Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как группе компаний сэкономить на расходах на персонал». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Это вопрос нередко задается специалистам по управлению персоналом, и экономистам, и юристам, и руководителям, но единственно правильного ответа на него не существует. У каждого из перечисленных в этом обзоре способов снижения затрат на персонал есть плюсы, минусы и ограничения, связанные как с законодательными ограничениями, так и со спецификой управления людскими ресурсами в различных отраслях и готовностью специалистов и руководителей к жестким и непопулярным мерам, последствиями которых является возможное снижение дохода сотрудников. Не все способы подойдут вашей компании, некоторые из них в определенных условиях могут быть заведомо неэффективны, но подобрать подходящий, безусловно, вам по силам. Итак, приступим к обзору.
Как снизить затраты на персонал
Оптимизация = виртуализация
Когда существующая ИТ-инфраструктура проанализирована, инвентаризация технических и программных средств проведена, процессы управления и обслуживания формализованы, появляются возможности для сокращения затрат на технологическом уровне.
Чаще всего такие возможности выявляются при мониторинге уровня загрузки существующего оборудования. Например, серверы, ресурсы которых загружены на четверть всего одним приложением только из требований информационной безопасности, или коммутаторы с количеством портов, вдвое превышающим количество подключенных пользователей и т.п. Одним из наиболее эффективных методов оптимизации загрузки серверных ресурсов является виртуализация.
Виртуализация серверов предоставляет возможность совместного использования ресурсов одного физического компьютера несколькими виртуальными машинами для достижения максимальной эффективности. Ресурсы используются несколькими виртуальными машинами и приложениями совместно. Аппаратные ресурсы сервера могут динамически выделяться виртуальным машинам по требованию либо статически назначаться администратором. Такая оптимизация ресурсов повышает гибкость организации и снижает капитальные и эксплуатационные расходы.
На один сервер можно установить насколько виртуальных машин, которые будут использовать ресурсы сервера только тогда, когда это действительно необходимо приложению. Причем если это не приложение реального времени с высоким числом обращений пользователей, а задача, выполняемая периодически, то число таких задач может быть больше, чем суммарные ресурсы сервера, поскольку ресурсы будут выделятся по очереди каждому приложению Таким образом, например, построены системы виртуального хостинга, когда на одном сервере могут вполне успешно сосуществовать сотни и даже тысячи Web-сайтов.
Итак, один из самых действенных способов оптимизации затрат на ИТ-инфраструктуру — виртуализация серверов. А если попробовать вообще обойтись без серверов и специально выделенного для них помещения (что особо актуально для небольших компаний и стартапов)? И такое возможно — в следующей части статьи мы отправимся в облака.
Что такое оптимизация персонала
Процесс оптимизации в целом – это поиск наилучшего решения, которое по факту принесет как можно больший результат при наименьших затратах. Соответственно, оптимизация персонала – это процесс, в котором обеспечивается наилучшее соотношение расходов на поддержание штата и эффективности ведения его экономической деятельности. При этом методики проведения оптимизации могут быть разнообразными – современные достижения кадрового делопроизводства предусматривают огромное количество возможных вариантов действий для руководителей или HR-специалистов.
Необходимо разделять понятия оптимизации персонала и оптимизации численности персонала. Во втором случае подразумевается конкретное проведение кадровых мероприятий, изменяющих численность работников на предприятии или между его отдельными структурными подразделениями. В то время как комплекс мер по оптимизации персонала в целом может и не предусматривать изменения штатного расписания, а задействовать иные аспекты трудовой деятельности.
В целом, оптимизация персонала как процесс, может позволить:
- Снизить затраты работодателя на обеспечение трудовой деятельности. Проведение процедур оптимизации в большинстве случаев направлено именно на уменьшение затрат. Достигаться эта цель может различными способами.
- Повысить фактическую квалификацию сотрудников. Процедура оптимизации часто связана с повышением квалификации работников и улучшением их эффективности трудовой деятельности.
