сырья), находящихся на складе, внутреннее перемещение, хранение, сортировка, отправка со склада. Это тоже целый комплекс отдельных вопросов, решение которых развивается по двум направлениям:
-
подготовка, обучение высококвалифицированного персонала;
-
развитие технологической базы.
Задачами применения АУ тех или иных процессов являются:
-
сведение к минимуму потерь, связанных с «человеческим фактором»;
-
увеличение производительности труда;
-
повышение эффективности и гибкости управления;
-
улучшение контроля над процессами;
-
упрощение делопроизводства.
В конечном итоге, все вышеперечисленные задачи сводятся к экономии средств и увеличению прибыли.
Подготовка высокопрофессиональных кадров в России на современном этапе не имеет должного применения – зачастую сильно разняться теория (в основном – западная) и практика (российская действительность).
Технологическая база, иногда отдавая дань моде, иногда уповая на технический прогресс, все же получает развитие.
Особенно эффективным и экономически выгодным (окупается за несколько месяцев) в области автоматизации товародвижения является применение штрихового кодирования. Автоматизация здесь применяется уже на этапе подготовки и ввода информации.
Основной принцип системы ШК — присвоение подконтрольной единице идентификационного знака – номера, по которому с помощью специальной технологии можно проследить перемещение этой единицы в пространстве и времени.
Системы ШК не требуют специальной адаптации к компьютерным технологиям, поскольку являются естественным материалом для ЭВМ. Это позволяет решить одну из самых сложных компьютерных проблем – безошибочный ввод данных. Суть метода заключается в нанесении на упаковку предмета или сам предмет штрихкода – прямоугольной наклейки, не превосходящей размеры 68 см и содержащей очень компактный код товара.
С помощью специального считывающего устройства – сканера оператор «считывает» имеющуюся информацию, которая таким опосредованным путем вносится уже в компьютер для дальнейшей обработки. Информация считывается машинным способом с большой скоростью и достоверностью – на два порядка выше, чем при вводе ее с клавиатуры.
При использовании этой технологии на складе повышается эффективность:
-
приемки и учета поступающих на склад товаров;
-
размещения товаров по зонам хранения с учетом весовых и геометрических характеристик товаров;
-
подготовки комплектовочных и отгрузочных документов;
-
оперативного управления отборкой и комплектацией товаров в соответствии с заявочными ведомостями;
-
материального учета и отчетности по складам;
-
оперативного автоматизированного составления бухгалтерской отчетности;
-
анализа финансовой деятельности и т.п.
Экономический эффект от внедрения технологии ШК получается за счет ускорения оборачиваемости оборотных средств, обеспечения оперативности управления товарными запасами, снижения внутрискладских издержек, уменьшения потерь товаров и т.п.
В настоящее время известно более 50 систем ШК. Активно применяются следующие из них:
-
код 39 (Code 39);
-
код «2 из 5» (Interleaved 2/5);
-
код 128 (Code 128);
-
EAN-13.
Считывание кода производится различными оптическими системами, задача которых основывается на измерении интенсивности отраженного света от черных и белых полос кода.
Виды считывающих устройств:
-
контактный CCD-сканер;
-
«световое перо»;
-
лазерный сканер;
-
многоплоскостной сканер;
-
необслуживаемый (автоматический) сканер;
-
сканер двухмерных (2-D) штрихкодов;
-
терминал сбора данных.
Программное обеспечение.
Применение системы ШК не является основой автоматизации управления – это лишь мощный инструмент учета грузопотоков. Основную роль в автоматизации работы склада играют различные программные разработки, позволяющие применять вышеуказанное оборудование и компьютеры.
Здесь имеет место типичная ошибка в начале работы по автоматизации. Зачастую закупленное оборудование не может напрямую работать с программным обеспечением. Следовательно, начинать автоматизацию необходимо с выбора программного обеспечения. Однако, выбирая программный продукт, следует руководствоваться не таким критерием, как «лучший продукт», а функциональными возможностями, которые зачастую не соответствуют конкретным запросам.
