Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Квалификационные требования к кадровикам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других — с помощью средств механизации, в-третьих — эти процессы полностью автоматизированы.
- учитывать в работе специфику трудового права;
- грамотно использовать правовые акты (международные, государственные и локальные, регулирующие вопросы трудовых отношений);
- работать с персональными данными;
- соблюдать требования охраны труда и специальной оценки условий труда;
- оформлять изменения условий трудовых договоров в случае реорганизации работодателя;
- учитывать случаи предоставления гарантий и компенсаций;
- регулировать труд отдельных категорий работников;
- учитывать в работе квалификацию работника, профессиональный стандарт, подготовку и дополнительное профессиональное образование работников;
- решать вопросы, связанные с материальной ответственностью сторон трудового договора;
- учитывать в работе судебную практику по трудовым спорам и практику проверок органами надзора в сфере труда.
Почему организации должны вести кадровый учёт
Кадровый учёт необходим, поскольку законодательство требует ведения кадровых документов. В их число входят различные приказы (например, о приёме на работу или увольнении), заявления, должностные инструкции и многие другие документы. Ведение кадрового делопроизводства — обязанность всех организаций. Компании без сотрудников должны вести кадровые документы по учредителю.
На организациях-работодателях лежит ответственность по регулированию трудовых отношений с наёмным персоналом. Этого требует трудовое законодательство. Ведение кадрового делопроизводства приводит к обороту большого объёма документов. При этом кадровые документы подлежат строгому учёту и регистрации.
Все организации, за исключением микропредприятий, должны иметь локальные нормативные акты (ЛНА), регулирующие специфику взаимодействия с сотрудниками. Помимо обязательной кадровой документации, есть документы, которые нужно вести только при определённых условиях. Например, при работе в опасных условиях труда.
Ведение кадрового учёта необходимо, поскольку:
- этого требует трудовое законодательство;
- отношения между наёмным персоналом и работодателем должны быть упорядочены;
- это позволяет установить двухстороннюю связь между сторонами трудовых отношений;
- при правильном ведении документов можно избежать спорных и конфликтных ситуаций, а также штрафов.
Почему следует перевести кадровое делопроизводство в электронный формат
Сейчас любая организация с работниками может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Основное преимущество кадрового ЭДО — возможность оптимизации делопроизводства за счёт экономии средств, автоматизации процессов и практически полной цифровизации кадровых документов (Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ).
Работодатель может заключить трудовой договор с соискателем, который проживает в другом городе. Для обмена документами с удалённым работником потребуется организовать ЭДО, обеспечить сотрудника электронной подписью.
Пока что кадровый электронный документооборот необязателен для работодателей, однако власти планируют перевести всех на КЭДО до 2024 года. Срок не точный и может быть перенесён, однако переход на обязательный КЭДО неизбежен. Поэтому с учётом преимуществ ЭДО перевести кадровое делопроизводство в электронный формат стоит уже сейчас.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Обработка персональных данных работников
Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» является одним из важнейших правовых актов, регулирующих конституционное право граждан «на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну» (ст. 23 Конституции РФ), а также право самостоятельно определять, давать ли согласие на сбор, хранение и распространение информации об их частной жизни (ст. 24 Конституции РФ).
Поскольку при оформлении на работу личная информация, составляющая персональные данные, должна быть предоставлена в обязательном порядке, то кадровым специалистам необходимо иметь четкое представление о том, как с ней работать.
Сведения, предоставляемые при поступлении на работу, содержатся в тех документах, которые работник обязан предъявить при заключении трудового договора и которые перечислены в статье 65 ТК РФ. Кроме того, часть личной информации вносится в обязательные кадровые документы со слов работника. Например, в личную карточку (форма Т-2) вносятся сведения о составе семьи работника.
Вся личная информация составляет персональные данные работника. Общие вопросы обработки этих данных описаны в главе 14 ТК РФ. В ней определяется, какие персональные данные и в каком объеме работодатель получает от работника, в каких целях эти персональные данные могут обрабатываться работодателем, устанавливаются права работника на получение полной информации о его персональных данных.
Более подробно вопросы работы с персональными данными раскрываются в ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – ФЗ «О ПД»).
Во-первых, ФЗ «О ПД» определяет понятие «персональные данные». Оно достаточно широкое и включает любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 п. 1 ФЗ «О ПД»).
Это означает, что все сведения, относящиеся к работнику и законно полученные из его документов или с его слов для оформления трудовых отношений, будут отнесены к персональным данным.
Во-вторых, ФЗ «О ПД» определяет условия обработки персональных данных и устанавливает возможность обработки персональных данных работника без его согласия.
В соответствии со статьей 6 ФЗ «О ПД» обработка персональных данных допускается либо с согласия гражданина, либо в строго оговоренных Законом случаях. К этим случаям относятся:
– выполнение «возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей» (п. 1, подп. 2 ст. 6). То есть если на работодателя законодательно возложена обязанность затребовать от поступающего на работу трудовую книжку, то, соответственно, персональные данные, полученные из этого документа, могут обрабатываться без согласия работника.