- Избавиться от неэффективных сотрудников. Кадровый состав любого предприятия нуждается в периодическом обновлении и удалении из него неэффективных работников – такие меры легче всего производить в рамках оптимизации персонала.
- Улучшить организационную структуру. Оптимизация персонала позволяет значительно упростить системы управления кадрами и дает возможность решить множество управленческих аспектов деятельности.
Это – лишь краткий перечень примеров позитивных аспектов оптимизации. Однако при ее проведении следует помнить о том, что неправильная оптимизация кадров может не только не поспособствовать достижению ожидаемых результатов, но и напротив – ухудшить общие экономические показатели компании, её имидж и состояние её работников.
Шаги, предшествующие этому действию
Прежде, чем издавать приказы об изменении штатного расписания, руководство предприятия должно предпринять ряд шагов. Первым из них является аудит. Кадровый аудит может быть:
- внутренним, если оптимизировать кадровый состав должны уполномоченные службы самой организации (экономисты, кадровики, служба безопасности и т. д.);
- внешним, если оценку эффективности использования трудовых ресурсов проводят специалисты, ранее не занятые на предприятии.
Первый вариант хорош тем, что не требуется дополнительных расходов на оплату труда внешних специалистов. Однако ни одно предприятие обычно «не закладывается» на то, что придётся увольнять либо переводить часть имеющихся сотрудников: если такая мера назревает – проще заранее предпринять необходимые шаги.
Второй же вариант привлекателен тем, что независимые специалисты не заинтересованы в том, чтобы оставить на конкретных должностях конкретных сотрудников, они более объективны – однако руководство фирмы должно оплатить их труд. Кроме того, внешние специалисты не всегда могут оценивать потребности и стратегию развития компании.
Аудит необходим:
- если названия должностей в штатном расписании не соответствуют той работе, которую выполняют сотрудники;
- если названия и объём обязанностей по должности не соответствуют официально утверждённым профессиональным стандартам;
- когда из названий должностей и структурных подразделений нельзя понять, какие функции исполняют работники и целые отделы на предприятии (как отменить подразделения в штатном расписании?).
По результатам аудита оформляется документация:
- Заключение или акт аудита – если он был поручен внешним работникам.
- Служебная записка – если аудит проводило одно из внутренних подразделений организации.
Уже на основании документации на основании аудита руководитель предприятия может предпринимать следующий шаг – издание приказа о внесении изменений в штатное расписание.
В ходе проверки выявляется:
- Возможность сократить расходы на оплату труда неэффективных сотрудников.
- Возможность перераспределения обязанностей внутри организации.
- Необходимость увеличить штат за счёт приёма новых сотрудников и поручения им части обязанностей тех, кто был занят в организации ранее.
- Размер трудового стажа сотрудников, имеющих страховку.
- Требуемый по закону характер льгот и дополнительных выплат, полагающихся сотрудникам.
Вариант 3. Перевод на сдельную оплату труда
Подходит только для случаев, где результат труда достигается автоматически, то есть, например, перевести продавцов только на бонусы не получится, поскольку достижение результата частично зависит от ситуации на стороне клиента, т.е. возникают обстоятельства непреодолимой силы).
Основание: ст. 74 ТК РФ
Что дает: доход сотрудника будет зависеть от объема выполненной работы
Как быстро применимо: сотрудника необходимо уведомить за 2 месяца до введения новой системы оплаты труда
Как оформить: прежде всего, необходимо обосновать причины (изменение организационных или технологических условий труда) в связи с которыми невозможно сохранить прежние условия оплаты труда — см. выше Вариант 2. Если обоснования не будет, то в случае трудовых споров суд может посчитать, что у работодателя не было оснований переходить на новую систему оплаты труда.