Возможности программы закладываются разработчиком. Любой разработчик стремится к унификации и универсализации программных продуктов с целью охватить наибольшее число потребителей. Модель программного продукта часто строится по принципу «открытой архитектуры», когда сам пользователь может «подладить», «достроить» программу под собственные нужды. Это не всегда дает требуемый эффект – существует предел универсализации, так как невозможно гарантировать работоспособность программы при глубоком изменении ее параметров пользователем. Унификация также не всегда помогает. Например, для торговли информация о товарах должна быть представлена на совершенно ином уровне детализации, нежели это необходимо для бухгалтерских операций, — формального аппарата теории бухгалтерского учета, заложенного в программу, недостаточно для решения вопросов складского процесса и наоборот.
В настоящее время на рынке программного обеспечения предлагается порядка нескольких сотен программ для автоматизации работы складов. Условно их можно разделить на следующие группы.
Универсальные тиражные складские программы, в основном ориентированные на торговлю. Это относительно недорогие программы, предназначенные для работы на одном или нескольких компьютерах. В этих программах сочетаются функции складского и оперативного учета, а также некоторые аналитические возможности.
Складские системы для крупных фирм функционально близки к предыдущему классу, однако разрабатываются под конкретные нужды заказчика. Отсюда и уровень ответственности (небольшой простой или ошибка АСУ могут привести к значительным убыткам), а также соответствующая цена программного продукта.
Программно-технические комплексы. Их поставщиков можно разделить на два типа:
-
разработчики программного обеспечения, работающие с различными поставщиками оборудования;
-
системные интеграторы, традиционно тяготеющие к поставке «аппаратных» средств, «дополненных» программными элементами.
Хотя последнее и демонстрирует преобладание аппаратуры над программами – как правило, это лишь маркетинговый ход, ориентированный на психологию потребителя, — покупать конкретное и понятное оборудование с «довеском» программ психологически проще, чем непонятный программный продукт, к которому еще необходимо оборудование.
В настоящее время рынок компьютерных программ уже имеет устоявшиеся формы. Сейчас на рынке складских программ выделяются фирмы-разработчики: «Галактика», «1С», «Фолио», «Парус», «Аспект», «БЭСТ», «Квестор», «Инфософт», «Компьютер-сервис», «Светон», «ДИЦ», «АиТ», «Инотек», «Интеллект-сервис», «Гринсофт», «Ланкс».
Практически все современные версии программных продуктов рассчитаны на неподготовленного пользователя, имеют большой набор типовых операций, широкие возможности анализа обрабатываемых данных. Эти программы могут выполнять практически все необходимые операции и имеют подробное описание. Выбор остается за пользователем.
Обязательно ли составлять должностную инструкцию для этой должности?
Никаких строгих обязательств по составлению должностных инструкций к работодателю в законе нет, т. е. делается это сугубо по инициативе работодателя. Правда, тут стоит отметить, что должность завскладом связана с хранением и оборотом материальных ценностей, поэтому составление должностной инструкции поможет как работодателю, так и работнику отстоять свои права при возникновении спорных ситуаций.
Например, если в должностной инструкции прописана обязанность завскладом организовывать разгрузочно-погрузочные работы, то его вполне можно будет привлечь к ответственности за срыв сроков отпуска товаров. Если же завскладом ответственен только за хранение товара, предъявить к нему претензии за отсутствие грузчиков может быть проблематично.
Использовать натуральные удобрения, талую воду и свои семена
Дача — моя отдушина! Если не бываю там день, чувствую себя не в своей тарелке. Кроме семян ничего не покупаю, а иногда семена моркови и свеклы вырастают свои, и очень даже неплохие. Есть все: яблони, груши, сливы, вишни, смородина, крыжовник, черноплодная рябина, малина, облепиха, ежевика. Много цветов, только георгинов до 50 кустов. Участок 10,5 сотки, под овощами и картофелем половина.
