Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие ошибки в трудовой могут уменьшить пенсию. Как их исправить?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фиктивной будет запись о том, что работник трудился в компании, хотя на самом деле это не так. Бывает, так «оформляют» родственников. Это обман государства, так как человек не работает, но получает стаж для пенсии, если при этом работодатель сдает персонифицированную отчетность и форму СЗВ-ТД.
Общие правила изменений в трудовой
Законодательная база. То, как заполнять трудовые книжки, регулирует трудовой кодекс. Например, в статьях 77—81 и 83—84.1 говорится, какие формулировки использовать при увольнении работника. Это поможет правильно внести запись, в том числе когда надо что-то исправить.
Новым порядком ведения и хранения трудовых книжек также следует руководствоваться, если надо изменить или исправить какую-то запись.
Что не нужно исправлять. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей и, соответственно, на подтверждение стажа работы.
Например, запись о наименовании организации и о приеме на работу внесли в одну строку. Формально это ошибка, но сама запись верная, поэтому исправлять ее не обязательно.
Другой пример — даты указали не арабскими цифрами, а написали месяц прописью. Такую ошибку тоже не нужно исправлять. Подробнее об этом я еще расскажу ниже.
Нужно ли исправлять орфографические ошибки, зависит от того, могут ли они повлиять на решение пенсионного фонда о зачете периода работы в стаж сотрудника или нет.
Так, надо исправить орфографическую ошибку в названии должности или наименовании компании. Также критичными будут ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника и дате его рождения. При назначении пенсии сотрудники пенсионного фонда могут не зачесть стаж, и работнику придется обращаться в суд.
Строго говоря, все это относится к записям до 2020 года. С 1 января 2020 года работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — все сведения о работе государство теперь хранит в электронном виде. Поэтому в первую очередь нужно следить, чтобы все было корректно в форме, и не забывать сдавать корректирующие СЗВ-ТД.
Нужно ли исправлять запись, если сотрудник увольняется. Исправить неверную запись в трудовой нужно, если работник увольняется или просит изменить запись уже после увольнения. Если ошибку не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы с получением пенсии и он может обратиться в суд с иском к бывшему работодателю.
В этом случае компания как минимум потратит время на разбирательство. А если бывший работник докажет свою правоту, то придется не только исправить запись в трудовой книжке, но и выплатить сотруднику компенсацию морального вреда. Опять же это относится прежде всего к записям до 2020 года. Начиная с кадровых мероприятий 2020 года, важнее следить за сведениями, которые передаются в ПФР через форму СЗВ-ТД.
Ошибки на титульном листе
Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем.
Основные правила:
-
Ошибки в образовании или специальности может исправить текущий работодатель, даже если не он их допустил.
-
Если предыдущий работодатель допустил ошибку в личных данных, например, ошибся одной буквой в фамилии, вписал не то отчество или дату рождения, то желательно, чтобы он её и исправлял, так как только он знает, кому действительно выдавал эту трудовую книжку.
-
Если нужно внести новую специальность или дополнительное образование, то делают это после имеющейся записи через запятую.
-
Если трудовая оформляется впервые, и кадровик в личных данных допустил ошибку, необходимо списать испорченный бланк и завести новый.
Как исправлять ошибки на титульном листе:
-
Зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом написать правильный вариант.
-
На внутренней стороне обложки указать реквизиты документа, на основании которого внесены исправления (паспорт, свидетельство о регистрации или расторжении брака и др.).
-
Рядом со ссылкой на документ поставить подпись работодателя или уполномоченного лица и печать (при наличии).
Как правильно сделать запись в трудовой книжке о недействительной записи
Поскольку действующими Правилами и Инструкцией запрещено проводить прямое корректирование ранее внесенных неточных данных в разделе, содержащем сведения о работе, необходимо придерживаться следующего алгоритма действий при возникновении необходимости исправления ошибок:
- В графу 1 раздела, содержащего сведения о работе, вносится следующий порядковый номер.
Необходимо обратить внимание на то, что поскольку основным идентификатором является порядковый номер, нарушение сквозной нумерации может повлечь за собой путаницу при оформлении исправлений. В случае если все-таки допущена ошибка при нумерации, и присутствует несколько строчек под одним номером, возможна следующая формулировка исправительной строчки:
«Считать ошибочно пронумерованную запись №ХХ недействительной». Далее должна последовать строчка с правильным номером.
- В графу 2 необходимо внести дату внесения исправлений.
Здесь следует отметить, что должна быть проставлена именно текущая дата внесения исправлений, вместо той, которая указана в первоначальных документах.