После того, как обоснование причин оформлено Приказом, необходимо:
- внести изменения в локально-нормативные акты организации, прописав в них новую систему оплаты труда и сдельные расценки
- уведомить работников об изменении системы оплаты труда в письменной форме
В уведомлении следует указать:
- по какой причине осуществляется переход на новую систему оплаты труда и почему старая не может быть сохранена;
- какие конкретно изменения произойдут в оплате труда работника, из чего теперь будет состоять его заработная плата;
- с какой даты в организации будет применяться новая система оплаты труда;
- что произойдет, если работник откажется работать в новых условиях
- срок для ответа работника на уведомление
необходимых для их достижения, определяется и пропорциональный состав персонала каждого подразделения и ФОТ подразделения (используется принцип инвестирования в персонал в соответствии с весом стратегических целей, что позволяет компании достигать именно тех показателей, на которые она нацелена).
Данный метод является достаточно простым и при этом эффективным, так как расчет численности ведется, исходя из принципа инвестирования в стратегеобразующие цели компании.
Плюсы данной системы расчета численности
- Безусловным плюсом является ориентация расчета на стратегеобразующие цели.
- Требует небольших затрат со стороны компании по организации самого проекта.
- Формула расчета проста и зависит от ежегодного пересмотра целей.
- Формула расчета понятна сотрудникам.
Минусы данной системы расчета
- Необходимость проведения организационно-стратегической сессии с руководителями высшего уровня, которые могут оказаться к ней не готовы.
- Необходимость того, чтобы руководители высшего уровня договорились о целях и прошли процедуру взвешивания целей.
- Способность топ-менеджмента придерживаться достигнутых договоренностей в процессе управления.
Оптимизация рабочего времени персонала
Как известно, время – это деньги, поэтому неэффективно используемые временные ресурсы негативно сказываются на размере прибыли. Если руководитель компании приходит к выводу, что рабочее время используется нецелесообразно, то дальнейшие мероприятия зависят от того, по какой причине возникла проблема.
Потребность в оптимизации рабочего времени персонала возникает, когда неправильно налажены бизнес-процессы. Чаще всего каждый работник самостоятельно определяет, какие задачи для него приоритетны, однако не учитывает, что от этого решения зависит рабочий процесс другого человека. Допустим, сотрудник откладывает подготовку отчета, так как не считает эту задачу первоочередной для себя, а в то же время его коллега может просидеть полдня без дела в ожидании важного документа.
Частая причина потери времени заключается в том, что руководитель не умеет грамотно ставить задачи своим подчиненным. Например, если сотрудник часто получает несколько заданий подряд, то ему приходится начинать новую работу, не закончив с предыдущей. Поэтому любому начальнику необходимо начинать с организации своего рабочего процесса.
Отсутствие элементарных ресурсов также является причиной простоя. Например, неполадки офисной техники, отсутствие доступа в Интернет, нехватка канцелярских принадлежностей и пр.
Многие компании после введения нерабочих дней отправили своих сотрудников в очередной ежегодный отпуск. Это оказалось выгоднее, чем простая выплата зарплаты за то, что работник сидел дома. Получилось, что работник отпуск свой отгулял, но сделал это без ущерба для производства и в удобное для работодателя время. Минтруд в своих разъяснениях подтвердил, что этот вариант не является нарушением закона. Еще одним преимуществом такого внепланового отпуска стало то, что в случае принятия решения о сокращении штата компания не должна будет выплачивать компенсации за неиспользованный отпуск.
Отправлять сотрудников в отпуск можно и в случае простоя организации. Нужно только посчитать, какой вариант для компании будет более выгодным.
Законодательством предусмотрен еще один вид отпуска – отпуск без сохранения зарплаты. Некоторые работники просто не подозревают о такой возможности, а ведь иногда это очень удобно – работодатели неохотно соглашаются на предоставление 2-3 дней отпуска, когда у человека возникают какие-то личные проблемы. В этом случае очень помогает возможность взять отпуск «за свой счет». Принудительно отправлять в такой отпуск сотрудника нельзя, но по собственному желанию работник вполне может написать соответствующее заявление. Причем максимальная продолжительность такого отпуска законодательно не установлено, так что согласовать с работодателем можно любой срок.
