Как грамотно составить служебную записку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как грамотно составить служебную записку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Типы документа по возмещению расходов

2. В каких случаях работнику положена компенсация расходов?

3. Можно ли подать служебную записку в электронном виде?

4. Срок хранения служебной записки

5. Служебная записка на компенсацию оплаты проезда

6. Порядок компенсации расходов по заявлению работника

7. Заявление сотрудника с просьбой возместить расходы

8. Если работник потратил собственные средства вместо подотчетных (практические рекомендации для директора и бухгалтера)

9. Обзор видов служебной записки и руководство как составлять

10. Служебная записка на возврат денежных средств потраченных детей

11. Какие документы прилагаются

12. Письмо про возврат денег, в том числе ошибочно перечисленных

Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.

Типы документа по возмещению расходов

Как упоминалось выше, существуют несколько разновидностей служебных записок, о которых идёт речь, например:

На покрытие расходов. Такая бумага представляет собой документ финансовой отчётности и составляется по правилу, утверждённому приказом внутри предприятия.
На возврат денежных средств. Подобная бумага должна обязательно содержать реквизиты банка на счет, в котором буду перечисляться возвращаемые деньги. Ещё нужно указать название самой банковской организации и ФИО человека, являющегося держателем карты.
На выдачу денег на подотчет. Подобный документ может потребоваться в самых разных ситуациях, например, если нужно возместить представительские расходы, в т.ч проезд на такси, удовлетворить нужды работника в командировке и т.д.

В каких случаях работнику положена компенсация расходов?

В ст. 188 ТК РФ закреплено право работника на компенсацию, если он использует личное имущество для осуществления профессиональных обязанностей.

В этом случае должно быть соблюдено два условия:

Имущество используется в интересах работодателя.
Работодатель согласен или поставлен в известность.

К имуществу относят инструменты, материалы, автотранспорт, оборудование, технические средства.

С целью информирования работников о видах затрат, которые подлежат возмещению, каждая организация разрабатывает и утверждает механизм компенсации расходов в форме приказа или положения.

К основным видам компенсаций относят:

Возмещение расходов по командировке. При необходимости срочной и неотложной поездки по рабочим вопросам, бухгалтерия не всегда успевает вовремя перечислить сумму командировочных. После возвращения сотрудника составляется служебная записка на компенсацию затрат, в том числе на проезд. Заявление гражданин обязан подкрепить чеками и проездными документами;
Возмещение личных средств, направленных на покупку товаров или оплату услуг для фирмы. Например, затраты при закупке канцтоваров, на почту. В этом случае к служебной записке прикладывают квитанцию, счет-фактуру, копию доверенности, подтверждающей правомочия работника на закупку;
Компенсация за использование личного автомобиля и имущества в служебных целях. В данном случае положено возмещение расходов на бензин и на ремонт автомобиля. Если работа носит удаленный характер и связана с осуществлением телефонных звонков, то работодатель обязан компенсировать расходы на телефон и на мобильную связь;
Возмещение расходов на проезд в регион проведения отпуска (для организаций из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностям).

Важно! Компенсация расходов гарантируется, если работник предоставит пакет документов, подтверждающих их совершение, а также при наличии верно составленной служебной записки.

Процедура не подлежит налогообложению, а ее нарушение может грозить неприятностями в случае проверок контролирующих органов.

Можно ли подать служебную записку в электронном виде?

Способ подходит организациям, практикующим обмен информацией с помощью электронной почты. Электронный документооборот сокращает время рассмотрения заявления, при этом форма служебной записки меняется не сильно.

Важно! При отправке записки через специальную программу для отправки сообщений адресата и отправителя прописывать необязательно, сведения подгружаются автоматически.

Обмен электронными документами предполагает:

использование электронной подписи как отправителя, так и получателя документа после его рассмотрения;
использование программ, позволяющих производить регистрацию деловых бумаг в учетном журнале;
использование корпоративной почты при отсутствии специального программного обеспечения.

Независимо от носителя служебная записка подлежит хранению в течение пяти лет.

