Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить график документооборота в бухгалтерии?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.
График документооборота по учету труда и заработной платы — часть № 2
| Наименование документа | Приказ (распоряжение) о поощрении работника | Приказ о направлении работника в командировку | Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (при предоставлении отпуска) | Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (при прекращении трудового договора) | Табель учета использования рабочего времени | Расчетная ведомость |
| Код формы | (ф. Т-11, Т-11а) | (ф. Т-9, Т-9а) | (ф. Т-8) | (ф. 0504425) | (ф. 0504421) | (ф. 0504402) | |
| Количество экземпляров | 1 | ||||||
| Ответственный за составление | Специалист по кадрам | Специалист по кадрам, заведующие отделениями, начальники отделов | Бухгалтер по расчетам с персоналом | ||||
| Документы, на основании которых составляются | Служебная записка, представление к поощрению | Служебная записка | Заявление работника, другие документы | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. Т-6, Т-6а) | Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8) | Табельный учет, листки нетрудоспособности, приказы, справки, другие документы | Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421), Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425), другие документы по учету труда и его оплаты |
| Срок составления | 1 день с момента поступления документов, согласованных с руководителем | За один день перед выездом в командировку | Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника | За пять дней до начала отпуска | Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника | 16-го и 1-го числа каждого месяца1 | За три рабочих дня до срока выплаты заработной платы |
| Ответственный за проверку | Начальник отдела кадров | Главный бухгалтер | |||||
| Срок проверки | В день составления | ||||||
| Кто утверждает (подписывает) | Руководитель | Специалист по кадрам | Специалист по кадрам, заведующие отделениями, начальники отделов | Главный бухгалтер, бухгалтер по расчетам с персоналом | |||
| Срок утверждения (подписания) | В день составления | 1 день со дня поступления документа | |||||
| Куда передается | Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа) | В бухгалтерию | |||||
| Срок передачи | Не позднее следующего дня после подписания | В день подписания | 16-го и 1-го числа каждого месяца | ||||
| Документы, в которых производятся записи | Трудовая книжка, Личная карточка (ф. Т-2) | — | Трудовая книжка, Личная карточка (ф. Т-2) | — | Карточка-справка (ф. 0504417) | ||
| Документы, составляемые на основании данного | Расчетная ведомость (ф. 0504402) | — | Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425) | Расчетная ведомость (ф. 0504402) | Платежные документы | ||
| Место хранения | Кадровая служба | Бухгалтерия | |||||
| Ответственный за хранение | Специалист по кадрам | Главный бухгалтер |
График документооборота по кассе и прочим операциям — часть № 1
| Наименование документа | Приходный кассовый ордер | Расходный кассовый ордер | Кассовая книга | Заявление о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет | Авансовый отчет | Акт о списании бланков строгой отчетности | Требование-накладная |
| Код формы | (ф. 0310001) | (ф. 0310002) | (ф. 0504514) | — | (ф. 0504505) | (ф. 0504816) | (ф. 0504204) |
| Количество экземпляров | 1 | 3 | |||||
| Ответственный за составление | Кассир | Подотчетное лицо | Подотчетные лица | Комиссия по поступлению и выбытию активов | Материально ответственное лицо | ||
| Документы, на основании которых составляются | Контрольная лента ККТ, заявления, счета, другие документы-основания | Заявление о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет, Авансовый отчет (ф. 0504505) | Приходный кассовый ордер (ф. 0310001), Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) | ПФХД | Билеты, квитанции, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, другие документы | Корешки выданных бланков больничных листов, родовых сертификатов, Отчет о выданных и испорченных БСО | Заявка на получение БСО |
| Срок составления | Перед приемом денежных средств (денежных документов) | Перед выдачей денежных средств (денежных документов) | При наличии кассовых операций в конце рабочего дня | По необходимости | На командировочные расходы — в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. По расходам на приобретение товаров (работ, услуг) и денежным документам не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные средства (денежные документы) | В течение трех дней со дня проверки БСО | В день совершения хозяйственной операции |
| Ответственный за проверку | Главный бухгалтер | Комиссия по поступлению и выбытию активов | Материально ответственное лицо | ||||