В третью графу вносится информация о недействительности ранее внесенных ошибочных сведений. Например: «Запись №ХХ недействительна».
Как правильно поступить с недействительной записью в трудовой
После обнаружения ошибки в трудовую книжку по образцу вносится надпись о недействительности записи. Надпись делается в том же разделе, где и ошибочная, на свободном месте. Образец содержится в п.1.2 Инструкции и представляет собой следующий алгоритм действий:
- В графе 1 («№ записи»): проставить номер, следующий по порядку за последней записью.
- В графе 2 («Дата»): вписать полную дату (чч.мм.гг), когда происходит исправление.
- В графе 3: вписать следующий текст «Запись под № (указать порядковый номер неверной записи) недействительна». Строчкой ниже прописывается правильный вариант, то есть как на самом деле должна выглядеть запись.
- В графе 4: указать основные реквизиты документа (наименование, номер и дату), подтверждающие информацию в правильной записи.
Как подать исковое заявление
По преимуществу в суд обращаются для того, чтобы оспорить запись об увольнении, если работодатель незаконно уволил работника или по надуманному предлогу, по ненадлежащей статье Трудового кодекса РФ. В этом случае нужно:
- Получить копию приказа об увольнении и трудовую книжку.
- Собрать доказательства того, что в трудовую книжку внесена неправильная/незаконная запись.
- Предъявить официальную претензию работодателю/обратиться в соответствующие инстанции с жалобой.
- Получить документ, подтверждающий обращение к работодателю/в соответствующие инстанции.
- Написать исковое заявление.
- Подать его в общий отдел районного/городского суда.
Какие сложности могут возникнуть
Составить исковое заявление так, чтобы суд признал исковые требования оспорить формулировку и собрать доказательства для искового производства, не так уж легко. Нужно учесть, что работодатель будет выступать в суде через представительство профессионального юриста, с которым обычному гражданину, не имеющему базовой юридической грамотности, тягаться будет более чем сложно.
Юридическая помощь, в этом случае, станет хорошей поддержкой и подспорьем при рассмотрении дела в суде. Именно адвокат развернуто и грамотно:
- Ответит на возникшие вопросы;
- Поможет подготовить необходимые документы;
- Поможет собрать надлежащие, допустимые и убедительные доказательства в защиту работника;
- Составит по всем правилам исковое заявление;
- Укажет на возможные трудности и прояснит их.
Обратившись к опытному и компетентному юристу, можно оспорить неправильную запись в трудовой книжке, уложившись в нужные сроки и выиграв суд.
Исправление дат и реквизитов
Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают сведения с правильными датами.
Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.
Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько ошибочных.
Правила исправления в трудовой книжке
Когда регистрация трудовой книжки производится в первый раз, требуется, чтобы первая (титульная) страница содержала правильные данные о фамилии, имени, отчестве и дате рождения лица, входящего в произведение. Поскольку в документе нет фотографии, эта информация будет иметь особое значение. Эта информация определяет, кому принадлежит документ.
Принципы, по которым исправления вносятся в книгу, нигде не предусмотрены. Однако правила ведения записей гласят, что ошибочные записи не подлежат исправлению. Так, неправильная запись делает документ недействительным, и рабочую книгу необходимо заменить. Исключением из правил является случай, когда сотрудник изменил свои паспортные данные. В аналогичной ситуации новые данные записываются на старых данных и предоставляется ссылка, которая является доказательством этого факта.
Некоторые указывают, что работник нигде не работал и не имеет опыта работы. Это не совсем правильно. Сначала сделайте запись, которая указывает на работу. Оказывается, многие не знают, что информация в рабочей тетради должна соответствовать приказам руководителя. В документе должны быть сделаны записи о трудоустройстве, с указанием названия подразделения, профессии и должности.
Информация о периоде испытания или контракта, режиме работы, условиях оплаты, замечаниях, характере работы и других условиях в трудовой книжке не фиксируется. Исключением является запись записей, связанных с переводом на другую должность, или если работник переводится на другого работодателя. В этом случае слова о трудоустройстве дополняются записью «в порядке перевода».
Информация о подработке записывается в трудовую книжку по месту основной работы только по требованию работника. Но иногда случается, что человек уже завершил работу с частичной занятостью, но он хочет, чтобы данные об этом были указаны в рабочей книге. В этой ситуации информация о работах с частичной занятостью указывается после информации об основной работе — даже если запись имеет более ранний период.
Если трудовая запись неправильно записана в рабочую книгу, ее необходимо переписать и обязательно дать пояснения о том, почему вносятся исправления. Не должно быть никаких исправлений, зачеркиваний и фраз, таких как «исправлено, чтобы верить».
