Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2023 года вступят в силу новые правила распространения бланков трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В действующих правилах описана процедура выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении (прекращении трудового договора). В Порядке № 320н дополнительно приведены особенности выдачи работнику трудовой книжки в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.
О форме трудовой книжки
Новая форма трудовой книжки (вкладыша в нее), утвержденная Приказом № 320н, практически идентична действующей форме, за исключением следующих моментов:
1) на лицевой стороне новой формы печать работодателя должна быть проставлена при ее наличии (в действующей форме печать обязательна);
2) изменился объем книжки:
-
в настоящее время для заполнения сведений о работе и сведений о награждении в трудовой книжке отведены по 10 разворотов на каждый раздел (объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждении» – 8 разворотов);
-
с 01.09.2021 раздел «Сведения о работе» будет включать 14 разворотов, раздел «Сведения о награждении» – 7 разворотов (объем вкладыша – 12 и 5 разворотов соответственно).
Что делать со старыми бланками трудовых книжек
Новая форма бумажной трудовой книжки и порядок ее заполнения и хранения утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. При этом бланки трудовых книжек нового образца введены в действие только с 1 января 2023 года (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Поэтому, несмотря на то, что с формой нового бланка трудовой книжки все организации ознакомились еще в 2021 году, применять его стали только с начала 2023 года.
Но и здесь есть нюанс. Если у вас есть запас бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, вы можете продолжать использовать их без ограничения срока (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Иными словами, до тех пор, пока у вас не закончатся ранее приобретенные бланки трудовых книжек, закупать бланки нового образца не надо.
Трудовую книжку можно оформлять на бланке образца 2003 года (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в настоящее время утратило силу).
Запас бланков трудовых книжек образца 2003 года в организации может не закончиться довольно продолжительное время. Дело в том, что чаще всего организациям требовались бланки трудовых книжек в случае принятия на работу сотрудника, который трудоустраивается впервые, то есть ранее нигде не работал. И именно первый работодатель обязан был оформить такому работнику бумажную трудовую книжку.
Сейчас действует следующее правило – если работник впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года (п. 8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Таким образом, с 2021 года работодатель не оформляет бумажные трудовые книжки новичкам, у которых отсутствует трудовой стаж.
Бланк трудовой книжки потребуется оформить в случае. если сотрудник на момент трудоустройства в организацию уже имел трудовой стаж, но бумажная трудовая книжка у него отсутствует, например, по причине утраты или порчи (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
Также бланк трудовой книжки понадобится для оформления дубликата документа. Правила оформления дубликата трудовой книжки определены в разделе 5 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда № 320н.
Бланки вкладышей в трудовую книжку могут закончиться быстрее. Вкладыш оформляется в том случае, если в трудовой книжке все страницы одного из разделов заполнены. Учитывая, что в бланке трудовой книжки образца 2003 года для раздела «Сведения о работе» отведено только 10 разворотов (в бланке нового образца – 14 разворотов), страницы данного раздела заканчиваются довольно быстро. И часто приходится оформлять даже не по одному вкладышу в трудовую книжку.
Бланками вкладышей образца 2003 года вы можете пользоваться до тех пор, пока они у вас не закончатся, а потом приобрети уже бланки нового образца.
Также обращаем внимание, что переоформление действующих трудовых книжек не требуется. Если новый работник принесет вам трудовую книжку образца 2003 года или более ранних образцов (например, работник представит трудовую книжку колхозника), вы должны сделать запись и приеме на работу в предъявленной трудовой книжке. Заводить трудовую книжку на новом бланке не надо.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них являются экономически оправданными и произведены для осуществления предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, они учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). В налоговом учете затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей в них включаются в состав материальных расходов по стоимости, определяемой в соответствии с п. 2 ст. 254 НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Данные затраты учитываются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода, на дату использования их в хозяйственных целях (п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).
Однако расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них, произведенные из бюджетных средств, не учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль.
Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные. В налоговом учете в состав внереализационных доходов сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) налогоплательщика (ст. 250, пп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Записи в учете при покупке бланков
Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.
Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.
| Назначение операции | Дебет счета | Кредит счета |
| Произведена оплата за бланки | 60 (76) | 51 |
| Отражено оприходование бланков | 10 | 60 (76) |
| Учтен НДС от поставщика | 19 | 60 (76) |
| Бланки приняты на забалансовый учет | 006 |
В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».
Распространенные ошибки в учете бланков
Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибочные позиции.
| Неверное положение | Верное положение |
| Ответственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласия | Безусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лица |
| Предприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работником | Работодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП |
При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства. Сумма административного штрафа установлена для ответственных лиц и ИП от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций – от 30 до 50 тысяч рублей.
Вопрос № 1. В какой стоимости учитывается предприятием БСО за балансом?
Оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной. При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному рублю.
Варианты учёта трудовых книжек
Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.
После оформления трудовой книжки работнику к учёту принимается уже задолженность работника перед работодателем, равная стоимости бланка трудовой книжки.
В письме Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2017 г. № 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:
- операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;
- взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Возникновение потребности ведения бухучета
Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.
Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:
- Покупку предприятием трудовых книжек.
- Постановку документов на учет.
- Выдачу документа работнику.
- Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.
Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.
За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.
Учет поступлений денежных средств
Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п. 47 Правил. Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.