Срок хранения служебной записки

Время хранения «служебок» различается в зависимости от типа документа. Все сроки перечислены в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Для удобства использования мы свели их в таблицу.

Вид записки	Срок хранения	Номер статьи Перечня
Докладные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов	До минования надобности	9
Докладные, служебные записки по выполнению поручений руководства организации	5 лет	17
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации, контрольных, ревизионных органов организации, совещаний у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков	Постоянно	18
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам собраний структурных подразделений организации	5 лет
Докладные, служебные записки к проектам приказов, распоряжений	1 год	20
Докладные записки по разработке проектов уставов, положений	До минования надобности	35
Докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности	5 лет	47
Докладные, служебные записки по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, общих собраний. съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых столов», совещаний, торжественных приемов, встреч	3 года	48
Докладные записки о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан	5 лет	153
Докладные, служебные записки об организации и результатах контроля исполнения документов	1 год после снятия с контроля	159
Докладные и служебные записки по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения	5 лет	186
Докладные записки о соблюдении финансовой дисциплины	5 лет	255
Докладные записки о формировании фондов организации и их расходовании	5 лет	256
Докладные записки о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности	5 лет	282
Докладные записки по первичным статистическим данным	3 года	336
Докладные, служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка	1 год	382
Докладные, служебные записки о соблюдении дисциплины труда	3 года	383
Докладные записки о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника	1 год после принятия решения	390
Докладные записки о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	5 лет	392
Докладные записки о разработке норм выработки и расценок	1 год после утверждения разработанных норм	398
Докладные записки об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием	3 года, а при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда —50/75 лет (в зависимости от даты создания записки)	427
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы	50 лет (для документов, созданных после 1 января 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных раннее)	434
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении работников в командировку	5 лет
Докладные записки о дисциплинарных взысканиях	3 года
Докладные записки, связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года	454
Докладные, служебные, объяснительные записки комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов	5 лет	469
Докладные записки о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	491
Докладные и служебные записки о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 лет	520
Докладные, служебные записки по вопросам охраны объектов культурного наследия, природоохранных зон	5 лет	535
Докладные записки о развитии средств связи и их эксплуатации	5 лет	564
Докладные, служебные записки о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей	5 лет	587
Докладные, служебные записки о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 год	588
Докладные, служебные записки об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации	5 лет	611

Служебная записка на компенсацию оплаты проезда

Однако чтобы соблюсти корректность составления документа, направленного именно на получение денежной суммы, необходимо обратиться к тому лицу, которое уполномочено распоряжаться денежными суммами организации. В ряде случаев потребуется указать законы, ссылаясь на которые вы изъявляете желание получить средства.

На представительские расходы Практически любая организация осуществляет денежные траты на организацию различных приемов иностранных представителей, на оплату культурных мероприятий для гостей, на переводчика, на некоторые угощения, а также на целый список потребностей иного характера. Образец записки на представительские расходы скачивайте здесь бесплатно.

Чтобы получить деньги на определенные потребности, необходимо прописать в документе общепринятые реквизиты для всех записок.

Порядок компенсации расходов по заявлению работника

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.

Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.

Об оплате однодневных поездок прочитайте в материале «Как оплачивается командировка на один день?».

Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.

Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются при УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а при ОСНО — на дату утверждения заявления (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Какие документы подтверждают командировочные расходы? Ответ от “КонсультантПлюс”: Расходы на проезд: – поездом – распечатка электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777); – самолетом – … Полный перечень см. в К+.

Заявление сотрудника с просьбой возместить расходы

Нужно прикрепить соответствующие чеки, проездные билеты, квитанции на жилье и документы иного характера, свидетельствующие факт оплаты работником данных услуг.

Четко зафиксируйте число отъезда сотрудника в командировку и дату его приезда.
Помимо основных пунктов, принятых для всех записок, в тексте документа укажите точное время с поминутным учетом и город, из которого работник совершил отъезд, а также город прибытия.
После чего перечислите подробно все услуги, за которые требуется компенсация, описав их как можно информативнее, но в тоже время лаконично.
Затем обозначьте поминутное время приезда и укажите список документов, которые вы будете прикладывать в качестве основания для получения денег.