Использую натуральные удобрения и золу. Вода талая: зимой наполняем две двухтонные вагонетки снегом. Если не хватает, покупаю еще пару-тройку тонн, но это только в засушливый год. Жуков на картошке не травлю, собираю каждый день. Затрат на транспорт нет, дача близко, хожу пешком — 12 минут. Не представляю себя без участка, хотя могу позволить себе все купить. Люблю прямо с куста съесть малину, смородину, крыжовник, с дерева — грушу, яблоко, потому что ничего не обрабатываю удобрениями. Когда покупаешь в магазине или на рынке, все нужно тщательно мыть. А у нас почти все свое, даже мешки сухофруктов. Пока силы есть, не расстанусь с садом.
Работа заведующего складом сосредотачивается на отслеживании всех предметов, которые поступают и выходят со склада. Он предоставляет материалы и оборудование, направляя услуги приема, складирования и распределения; контролирует и регулирует персонал. Для этого требуется очень организованная система отслеживания запасов. Заведующий складом должен держать подробный бумажный регламент не только потому, что он знает свои уровни запасов, но и показывает, что бухгалтерия в порядке. Заведующий складом также должен быть в курсе затрат, связанных с приобретением нового продукта, и постоянно стремиться получить лучший продукт по лучшей цене. Как правило, он должен работать в рамках ориентировочных процентных ставок, чтобы обеспечить прибыльность компании. В соответствии со своими обязанностями, заведующий складом выполняет или должен выполнять следующее:
- Поддерживает связь с клиентами, поставщиками и транспортными компаниями.
- Поддерживает операции приема, складирования и распределения, инициируя, координируя и применяя политику и процедуры в отношении программ, операций и персонала.
- Соответствует требованиям федерального, государственного и местного складирования, обработки материалов и доставки, изучая существующее и новое законодательство; обеспечение соблюдения требований; консультирование руководства по необходимым действиям.
- Защищает складские операции и содержимое, контролируя процедуры и протоколы безопасности.
- Контролирует уровни запасов путем проведения подсчетов; согласование с системой хранения данных.
- Поддерживает физическое состояние склада путем планирования и внедрения новых макетов дизайна; осмотр оборудования; выдача рабочих заказов на ремонт и реквизиты для замены.
- Достигает финансовых целей путем подготовки годового бюджета; расписание расходов; анализ различий; инициирование корректирующих действий.
- Завершает эксплуатационные требования склада путем планирования и назначения сотрудников; следя за результатами работы.
- Ведет персонал склада путем найма, отбора, ориентации и обучения сотрудников.
- Поддерживает результаты работы персонала склада путем коучинга, консультирования сотрудников; планирования, мониторинга и оценки результатов работы.
- Поддерживает профессиональные и технические знания, посещая учебные семинары; осуществляет обзор профессиональных публикаций; создание персональных сетей; участие в профессиональных обществах.
- Способствует усилиям команды, выполняя соответствующие результаты по мере необходимости.
- Эффективно использует пространство и механическое погрузочно-разгрузочное оборудование, обеспечивая выполнение качественных, бюджетных целей и экологических целей
- Имеет четкое представление о политике и видении компании.
- Координирует использование автоматизированных и компьютеризированных систем, где это необходимо.
- Отвечает общаясь с клиентами по электронной почте и телефону.
- Постоянно обновляет системы управления запасами и следит за тем, чтобы товарно-материальные запасы были точными.
- Организовывает набор и обучение персонала, а также контролирует его работу и прогресс.
- Мотивирует, организовывает и поощряет коллективную работу в рамках рабочей силы, чтобы обеспечить достижение или превышение целевых показателей производительности.
- Производить регулярную статистику на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе.
- Посещает клиентов для контроля качества обслуживания, которое они получают.
- Регулярно публикует отчеты и статистику.
- Получает отзывы и контролирует качество предоставляемых услуг.
Основными требованиями к человеку, претендующему на роль заведующего складом, являются:
- Проверенный опыт работы в качестве завхоза.