| Кто утверждает (подписывает) | Главный бухгалтер, кассир | Руководитель, главный бухгалтер, кассир, получатель денежных средств (денежных документов) | Главный бухгалтер | Руководитель, главный бухгалтер | Руководитель, главный бухгалтер, бухгалтер, руководитель структурного подразделения, подотчетные лица | Руководитель, члены комиссии | Руководитель, МОЛ, бухгалтер материальной группы |
| Срок утверждения (подписания) | Главный бухгалтер — при получении документа, кассир — сразу после приема денежных средств (денежных документов) | Руководитель, главный бухгалтер — при получении документа, кассир — сразу после выдачи денежных средств (денежных документов) | Кассир — в день составления, главный бухгалтер — один день с момента поступления документа | Главный бухгалтер — один рабочий день со дня поступления документов, руководитель — в течение двух рабочих дней со дня поступления документов | В течение трех рабочих дней со дня поступления Авансового отчета (ф. 0504505) | В день составления | |
| Куда передается | В бухгалтерию | В кассу | В бухгалтерию | В бухгалтерию, копия — МОЛ | Один экземпляр — в бухгалтерию, по экземпляру МОЛ | ||
| Срок передачи | В конце рабочего дня с листом кассовой книги | В день подписания | Не позднее следующего дня после подписания | ||||
| Документы, в которых производятся записи | Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) | Регистры бухгалтерского учета | — | Регистры бухгалтерского учета | Книга учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) | ||
| Документы, составляемые на основании данного | Кассовая книга (ф. 0504514) | — | РКО (ф. 0310002), платежные документы | РКО, платежные документы | — | ||
| Место хранения | Касса учреждения | Бухгалтерия | |||||
| Ответственный за хранение | Главный бухгалтер |
Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.
Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.
Образец приказа об утверждении:
|
ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» ПРИКАЗ №135 От 21.12.2019г. г. Москва «Об утверждении и введении в действие графика документооборота» В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:
Приложение: 1. График документооборота. Руководитель: ИВАНОВ И. И. Иванов С приказом ознакомлены: Главный бухгалтер ВИКТОРОВА В. В. Викторова Секретарь КАРПОВА И. И. Карпов |
Унифицированной и обязательной к применению формы графика не существует.
Обычно график – это таблица, включающая в себя список документов, сгруппированных по признаку однородности. Сама таблица включает в себя следующие структурные элементы:
- гриф «утверждаю» в правом верхнем углу документа с датой утверждения, названием организации, должностью, ФИО и подписью руководителя, утвердившего график;
- наименование документа, его номер (при необходимости);
- таблицу, в которой графами последовательно будут являться «Наименование», «Создание документа», «Обработка документа», «Передача в архив». В каждой графе указываются ответственные лица и срок.
График документооборота для учетной политики — образец
- сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала .
- сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
- разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
- конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
- конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).
После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.
Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами. Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики.
Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):
- ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
- оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
- налаживание взаимодействия исполнителей
- утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
Утверждение документооборота в организации
Основным нормативным актом, который регулирует ведение учета в организации, является закон №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. В закон регулярно вносятся изменения и поправки. Любой факт хозяйственной деятельности бизнеса подтверждается документально. Для бесперебойного и правильного функционирования предприятия требуется организация документооборота в бухгалтерском учете, его порядок утверждается руководителем.
Принципы работы с первичной информацией в бухучете регулируются «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном приказом Минфина СССР №105 в июле 1983 года. Этот нормативный акт утратит силу только в январе 2022 г., согласно приказу Минфина №184 от 30 апреля 2021 г. В положении описаны требования к первичным документам, срокам их хранения и исправлению ошибок.
По закону 129-ФЗ (статья 6 пункт 3) система движения официальных бумаг на предприятии утверждается в учетной политике. Это находит подтверждение в ПБУ 1/2008 «Учетная политика».
Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот. То есть:
- оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
- минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.
Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании.
Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.
Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:
- создание;
- проверка;
- обработка, занесение в базу;
- передача в архив.
Кому и зачем нужен график
Каждое подразделение в день обрабатывает большое количество различных документов. С распространением ЭДО количество бумаг сократилось, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие утвержденного графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов.
Этот внутренний акт используется сотрудниками бухгалтерии, отделов производства и сбыта, секретарями и другими работниками, через которых ежедневно проходит определенное количество бумаг. Грамотно составленный план и график документооборота позволят избежать:
- утери документации;
- неотражения или несвоевременного отражения в учете фактов хозяйственной жизни;
- штрафов со стороны контролирующих органов.
График документооборота в бухгалтерии
Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.
Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:
- создание;
- получение от контрагентов и др.;
- принятие к учету;
- обработку;
- передачу в архив.
Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.
График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.
В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.
Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:
- документы по его компетенции;
- сроки;
- отделы и службы, через которые должен пройти документ.
Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:
- соблюдение графика;
- оперативное и правильное создание документов;
- передачу документов вовремя в бухгалтерию;
- их правдивость.
Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.
Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика»[1], п. 22 СГС «Концептуальные основы»[2]).
Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.
График документооборота для учетной политики — образец
При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:
- Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
- Планирование сроков обработки бумаг.
- Планирование сроков рассмотрения документации.
- Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.
При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:
- Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
- Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
- Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.
Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к настоящему Положению. 5.5.
Работники предприятия, учреждения (Начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.
Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.
Важно Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе.
Онлайн журнал для бухгалтера Должностные обязанности: — принимает материальные ценности; — проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам; — составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов; — ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению; — участвует в проведении инвентаризаций.
Каждое подразделение в день обрабатывает большое количество различных документов. С распространением ЭДО количество бумаг сократилось, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие утвержденного графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов.
Этот внутренний акт используется сотрудниками бухгалтерии, отделов производства и сбыта, секретарями и другими работниками, через которых ежедневно проходит определенное количество бумаг. Грамотно составленный план и график документооборота позволят избежать:
- утери документации;
- неотражения или несвоевременного отражения в учете фактов хозяйственной жизни;
- штрафов со стороны контролирующих органов.
Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать документооборот в организации.
- сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала .
- сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
- разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
- конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
- конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).
После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.
Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами. Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики.
Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):
- ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
- оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
- налаживание взаимодействия исполнителей
- утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
Основным нормативным актом, который регулирует ведение учета в организации, является закон №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. В закон регулярно вносятся изменения и поправки. Любой факт хозяйственной деятельности бизнеса подтверждается документально. Для бесперебойного и правильного функционирования предприятия требуется организация документооборота в бухгалтерском учете, его порядок утверждается руководителем.
Принципы работы с первичной информацией в бухучете регулируются «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном приказом Минфина СССР №105 в июле 1983 года. Этот нормативный акт утратит силу только в январе 2022 г., согласно приказу Минфина №184 от 30 апреля 2021 г. В положении описаны требования к первичным документам, срокам их хранения и исправлению ошибок.
По закону 129-ФЗ (статья 6 пункт 3) система движения официальных бумаг на предприятии утверждается в учетной политике. Это находит подтверждение в ПБУ 1/2008 «Учетная политика».
Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.
Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.
Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.
Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.
| Наименование документа | Приходный кассовый ордер | Расходный кассовый ордер | Кассовая книга | Заявление о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет | Авансовый отчет | Акт о списании бланков строгой отчетности | Требование-накладная |
| Код формы | (ф. 0310001) | (ф. 0310002) | (ф. 0504514) | – | (ф. 0504505) | (ф. 0504816) | (ф. 0504204) |
| Количество экземпляров | 1 | 3 | |||||
| Ответственный за составление | Кассир | Подотчетное лицо | Подотчетные лица | Комиссия по поступлению и выбытию активов | Материально ответственное лицо | ||
| Документы, на основании которых составляются | Контрольная лента ККТ, заявления, счета, другие документы-основания | Заявление о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет, Авансовый отчет (ф. 0504505) | Приходный кассовый ордер (ф. 0310001), Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) | ПФХД | Билеты, квитанции, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, другие документы | Корешки выданных бланков больничных листов, родовых сертификатов, Отчет о выданных и испорченных БСО | Заявка на получение БСО |
| Срок составления | Перед приемом денежных средств (денежных документов) | Перед выдачей денежных средств (денежных документов) | При наличии кассовых операций в конце рабочего дня | По необходимости | На командировочные расходы – в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. По расходам на приобретение товаров (работ, услуг) и денежным документам не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные средства (денежные документы) | В течение трех дней со дня проверки БСО | В день совершения хозяйственной операции |
| Ответственный за проверку | Главный бухгалтер | Комиссия по поступлению и выбытию активов | Материально ответственное лицо | ||||
| Кто утверждает (подписывает) | Главный бухгалтер, кассир | Руководитель, главный бухгалтер, кассир, получатель денежных средств (денежных документов) | Главный бухгалтер | Руководитель, главный бухгалтер | Руководитель, главный бухгалтер, бухгалтер, руководитель структурного подразделения, подотчетные лица | Руководитель, члены комиссии | Руководитель, МОЛ, бухгалтер материальной группы |
| Срок утверждения (подписания) | Главный бухгалтер – при получении документа, кассир – сразу после приема денежных средств (денежных документов) | Руководитель, главный бухгалтер – при получении документа, кассир – сразу после выдачи денежных средств (денежных документов) | Кассир – в день составления, главный бухгалтер – один день с момента поступления документа | Главный бухгалтер – один рабочий день со дня поступления документов, руководитель – в течение двух рабочих дней со дня поступления документов | В течение трех рабочих дней со дня поступления Авансового отчета (ф. 0504505) | В день составления | |
| Куда передается | В бухгалтерию | В кассу | В бухгалтерию | В бухгалтерию, копия – МОЛ | Один экземпляр – в бухгалтерию, по экземпляру МОЛ | ||
| Срок передачи | В конце рабочего дня с листом кассовой книги | В день подписания | Не позднее следующего дня после подписания | ||||
| Документы, в которых производятся записи | Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) | Регистры бухгалтерского учета | – | Регистры бухгалтерского учета | Книга учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) | ||
| Документы, составляемые на основании данного | Кассовая книга (ф. 0504514) | – | РКО (ф. 0310002), платежные документы | РКО, платежные документы | – | ||
| Место хранения | Касса учреждения | Бухгалтерия | |||||
| Ответственный за хранение | Главный бухгалтер |
После того как график составлен, издается приказ о его утверждении, в котором руководитель компании ставит свою подпись под грифом «УТВЕРЖДАЮ». Иногда возникает вопрос, утверждается ли график документооборота руководителем организации, если документ составлен для внутреннего документооборота филиала или обособленного подразделения. В этом случае приказ утверждается руководителем филиала или обособленного подразделения. Для обмена документами с головным офисом составляется отдельный приказ.
Как составить график документооборота в бухгалтерии
При составлении графика документооборота в бухгалтерии в 2022 году следует руководствоваться ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте».
Единой формы графика законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно — с учётом особенностей своей деятельности. При этом график должен содержать точную информацию об организации документооборота для УП и не допускать разночтений.
Прежде чем разрабатывать схему движения документов и определять сроки их обработки, нужно определить, какие именно документы используются для оформления всех фактов хозяйственной жизни организации.
Затем следует установить и утвердить лиц, ответственных за оформление, а также за приём и обработку первичных документов от контрагентов и разработать схему движения документов между ними. Это проще всего сделать, если документооборот ведётся в электронном виде.
В конце устанавливаются предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив. Также можно указать сроки хранения документов, но это необязательно.