Если работник потратил собственные средства вместо подотчетных (практические рекомендации для директора и бухгалтера)

71-й счет «Расчеты с подотчетными лицами»– это излюбленное «поле деятельности» для инспекторов ИМНС. На практике часто возникают ситуации, когда работник закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем предприятие возмещает ему потраченные на это деньги.

При неправильном оформлении первичных документов налоговая инспекция часто рассматривает такую операцию как факт покупки предприятием товара у физического лица и требует включить выплаченные ему средства в расчет совокупного дохода. До 2001 г. ИМНС требовала включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. В 2001 г. налог на доходы у резидентов РФ не удерживается, однако сведения о выплаченном доходе должны представляться в налоговый орган.

Прежде всего, необходимо подтвердить право работника производить наличные расчеты, выступая от имени и в интересах предприятия . Руководитель организации без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во взаимоотношениях с третьими лицами. В отношении же других работников на предприятии следует оформить приказ, утверждающий список работников, имеющих право как на получение подотчетных сумм, так и на совершение сделок за счет собственных средств с последующим возмещением. Тем же приказом могут быть утверждены две стандартные формы служебной записки : при предварительной выдаче подотчетной суммы и при возмещении средств, уже потраченных подотчетным лицом в интересах предприятия. Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности , подтверждающие, что при покупке товаров (работ, услуг) они действуют в интересах предприятия.

Пример оформления :

Служебная записка
Прошу возместить расходы, понесенные мной в интересах ООО «Сатурн», в сумме 1 200 руб. Основание: доверенность № 1 от 10.01.2003, выданной в соответствии с приказом № 3 от 04.01.2003. Характер понесенных расходов: покупка канцелярских товаров.
Петров И.И. 03.05.2003

Виза бухгалтерии:
Авансовый отчет № 30 от 03.05.2003 представлен.
Бухгалтер Иванова М.И.

Виза руководителя:
Бухгалтерии выдать Иванову И.И. сумму в размере 1 200 руб.
Директор Сидоров А.А.

Авансовый отчет в этом случае составляется и утверждается в общеустановленном порядке . Второй важный совет: чтобы избежать возможных споров с проверяющими, при приобретении товара не для себя, а для предприятия работнику следует оформить покупку от имени предприятия . Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах предприятия может быть как прямое указание на данное предприятие в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности), так и указание на физическое лицо (Ф.И.О. работника предприятия, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

Дополнительным аргументом будет наличие полученной от продавца счет-фактуры , выписанной на предприятие в соответствии с предъявленной покупателем доверенностью. Ведь при продаже физическим лицам вместо счет-фактуры, накладной и корешка приходного ордера покупателю выдается чек ККМ и товарный чек . С 01.01.02 при покупке за наличный расчет юридическим лицом не взимается налог с продаж .

Пример «правильного» набора первичных документов:

Работник Петров И.И. подал служебную записку и авансовый отчет на сумму 1 000 руб. К ним были приложены:

1) Корешок к приходному ордеру на сумму 1 200 руб, в т.ч. НДС – 200 руб., без НсП (в графе «получено от» значилось «ООО «Сатурн» через Петрова И.И.»;
2) Накладная (в графе «получатель» значилось «ООО «Сатурн»);
3) Счет-фактура на сумму 1 200 руб, в т.ч. НДС – 200 руб., без НсП (в графах «получатель» и «плательщик» значилось «ООО «Сатурн»).

Если покупка совершена в сети розничной торговли и вместо «правильного» набора документов работник представил чек ККМ и товарный («мягкий») чек, то в этом случае решающее значение в доказательстве совершения сделки в интересах организации имеют два вышеописанных документа: 1) приказ (оформленный до даты оплаты) и 2) служебная записка (составленная работником после оплаты и подаваемая вместе с авансовым отчетом).