- Экспертиза процедур и оптимальных методов управления складами.
- Доказанная способность реализовывать инициативы по улучшению процесса.
- Знание ключевых показателей эффективности.
- Опыт работы с программным обеспечением и базами данных управления складами.
- Лидерские навыки и умение управлять персоналом.
- Сильные навыки принятия решений и решения проблем.
- Отличные коммуникативные навыки.
- Степень бакалавра в области логистики, управления цепочками поставок или управления бизнесом.
Основные требуемые навыки для человека на должности заведующего складом:
- Отличные устные и письменные навыки общения.
- Счет и понимание финансов.
- Навыки управления людьми, в том числе способность руководить и мотивировать других, делегировать работу и объяснять идеи.
- Планирование и организация.
- Способность работать как часть команды.
- Способность вдохновлять, мотивировать и руководить командой людей.
- Аналитическая способность.
- Инициатива и решительность.
- Энтузиазм.
- Технических и ИТ-навыков, особенно в том, что касается управления базами данных и электронных таблиц.
- Навыки решения проблем, способность работать на тактическом и стратегическом уровне.
- Способность работать под давлением и в сжатые сроки.
- Профессиональное владение Microsoft Office было бы полезным, и также может потребоваться хорошее понимание стандартного компьютерного программного обеспечения.
Перечень прав сотрудника
Законодательство РФ и трудовой договор предоставляет заведующему ряд прав. В их число входит:
- ознакомление с будущими проектами, которые направлены на работу склада
- представление собственных проектов, что позволят оптимизировать всю работу, а также сократить операционные расходы
- информировать руководство о найденных недостатках в работе, а также предлагать решения для их устранения
- отправлять запросы, в соответствии с которыми должны предоставить информацию о рабочих и грузах, что находятся на складе, с целью выполнения должностных обязанностей
- рекомендовать руководству сотрудников, которых нужно повысить или, наоборот, понизить в должности
- поощрять сотрудников денежными премиями через руководство, отправив предварительно запрос на разрешение оного действия
- просматривать и визировать документы, а также заключать договора в области той компетенции, что доступна заведующему
- выставлять руководству требования по созданию минимальных комфортных условий труда в соответствии с законодательством, если нормы оного не соблюдаются
- принимать решения без одобрения руководства, если компетенция допускает это
Список прав также может быть увеличен, однако приведенная здесь норма является минимумом и представляет базовые права, обеспеченные законодательством.
Профстандарт заведующего
Заведующий складом упоминается в Профессиональном стандарте «Специалист административно-хозяйственной деятельности», утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты №49н от 02.02.2018 г. Обобщенная трудовая функция — обеспечение расходными материалами и услугами для создания оптимальных условий труда, а также организация складского хозяйства.
Справка. По уровню квалификации заведующего складом определяют как специалиста, принимающего самостоятельные решения и проводящего их анализ, с индивидуальной или групповой ответственностью.
Требования к квалификации: не ниже среднего профессионального образования без особых требований к опыту и стажу работы. Код деятельности по ОКЗ — отсутствует.
Должностные обязанности. Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности. Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.
Должен знать: нормативные и методические материалы по вопросам организации складского хозяйства; стандарты и технические условия на хранение товарно-материальных ценностей; виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей и нормы их расхода; организацию погрузочно-разгрузочных работ; правила и порядок хранения и складирования товарно-материальных ценностей, положения и инструкции по их учету; условия договоров на перевозку и хранение грузов, на аренду складских помещений и оборудования; порядок расчетов за оказанные услуги и выполненные работы; правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы в должности заведующего складом не менее 1 года или среднее (полное) общее образование и стаж работы в должности заведующего складом не менее 3 лет.
Должностная инструкция заведующего
После того как определены для завскладом обязанности, их нужно закрепить в специальном документе. Отметим, что ТК РФ не использует такого понятия, как должностная инструкция, и не считает его обязательным документом. На практике ее считают основным документом, определяющим трудовые обязательства сотрудника. Советуем разработать такой документ для завскладом на производстве, это позволит избежать конфликтов с сотрудником, грамотно организовать его работу, а также четко определить не только обязанности завсклада на складе, но и границы его материальной ответственности.