ПОЛИТИКА В ОБЛАСТИ КАЧЕСТВА, ЭКОЛОГИИ И ОХРАНЫ ТРУДА
Руководство организации видит свою основную (стратегическую) цель в создании, поддержании и постоянном
совершенствовании условий, гарантирующих выпуск высококачественной, конкурентоспособной, безопасной продукции,
отвечающей требованиям потребителей и обеспечивающей стабильное финансовое положение организации.
обеспечение результативного функционирования системы менеджмента качества в соответствии с
требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2015, ГОСТ Р ИСО 14001-2016, ГОСТ Р 54934-2012;
систематический анализ рынков по реализации кабельной продукции, требований и ожиданий
потребителей кабельной продукции; реклама и участие в выставках;
внедрение передовых технологий, приобретение новых современных видов оборудования, средств
измерений для технического перевооружения производства;
идентификация рисков и опасных производственных факторов, их устранение или минимизация
путём совершенствования технологических процессов и внедрения системы мониторинга;
выбор надёжных поставщиков сырья и материалов и развитие сотрудничества с основными
поставщиками на взаимовыгодной основе;
выпуск новых видов кабельной продукции;
оптимизация распределения материальных и финансовых ресурсов; снижение затрат на
производство продукции за счёт предупреждения несоответствий;
снижение себестоимости продукции при её высоком качестве, получение прибыли;
повышение компетентности руководителей, специалистов всех уровней и каждого работника,
расширение полномочий и формирование сознательного отношения к обеспечению качества, соблюдению
норм по охране окружающей среды, охране здоровья и безопасности труда;
систематическое повышение квалификации и профессионального мастерства персонала
организации;
предотвращение отрицательного воздействия на окружающую среду и рациональное
использование природных ресурсов на основе применения эффективных и безопасных технологий;
устранение рисков для персонала на основе обеспечения безопасных условий труда и снижения
воздействия опасных и вредных производственных факторов;
обеспечение уровня охраны труда и окружающей среды, соответствующего законодательным
требованиям Российской Федерации;
регулярное проведение анализа процессов, воздействие от экологических аспектов, а также
опасностей и рисков для персонала на рабочих местах с целью постоянного совершенствования;
постоянное улучшение социально-экономических условий труда и быта работающих,
стимулирование работников за достижения в области качества.
Руководство организации берёт на себя ответственность за доведение Политики в области качества, экологии и охраны труда до каждого сотрудника организации, её реализацию и обеспечение всеми видами ресурсов необходимых для постоянного совершенствования системы менеджмента качества.
Политики в области качества, экологии и охраны труда распространяется на все виды деятельности и обязательна для исполнения всеми сотрудниками организации.
Другим вариантом сокращения расходов на персонал является введение простоя, то есть временное приостановление работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера (ст. 72.2 ТК РФ). Законодательство прямо не указывает, в каких случаях работодатель может ввести простой, однако можно предположить, что ключевое значение имеет невозможность соблюдения работодателем своих обязанностей, возложенных на него законом (предоставлять работникам работу, обусловленную трудовым договором; обеспечивать безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда; обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей; обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности; выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату).
При возникновении обстоятельств, препятствующих соблюдению работодателем своих обязанностей, работодатель, действуя в рамках закона, вводит простой, причем независимо от того, возникли ли эти обстоятельства по вине работодателя, работника или по причинам, не зависящим от обеих сторон.
Статья 157 ТК РФ устанавливает размер оплаты времени простоя в зависимости от причин, его вызвавших. Время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы работника; время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Время простоя по вине работника не оплачивается. Со стороны государственных органов отсутствует единое мнение, можно ли кризис считать причиной, не зависящей от воли работника и работодателя. Поэтому во избежание разного рода неприятных ситуаций советуем вам при расчете выплат во время простоя исходить из того, что простой введен по вине работодателя.