Возможна ситуация, когда непосредственно в момент сделки полномочия действовать от имени организации у работника отсутствуют. В этом случае руководитель может одобрить ее впоследствии . В этом случае все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения (ст. 183 ГК РФ). Одобрение сделки необходимо оформить в письменном виде , например, в форме визы руководителя на служебную записке работника.

Обзор видов служебной записки и руководство как составлять

На практике часто возникают ситуации, когда работник закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем предприятие возмещает ему потраченные на это деньги. При неправильном оформлении первичных документов налоговая инспекция часто рассматривает такую операцию как факт покупки предприятием товара у физического лица и требует включить выплаченные ему средства в расчет совокупного дохода. До г. ИМНС требовала включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. В г. Прежде всего, необходимо подтвердить право работника производить наличные расчеты, выступая от имени и в интересах предприятия. Руководитель организации без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во взаимоотношениях с третьими лицами.

Служебная записка на возврат денежных средств потраченных детей

Вне зависимости от того, в каком порядке производится оплата командировочных трат, по завершению поездки сотрудник должен представить авансовый отчет. Поэтому ему надо будет написать заявление, о том, чтобы с его зарплаты вычли причитающиеся суммы. Все документальные подтверждения необходимо приложить к заявлению, иначе остаток возместительных денежных сумм могут просто не выплатить.

Расчеты с подотчетными лицами»– это излюбленное «поле деятельности» для инспекторов ИМНС. На практике часто возникают ситуации, когда работник закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем предприятие возмещает ему потраченные на это деньги. При неправильном оформлении первичных документов налоговая инспекция часто рассматривает такую операцию как факт покупки предприятием товара у физического лица и требует включить выплаченные ему средства в расчет совокупного дохода.

До 2001 г. ИМНС требовала включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. В 2001 г. налог на доходы у резидентов РФ не удерживается, однако сведения о выплаченном доходе должны представляться в налоговый орган.

Тем же приказом могут быть утверждены две стандартные формы служебной записки : при предварительной выдаче подотчетной суммы и при возмещении средств, уже потраченных подотчетным лицом в интересах предприятия. Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности , подтверждающие, что при покупке товаров (работ, услуг) они действуют в интересах предприятия.

Однако любая служебная записка должна быть составлена с учётом элементарных правил оформления, например:

Документ в обязательном порядке должен быть составлен на листе бумаги формата А4.
При составлении в программе Word нужно использовать шрифт под названием Times New Roman.
Размер шрифта должен быть 14 пунктов.
Необходимо установить межстрочный интервал 1,5.
Дата составления документа должна быть обозначена арабскими цифрами или буквами и числами.
Название документа может находиться как посередине листа, так и около границы левого поля.

Несоблюдение этих элементарных требований повлечёт за собой проблемы с любым документом.

Сумм, подлежащая возмещению, рассчитывается по методу, указанному в соглашении. Существуют три варианта:

исходя из показателей тахометра автомобиля;
без учета километража, по путевым листам или журналам передвижений;
в фиксированном размере независимо от фактической суммы расходов.

В первых двух случаях для получения денежных средств работник должен предоставлять подтверждающие документы: чеки с автозаправочных станций, квитанции о прохождении техосмотра, путевые листы и т.д.

Покрытие расходов сотрудника на использование личной собственности в рабочем процессе происходит с периодичностью, указанной в соглашении, подписанном обеими сторонами. Чаще всего — один раз в месяц. Во время отпуска, больничного, командировки возмещение не предусмотрено.

Для получения денег нужно представить ряд документов:

паспорт транспортного средства;
свидетельство о регистрации;
доверенность (если служащий не является владельцем);
обоснование расходов, например, чеки;
путевые листы подтверждающие, что автомобиль эксплуатировался для нужд фирмы (Путевой лист легкового автомобиля).

По последнему пункту нередко возникают споры. Дело в том, что такая бумага предназначена для учёта перемещений транспорта, принадлежащего компании.

Какие документы прилагаются

К служебной записке для уточнения расходов прилагаются такие бумаги:

чеки и квитанции о расходах на топливо, жильё, стоянку.