Инструкция обычно состоит из следующих разделов:
- общие положения;
- должностные обязанности работника;
- права работника;
- ответственность работника;
- заключительные положения.
Разделы можно именовать по-разному, добавляя дополнительные (например, про взаимодействие с подчиненными сотрудниками, работниками других подразделений и пр.). Для наполнения раздела «Заведующий складом — должностные обязанности» руководствуйтесь ЕКС, дополняя и корректируя положения этого справочника.
Завскладом обязан знать:
- нормативные документы по способам и средствам устройства склада;
- стандарты и ТУ на хранение грузов;
- номенклатуру товаров, их характеристики и нормы расхода;
- порядок организации погрузки/разгрузки;
- нормы складирования продукции;
- руководства по учету продукции;
- условия заключенных договоров на транспортировку и хранение грузов;
- условия аренды площадей и спецоборудования;
- нормы расчета платы за выполненные работы и оказанные услуги;
- правила технической эксплуатации спецтехники;
- основы экономической деятельности, ведения производственной деятельности, трудовой деятельности и менеджмента;
- основные положения ТК РФ;
- основные законоположения охраны труда.
III. Права ЗАВЕДУЮЩЕГО СКЛАДОМ ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
Заведующий складом торгового предприятия имеет право:
3.1. Обращаться к руководству:
— с предложениями по совершенствованию работы склада, связанных с функциональной деятельностью склада;
— с сообщениями о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и
вносить предложения по их устранению;
— с предложениями о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
— с представлениями о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников склада;
— с требования оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
3.4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководства предприятия).
К лицам, что претендуют на эту должность, выдвигается следующий ряд требований:
- наличие образования: специальное или высшее по профессии
- стаж по специальности от 1 года
-
умение работать с нормативной документацией и знать технические аспекты, а также стандарты хранения товаров
- информированность о правилах и порядке, в соответствии с которыми осуществляется хранение
- сдать нормативы по технике безопасности
- быть осведомленным о базовых нормативных условиях в договорах перевозки и хранения
- знать правила использования средств для погрузки
- уметь управлять производством
- наличие управленческих навыков
В ряде случаев доступно исключение в виде приема на работу человека без образования, однако минимальный опыт повышается до трех лет.
Необходимые профессиональные качества
Помимо объективных качеств — образование, стаж работы, дополнительных знаний о профессиональной сфере — руководство также анализирует деловые качества кандидата.
Таблица 1. Что входит в деловые качества.
| Наименование | Описание |
| Компетенция | Оценивается не только профессионализм, но и глубина знаний в смежных с основной деятельностью областях — это помогает быстрее действовать в непредусмотренных инструкциями ситуациях |
| Уровень дисциплины | Позволяет работодателю быть уверенным в том, что сотрудник будет своевременно выполнять свою работу, несмотря на внешние факторы |
| Способность к самоорганизации и налаживанию грамотной работы внутри коллектива | Лидерский аспект, благодаря которому также можно оптимизировать деятельность и сократить издержки |
| Общая производительность работы | Оценивается то, с какой скоростью заведующий сможет выполнять порученные ему задания |
| Способность быстро обучаться | Необходимо в ряде специфических компаний, деятельность которых построена на технологиях и их смене внутри фирмы |
| Умение составлять грамотную оценку собственной личности и знать производственную этику | Позволяет влиться в коллектив, а также миновать конфликты внутри него |
| Инициативность | Наличие этого качества позволит работодателю доверить заведующему больше важной работы, что послужит для него хорошим опытом и возможностью получить повышение |
| Способность обучать других сотрудников | Это также сокращает издержки и время на обучение новых сотрудников, если их руководство в лице заведующего умеет грамотно оказать практическую помощь и предоставить нужный материал |