Трудовой кодекс России не регламентирует процедуру введения простоя, поэтому работодатель сам решает, каким образом в компании вводится простой. На наш взгляд, в такой ситуации целесообразно разработать и принять соответствующий локальный нормативный акт, например положение о простое. Также возможно издание приказа о введении простоя, в котором будет указано, на каком основании и на какой срок вводится простой. Порядок и форма издания указанного документа Трудовым кодексом РФ не предусмотрены, однако с его помощью можно уведомить сотрудников о введении простоя, ознакомить их со сроками и суммами полагающихся выплат, освободить от присутствия на рабочем месте на протяжении всего времени простоя или его части.
Согласно положениям Закона «О занятости населения в Российской Федерации» при приостановке производства работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости в течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий. Введение простоя обоснованно для тех работодателей, которые предполагают скорый выход из затруднительной для компании ситуации и стремятся сохранить своих работников.
Пункт 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (ред. от 22.12.2014) // Собрание законодательства РФ. N 17. 22.04.1996. ст. 1915.
Итак, каким же образом можно изменить систему оплаты труда, чтобы оптимизировать затраты на персонал? Если в вашей компании не применяется такая система оплаты труда, как «заработная плата = оклад + премирование», то советуем вам ее применить. Эта система позволит, с одной стороны, «привязать» доход работников к уровню производительности труда или качеству работы, что может послужить дополнительной мотивацией, а с другой стороны, появится возможность уменьшать размер заработной платы сотрудникам, относящимся к выполнению своих обязанностей недобросовестно, или же в случае нехватки денежных средств для выплаты привычного размера заработной платы. Для улучшения количественных показателей работы некоторых работников можно перейти к сдельной оплате труда, при которой заработок работника зависит от количества произведенных им единиц продукции или выполненного объема работ. При этом премировать сотрудников со сдельной заработной платой также можно.
После того как руководство компании решит перейти к новой системе оплаты труда, новый алгоритм должен быть закреплен в положении об оплате труда и в коллективном договоре, если он имеется (ст. 135 ТК РФ). Помимо этого, необходимо внести изменения и в штатное расписание, поскольку изменится размер базовой части заработной платы. Все поправки, которые будут внесены вами в локальные акты, оформляются соответствующими приказами, в которых следует отобразить, с какого дня действуют вносимые изменения.
Условия оплаты труда работника являются обязательными условиями трудового договора, поэтому их изменение влечет и внесение изменений в трудовой договор посредством заключения дополнительного соглашения. Если сотрудники согласны подписать дополнительные соглашения и добровольно перейти на новую систему оплаты труда, то у работодателя не возникает никаких трудностей в решении этого вопроса, следует только уведомить сотрудников о грядущих изменениях за два месяца до их введения. Однако может случиться так, что некоторые сотрудники не пожелают подписать дополнительное соглашение. В таком случае компания может воспользоваться ст. 74 ТК РФ, которая дает работодателю право изменить условия трудового договора в одностороннем порядке в случае изменения организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины). О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца. Если сотрудник отказывается от ознакомления с уведомлением, то в присутствии двух свидетелей составляется соответствующий акт. Для использования данного метода работодателю необходимо аргументировать, какие обстоятельства повлекли внесение изменений в трудовой договор. Финансовый кризис сам по себе не может быть признан изменением технологического или организационного характера, но если, например, работодатель модернизирует свой производственный процесс, что ведет к сокращению затрачиваемого времени, то это уже будет изменением технологического условия.
Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. При этом целесообразно оформлять отказ работника в письменном виде, а если сотрудник отказывается подписать соответствующий документ, то составляется акт.
Шаг 11. Произвести с работником расчет
В последний день работы бухгалтер должен выдать сотруднику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произвести иные выплаты (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ). Работнику также должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 178 ТК РФ). Кроме того, за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения. А если сотрудник увольняется из организации, расположенной в одном из районов Крайнего Севера, – не свыше трех месяцев (ч. 1 ст. 318 ТК РФ).
Если трудовой договор расторгается по соглашению с работником до истечения срока предупреждения об увольнении, ему выплачивается дополнительная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения указанного срока (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).
В том случае, когда сотрудник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.