Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личные дела сотрудников порядок формирования в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.
Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
Сколько хранить и где
В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.
Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.
Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.
Обеспечение защиты персональных данных личных дел
Как мы выяснили, основная масса документов, помещаемых в личное дело, содержит персональные данные. А это значит, что работодателю придется предпринять меры по их защите от распространения и неправомерного доступа.
Например, для государственных гражданских и муниципальных служащих п. 5 Положения установлено, что при получении, обработке, хранении и передаче их персональных данных кадровая служба государственного органа обязана соблюдать такие требования:
— персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. При необходимости получить его персональные данные у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
— запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу не установленные федеральными законами персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
— передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.
Относительно личных дел работников автономных, бюджетных, казенных учреждений, а также органов исполнительной власти можно сказать смело, что персональные данные также охраняются, только при организации правильного хранения, обработки и передачи работодатели руководствуются нормами гл. 14 ТК РФ, Закона N 152-ФЗ и частично Положения.
Оформление личной карточки работника
Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.
Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм рекомендуется указывать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Документы о противодействии коррупции
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Планы противодействия коррупции | Постоянно | – |
| Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции | Постоянно | – |
| Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера | 50/75 лет | – |
| Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции | 5 лет | – |
| Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов | 5 лет | – |
| Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений | 5 лет | – |
| Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Уведомления работодателя работниками: | – | |
| а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов | 5 лет | |
| Журналы, базы данных регистрации: | – | |
| а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; | 5 лет | |
| г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; | 5 лет | |
| д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; | 5 лет | |
| ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | |
| Переписка по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | – |
Обеспечение защиты персональных данных личных дел
Как мы выяснили, основная масса документов, помещаемых в личное дело, содержит персональные данные. А это значит, что работодателю придется предпринять меры по их защите от распространения и неправомерного доступа.
Например, для государственных гражданских и муниципальных служащих п. 5 Положения установлено, что при получении, обработке, хранении и передаче их персональных данных кадровая служба государственного органа обязана соблюдать такие требования:
— персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. При необходимости получить его персональные данные у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
— запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу не установленные федеральными законами персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
— передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.
Относительно личных дел работников автономных, бюджетных, казенных учреждений, а также органов исполнительной власти можно сказать смело, что персональные данные также охраняются, только при организации правильного хранения, обработки и передачи работодатели руководствуются нормами гл. 14 ТК РФ, Закона N 152-ФЗ и частично Положения.
Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел
Конечно, за отсутствие самих личных дел казенные, автономные и бюджетные учреждения вряд ли могут быть привлечены к ответственности, так как обязанность их вести для работодателей данного типа не установлена, а вот на государственной гражданской или муниципальной службе — вполне возможно.
Как должностные лица, так и само учреждение могут быть привлечены к ответственности за нарушение порядка хранения, обработки и передачи персональных данных, содержащихся в личных делах. В частности, в силу пп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 37 Закона N 79-ФЗ разглашение персональных данных, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, — это грубое нарушение трудовой дисциплины и может повлечь увольнение с гражданской службы. Для остальных категорий работников разглашение персональных данных также является грубым нарушением трудовой дисциплины, только основание увольнения будет уже иное — пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Отметим, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, могут быть применены меры не только дисциплинарной ответственности, но и административной. Так, на основании ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) возможен штраф, налагаемый на должностных лиц в размере от 500 до 1 000 руб., на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 руб.
Отметим, что возможно наступление и уголовной ответственности. Но это касается лишь случаев разглашения сведений, составляющих государственную тайну (ст. 283 ТК РФ).
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Предоставление сведений средствам массовой информации
Некоторые персональные данные отдельных категорий государственных служащих могут быть предоставлены средствам массовой информации. Пунктом 5 ст. 20 Закона N 79-ФЗ разрешено оглашение сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ. Такие сведения опубликовываются общероссийскими и региональными средствами массовой информации после их обращения с одновременным информированием об этом указанных служащих.
Средствам массовой информации предоставляются следующие сведения:
- декларированный годовой доход;
- перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;
- перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.
Такие сведения даются на основании данных, имеющихся в кадровой службе государственного органа на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.
Кадровику представителя нанимателя следует помнить, что в предоставляемых средствам массовой информации сведениях запрещается указывать:
- иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
- данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего;
- данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации гражданского служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;
- данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;
- информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.
В обязанности кадровой службы государственного органа, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входят:
- приобщение установленных документов к личным делам гражданских служащих;
- обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;
- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих;
- предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ, для опубликования общероссийскими средствами массовой информации по их обращениям;
- информирование указанных гражданских служащих об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих;
- ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по его просьбе и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством.
Какие документы включать в личное дело?
Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.
Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.
|
№ п/п |
Наименование документа |
|
1 |
Анкета, заполненная работником при приеме на работу |
|
2 |
Экземпляр трудового договора |
|
3 |
Копия паспорта |
|
4 |
Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка |
|
5 |
Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности |
|
6 |
Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются) |
|
7 |
Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) |
|
8 |
Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ |
|
9 |
Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования* |
|
10 |
Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан |
|
11 |
Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров |
|
12 |
Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор |
|
13 |
Экземпляр договора о полной материальной ответственности |
|
14 |
Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных) |
|
15 |
Документы о прохождении аттестации |
|
16 |
Докладные и объяснительные записки |
|
17 |
Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну |
* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).
К личному делу могут приобщаться и иные документы.
Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.
Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника
Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.
Это же правило касается и следующих документов:
- аттестационных листов;
- дипломов, справок и других бумаг об образовании;
- справок об отсутствии судимости или её наличии;
- документов о повышении квалификации;
- характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.
Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.
Из чего состоит (структура)
Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.
Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:
- согласие на обработку персональных данных;
- копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
- заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
- справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
- трудовой договор (экземпляр работодателя);
- копию приказа о приеме на работу;
- договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
- договор о материальной ответственности и т. д.
В период работы досье пополняют:
- аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
- копии документов о повышении квалификации;
- копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.
Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.
Обеспечение защиты персональных данных личных дел
Как мы выяснили, основная масса документов, помещаемых в личное дело, содержит персональные данные. А это значит, что работодателю придется предпринять меры по их защите от распространения и неправомерного доступа.
Например, для государственных гражданских и муниципальных служащих п. 5 Положения установлено, что при получении, обработке, хранении и передаче их персональных данных кадровая служба государственного органа обязана соблюдать такие требования:
— персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. При необходимости получить его персональные данные у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
— запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу не установленные федеральными законами персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
— передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.
Относительно личных дел работников автономных, бюджетных, казенных учреждений, а также органов исполнительной власти можно сказать смело, что персональные данные также охраняются, только при организации правильного хранения, обработки и передачи работодатели руководствуются нормами гл. 14 ТК РФ, Закона N 152-ФЗ и частично Положения.
Список документов, входящих в личное дело сотрудников в 2020 году
Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.
В данный перечень документов в 2020 году входят такие основные бумаги как:
- трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
- приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
- договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
- подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
- акты нарушения трудовой дисциплины;
- объяснительные, а также докладные записки;
- приказ о приёме на работу.
Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).
Стоит отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, для проверки трудовой инспекцией – должны обязательно дополняться подписанным им согласием на обработку его персональных данных.
Личные дела работников: правильное оформление, сроки хранения, уничтожение
Личные дела работников — правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.
Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье.
А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.
- Обязательно ли вести личные дела работников?
- Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах
- Формирование личного дела работника: образец 2019-2020
- Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
- Итоги