Если вы впервые составляете график документооборота, можно использовать образец.
График документооборота в бухгалтерии образец бланк
Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.
Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.
Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.
Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.
Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.
Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.
| Обязательный раздел | Что включить |
| Алгоритм создания конкретного формуляра | Отразите:
|
| Регламент проверки по каждой конкретной форме | Пропишите:
|
| Порядок обработки документации | Пропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра. |
| Алгоритм передачи формуляра в архив | Закрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм. |
ВАЖНО!
В обязанности всех работников организации необходимо включить положения о создании и предоставлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с ГДО. Это исключит проблемы и задержки в движении документации.
После того как график составлен, издается приказ о его утверждении, в котором руководитель компании ставит свою подпись под грифом «УТВЕРЖДАЮ». Иногда возникает вопрос, утверждается ли график документооборота руководителем организации, если документ составлен для внутреннего документооборота филиала или обособленного подразделения. В этом случае приказ утверждается руководителем филиала или обособленного подразделения. Для обмена документами с головным офисом составляется отдельный приказ.
Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.
График документооборота: образец
Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.
Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.
Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.
Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.
После того как график составлен, издается приказ о его утверждении, в котором руководитель компании ставит свою подпись под грифом «УТВЕРЖДАЮ». Иногда возникает вопрос, утверждается ли график документооборота руководителем организации, если документ составлен для внутреннего документооборота филиала или обособленного подразделения. В этом случае приказ утверждается руководителем филиала или обособленного подразделения. Для обмена документами с головным офисом составляется отдельный приказ.
Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.
Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.
После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.
Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.
Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.
|
Обязательный раздел |
Что включить |
|---|---|
|
Алгоритм создания конкретного формуляра |
Отразите:
|
|
Регламент проверки по каждой конкретной форме |
Пропишите:
|
|
Порядок обработки документации |
Пропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра. |
|
Алгоритм передачи формуляра в архив |
Закрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм. |
ВАЖНО! В обязанности всех работников организации необходимо включить положения о создании и предоставлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с ГДО. Это исключит проблемы и задержки в движении документации.
Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.
Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.
Образцы графиков документооборота в бюджетном учреждении
, Карточка-справка (ф. 0504417) Личная карточка (ф. Т-2), Карточка-справка (ф.
0504417) Документы, составляемые на основании данного Личная карточка (ф. Т-2), Карточка-справка (ф. 0504417) — Расчетная ведомость (ф. 0504402) — Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф.
0504425) Место хранения Кадровая служба, бухгалтерия Ответственный за хранение Специалист по кадрам, главный бухгалтер Наименование документа Приказ (распоряжение) о поощрении работника Приказ о направлении работника в командировку Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (при предоставлении отпуска) Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (при прекращении трудового договора)
Образцы графиков документооборота в бюджетном учреждении
Наименование документа Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Личная карточка работника Штатное расписание Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Код формы , Количество экземпляров 1 Ответственный за составление Специалист по кадрам Документы, на основании которых составляются Трудовой договор Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. Т-1), анкетные данные работника Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, организационная структура учреждения Заявление работника Заявление работника, график отпусков (ф.
Т-7) Срок составления В трехдневный срок со дня фактического начала работы В течение трех рабочих дней с момента оформления приема работника на работу На дату создания учреждения и при внесении изменений При переводе работника на другую работу За пять дней до начала отпуска Ответственный за проверку Начальник отдела кадров Главный бухгалтер, начальник отдела кадров Начальник отдела кадров Срок проверки Один день со дня составления Кто утверждает (подписывает) Руководитель, работник Начальник отдела кадров Руководитель, главный бухгалтер Руководитель, работник Срок утверждения (подписания) 1 день Куда передается Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа) Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа) Специалисту по кадрам, копия — в бухгалтерию
Особенности графика документооборота
При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:
- Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
- Планирование сроков обработки бумаг.
- Планирование сроков рассмотрения документации.
- Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.
При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:
- Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
- Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
- Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.
Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.