Во избежание спорных вопросов с налоговой инспекцией оптимальным вариантом является удержание суммы при начислении заработной платы работнику. Удержание осуществляется по заявлению лица, направленного на имя руководителя или главного бухгалтера. Без согласия сотрудника удержание не производится.
| Назначение операции | Дебет счета | Кредит счета |
| Отражено поступление в кассу платы за предоставленный формуляр | 50 | 73/3 |
| Отражено удержание стоимости бланка из расчетной ведомости | 70 | 73/3 |
| Отражен доход от полученной платы | 73/3 | 91/1 |
При отказе работника оплатить сумму, затраченную работодателем на покупку трудовой книжки, стоимость списывается за счет средств предприятия. Сумма отражается в составе прочих расходов предприятия.
Новое в трудовых книжках
- Важно! В качестве подтверждения совместительства нельзя принимать заверенную копию приказа о приеме, так как копия не является документом-основанием и в трудовой книжке нельзя ссылаться на копию — должен быть указан документ. Это может быть, например, справка с данными, когда принят сотрудник, номер приказа, должность и структурное подразделение. При оформлении внутреннего совместительства ссылка на приказ будет корректной, потому что оригинал документа у вас же.
- Сотрудник может обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству, и тот вправе сделать запись в трудовой книжке.
- Информацию о совместительстве можно вносить двумя способами:
- в хронологическом порядке, как это делалось раньше,
- блоками, то есть записи о совместительстве (прием, увольнение) пойдут вне зависимости от времени записей по основному месту.
Акт на списание почтовых марок образец
Акт о списании товаров (форма ТОРГ-16) служит для оформления возникающей по различным причинам пoрчи, потери качества товаров (товарно-материальных ценностей), которые не подлежат дальнейшей реализации. Документ составляется в трех экземплярах. Акт списания подписывается членами комиссии, полномочия которой подтверждаются руководителем организации. Если это необходимо, акт сoтавляется с участием представителя санитарного или другого надзора.
Один экземпляр остается в бухгалтерии и служит основанием для списания с материально-ответственного лица потерь ТМЦ другой экземпляp акта передается в подразделение, которое производило списание третий остаётся у материально-ответственного лица. Форма ТОРГ-16 утверждена постановлением N 132 Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. и применяется в случае выявления в продукции порчи или брака.
Денежные документы» (значение устанавливается по умолчанию), Кредит Кор.счет — счет 302.21 «Расчеты по услугам связи» и необходимая аналитика.
- Целевое назначение — основание по кассе.
- Принято от и Основание — указать контрагента, от которого поступают денежные документы в кассу учреждения, и заключенный с ним договор.
Рис. 2 1.3. На закладке Расшифровка платежа (рис. 3):
- Указываются данные, необходимые для формирования бухгалтерских записей: Сумма, КФО, КПС.
- Денежный документ — элемент справочника Денежные документы, где указывается информация о наименовании, единице измерения и номинале денежного документа.
- Количество — количество поступивших денежных документов.
- Сумма — определяется автоматически, если в справочнике Денежные документы указана номинальная стоимость, либо заполняется вручную.
Рис. 3 1.4.
Списана стоимость испорченных почтовых конвертов КДБ 1.401.10.172 КРБ 1.201.35.610 120 Расходный кассовый ордер (фондовый) Акт порчи денежных документов Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) 1. Поступление денежных документов в кассу 1.1. Для отражения поступления денежных документов в кассу учреждения используется документ Приходный кассовый ордер (фондовый) в разделе Денежные средства — Касса организации (рис. 1). Рис. 1 1.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты (рис.
3.5. Документ Расходный кассовый ордер (фондовый) формирует следующие бухгалтерские записи (рис. 16): Рис. 16 3.6. После проведения документа по кнопке Печать (рис. 15) можно распечатать Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) — рис. 17. Рис. 17 Приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» регистрируются в Журнале регистрации кассовых ордеров (рис. 18), который можно сформировать в разделе Касса. Рис. 18 4.2. Проанализировать движение денежных документов на счете 201.35 можно с помощью регламентированного регистр Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разделе Учет и отчетность — Регистры учета и отчетность (рис. 19). Рис.
Хранение денег и денежных документов
В соответствии с пунктом 3положения «О порядке ведения кассовых операций на территории Российской федерации» руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Рекомендации и требования по обеспечению сохранности и технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в Приложениях №2 и №3 к вышеуказанному положению.
Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и другом хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте. При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй — отсылается в страховую компанию, третий — высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый — остается у предприятия.
После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности». Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов
Расширение внутреннего государственного долга Рост суммы внутреннего долга (получение займа, выставление на торги ценных бумаг, а также вовлечение других финансовых источников по причине нехватки бюджета). Расширение внешнего государственного долга Повышение общего объема долговых обязательств государства посредством привлечения аналогичных источников финансирования.
Данная статья отражает поступления в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации от погашения предоставленных ранее за счет средств бюджетов бюджетных ссуд, бюджетных кредитов бюджетами всех уровней бюджетной системы Российской Федерации, физическими и юридическими лицам, государственных кредитов иностранными юридическими лицами и правительствами иностранных государств.
На основании исполнительного листа бюджетное учреждение ежемесячно удерживает из заработной платы сотрудника алименты в размере 25% от его заработной платы, которая составляет 17 000 руб. Алименты отправляются получателю почтовым переводом через кассира. Почтовый сбор составляет 1% от суммы алиментов. Сотрудник включен в основной персонал учреждения.