Когда трудовая книжка может быть признана недействительной
Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:
- при первичном заполнении были допущены ошибки;
- из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
- замазан или нечетко виден номер документа;
- в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
- уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.
В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.
В спектре ошибок, связанных с ведением трудовой книжки, допускается исправление только те, которые относятся к сведеньям о работе и о вознаграждениях, которых был удостоен владелец. Исправить ошибку могут только:
- Работник, имеющий допуск к ведению трудовых книжек на предприятии, где она была допущена;
- Работник, в чьи должностные обязанности входит ведение трудовых книжек сотрудников, на настоящем рабочем месте владельца книжки, при наличии официального разрешения от организации, допустившей ошибку.
Согласно правилам и инструкциям по ведению записей в трудовой книжке, допускаются следующие методы по работе с ошибочными записями:
- Зачёркивание, которое допускается лишь в редких случаях, для исправления таких данных о сотруднике, как ФИО и дата рождения. Это регламентированное изменение возможно лишь в тех случаях, когда владелец трудовой книжки меняет ФИО, и некоторых других;
- Дополнение. К примеру, внесение правильной информации, после зачёркивания записи, признанной не актуальной и т.п.;
- Признание записи недействительной. Это наиболее распространённый способ, в соответствии с которым действуют, допуская ошибки связанные с внесением ошибочных сведений о работе.
Можно ли изменить неверные данные?
Порой при уходе работника с занимаемой должности сотрудники отдела кадров, вносящие соответствующую запись в его книжку, могут совершить ошибку, указав неверную дату увольнения.
В данном случае действующее законодательство не запрещает исправлять допущенную неточность. Более того, ошибочные сведения запрещается оставлять без исправления. Они обязательно должны быть скорректированы. Однако важно знать, как это правильно сделать.
Чтобы исправить дату увольнения в книжке можно, следует руководствоваться правилами, прописанными в постановлении Правительства РФ 16.04.2003 года № 225.
Так, к основным условиям, которые должны быть учтены при внесении исправлений в трудовую книжку, включая изменение неправильной даты расторжения трудового договора, относятся следующие (раздел III упомянутого выше постановления):
- при внесении корректировки ни в коем случае не должно производиться зачеркивание неверных сведений;
- изменения должны вноситься по предыдущему месту работы или же у нового работодателя (при наличии официального подтверждения от предыдущего);
- все исправления должны вноситься от руки с использованием черной, фиолетовой или темно-синей пасты;
- неверная информация должна быть исправлена даже в том случае, если трудовая книжка уже закончилась.
Общие правила исправления трудовых книжек
Вносить в трудовую книжку какие-либо исправления можно только соблюдая особые требования, просто сделать это по своему усмотрению нельзя. В противном случае это может привести к нежелательным последствиям.
Если в трудовой книжке необходимо исправить какую либо запись, то придерживаться следует таких требований:
- ошибочная запись на титульном листе перечеркивается;
- неверная запись в сведениях о работе должна быть признана недействительной, перечеркивать ее нельзя;
- исправление в трудовою вправе вносить не только то лицо, которое их допустил, но и тот, кто обнаружил;
- если какая то запись в книжке отсутствует, то ее можно «довнести» (например, сведения о службе в армии, о повышении квалификации или о реорганизации компании-работодателя).
При исправлении данных в разделе ТК, предназначенном для отражения периодов работы, нельзя зачеркивать какие-либо записи. Для внесения правки кадровик пишет, что ошибочная запись признается недействительной, и в той же строке (через знак «.» или «,») указывает корректную формулировку.
Запись об исправлении делается после последней имеющейся записи, при этом в графе 1 ставится следующий порядковый номер. Например, специалист был принят на работу, и в ТК это было отражено некорректно. Далее его перевели на другую должность, а потом выявилась ошибка в оформлении записи о приеме. Тогда записи в ТК будут идти так:
- запись о приеме (с ошибкой);
- запись о переводе;
- запись о признании недействительной записи с ошибкой + корректная формулировка.
Нормативные акты, регламентирующие внесение исправлений
При оформлении трудовой книжки (вкладыша), корректировке указанных сведений, следует придерживаться принципа: нельзя делать какие-либо исправления поверх существующих записей, а также замазывать или зачеркивать недостоверные данные.
Необходимые поправки вносятся следующим образом: ошибочная запись считается недействительной, а правильные сведения размещаются на следующей ниже строке начиная с указания порядкового номера.
Важно
Ведение и заполнение трудовых книжек, включая вкладыши к ним, должно отвечать требованиям Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, а также Правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.