Если у сотрудника нет таких бумаг, то ему нужна служебная записка, где будет написана дата отъезда и возвращения, с отметкой подтверждения от компании.

Документ необходим, чтобы налоговики не посчитали такую компенсацию доходами работника, с которых нужно заплатить НДФЛ. А также не смогли найти повод предъявить претензии к признанию выплаченной компенсации в составе расходов при расчете налога на прибыль.

При возмещении сотруднику расходов, которые он понес за свой счет в интересах и с согласия компании, доходов у работника, а значит и объекта налогообложения по НДФЛ, не возникает (ст. 209 НК РФ). Равно как и базы по страховым взносам, в том числе взносам на травматизм. Ведь компенсация незапланированных затрат не относится к выплатам в рамках трудовых отношений (ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Чтобы убедить налоговиков в том, что возмещенные расходы сотрудник понес в интересах компании и они не являются его доходом, в заявлении стоит детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы. При подобном оформлении документа проблем с признанием таких выплат в налоговом учете возникнуть не должно.

К заявлению также необходимо приложить документы, подтверждающие понесенные расходы.

	Генеральному директору
Возместить М.М. Михайлову	ООО «Компания»
расходы на покупку каталога	Иванову И.И.
в размере 1500 руб.	от Михайлова Михаила Максимовича,
10.02.2012	И.И. Иванов	работающего в должности
	менеджера отдела маркетинга

Письмо про возврат денег, в том числе ошибочно перечисленных

Оформление такого письма может оказаться необходимым и частному лицу и юридической компании в случае спорных платежей. Форма письма стандартна, корректируются лишь обстоятельства или условия сделки. Необходимо подготовить документы, которые подтверждают зачисление на счет соответствующей суммы. Для юридических организаций таким документом является счет оппоненты указанной суммы, для частного лица – квитанция (чек) об оплате за товар или услуги.

Если расхождение в суммах и ошибочная отправка средств была выявлена в ходе сверки, необходимо приложить акт, подтверждающий допущенные расхождения. Письмо подписывается главным бухгалтером, руководителем подразделения и директором организации. Оно оформляется в необходимом количестве экземпляров для отправки каждому контрагенту.

Деловая переписка хранится в течение 5 лет по установленным правилам.

В тексте заявления следует указать сложившуюся ситуацию: ошибочный расчет, некачественный товар, а также точную сумму цифрами и прописью. Также нужно указать дату и номер чека, по которому была произведена оплата за товар.
Далее в тексте заявления указываются реквизиты, на которые нужно перечислить сумму: ФИО получателя, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки (КПП), расчетный счет, банк получателя, банковский идентификационный код (БИК), корреспондентский счет (Кор/сч).
В приложении к заявлению указывается акт сверки. В конце документа ставится подпись заявителя и дата заполнения.

В случае ошибки со стороны кассира, т. е. неправильно пробитая сумма на чеке, кассир обязан написать объяснительную записку. Такая записка составляется кассиром на имя руководителя организации, где излагается причина совершения неправильных действий, которые привели к ошибке в кассовом чеке. Причиной может быть невнимательность при работе на кассовом аппарате, переутомление или плохое состояние здоровья, сбой в работе или поломка кассового аппарата и т. п. Данная пояснительная записка прилагается к акту.

Любая служебная записка составляется для того, чтобы осветить какие-либо деловые вопросы. Последние должные иметь непосредственное отношение к рабочему процессу отдельно взятого работника или определённого структурного подразделения. Решение подобных вопросов, как правило, зависит от того подразделения, в которое отправляется служебная записка.

Целью написания бумаг перечисленных выше является получение сотрудником денежных средств с определённой целью. Например, когда работника отправляют в командировку, он должен написать бумагу на выдачу денег при этом стоит указать, на каком основании он должен получить деньги.

В конкретном случае основанием служит отъезд в другой город по рабочим делам. На основании такого документа сотруднику выдаются деньги, которые компенсируют траты на проживание и питание, а также на удовлетворение всех своих потребностей в рамках командировки.

Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.