– исполнение договора, «стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных» (п. 1 подп. 5 ст. 6). То есть персональные данные работника, необходимые для исполнения трудового договора, также могут обрабатываться без его согласия.
В Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» также отмечается, что «работодатель вправе без соответствующего согласия осуществлять обработку персональных данных работника в случаях, предусмотренных коллективным договором, в том числе правилами внутреннего трудового распорядка, являющимися, как правило, приложением к коллективному договору, соглашением, а также локальными актами работодателя, принятыми в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ». То есть персональные данные, необходимые для выполнения норм названных локальных нормативных актов, также обрабатываются без согласия работника.
В-третьих, в статье 9 ФЗ «О ПД» определяет, в какой форме может быть получено согласие на обработку персональных данных и какая информация должна быть включена в согласие, оформленное в письменном виде.
Для работодателя эта информация важна в том случае, если использование персональных данных выходит за рамки Трудового кодекса РФ и иных нормативных правовых актов в сфере труда. Например, если работодатель размещает информацию о работниках на информационном портале организации.
В-четвертых, ФЗ «О ПД» используется организацией при разработке такого обязательного локального нормативного акта, как Положение о персональных данных.
Пункт 8 статьи 86 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя ознакомить работников под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников в организации, а также об их правах и обязанностях в этой области. В соответствии с этим пунктом в организации обязательно должен разрабатываться и утверждаться локальный нормативный акт в сфере обработки персональных данных. Чаще всего он называется Положением о персональных данных.
Учитывая, что строгих требований к этому документу не содержится ни в ТК РФ, ни в ФЗ «О ПД», в нем должны быть урегулированы все виды работ с персональными данными, которые осуществляются в организации, и обязательно должны быть отражены вопросы защиты и хранения этой категории информации.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»
Особое значение кадровой документации, ее социальная, юридическая и ретроспективная значимость определяют необходимость внимательного отношения к вопросам хранения документов по личному составу.
На государственном уровне в постсоветский период были изданы два важных правовых акта, которые были призваны обеспечить сохранность этих документов в случае реорганизации или ликвидации организаций.
Это распоряжения Правительства РФ от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу» и от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу».
Первый документ определяет важность хранения кадровых документов в целях социальной и правовой защиты граждан.
Второй правовой акт регулирует вопросы хранения документов ликвидированных предприятий.
На сегодняшний день наиболее значимым правовым актом, регулирующим основные вопросы хранения документов по личному составу, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
В пунктах 8–10 статьи 23 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяется, куда передаются документы по личному составу на хранение при ликвидации государственных органов и негосударственных организаций, а также при реорганизации негосударственных организаций.
Права сотрудника кадровой службы
В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.
Специалист по кадрам вправе:
1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;
2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;
3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;
4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;
5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;
6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
Особенности должностной инструкции кадрового работника
Какие обязанности должны быть предусмотрены в должностной инструкции работника отдела кадров, напрямую зависит от потребностей конкретного работодателя. Зачастую современные руководители организаций вкладывают в служебные обязанности кадрового работника совершенно разный смысл. Согласно этому всех кадровых работников можно поделить на 3 категории:
- Инспектор отдела кадров.
Такой сотрудник занимается непосредственно кадровым учетом и документацией. В его обязанности, как правило, входит:
- составление приказов по личному составу;
- ведение личных (персональных) дел по каждому сотруднику;
- заполнение личных карточек (в соответствии с общераспространенной практикой, по форме Т-2);
- заключение трудовых договоров, составление дополнительных соглашений при изменении положений основного документа;
- прием копий личных документов от вновь поступивших работников;
- прием и обработка заявлений на отпуск, кадровое перемещение, прием и увольнение, оформление вычетов по НДФЛ в текущем году и других обстоятельств, непосредственно связанных с личным составом;
- на крупных предприятиях — ведение и сдача отчетности по персонифицированному учету в ПФ РФ и т. д.
Не знаете, как начать кадровое делопроизводство с нуля и вести кадровый учет? Рекомендуем ознакомиться с нашими статьями:
- «Порядок ведения кадрового учета на предприятии»;
- «Номенклатура дел отдела кадров на 2022-2023 годы — образец».
- Менеджер по персоналу.
В отличие от задач инспектора отдела кадров деятельность менеджера по персоналу направлена главным образом на поиск и подбор необходимого персонала и проведение собеседований с потенциальными соискателями. Такие сотрудники занимаются заполнением анкет кандидатов и, возможно, приемом копий документов.
- Универсальный кадровый работник.
Подобный сотрудник — мечта современных работодателей. Он объединяет в себе функции 2 предыдущих категорий, то есть:
- ведение кадрового учета и необходимой документации;
- поиск и подбор персонала.
В зависимости от тех обязанностей, которые работодатель хочет возложить на сотрудника, и составляется должностная инструкция специалиста отдела кадров. Масштабы предприятия предопределяют, достаточно ли ввести на нем должность инспектора по кадрам или следует создать целую кадровую службу.
Вы уверены, что правильно составляете должностные инструкции? Оформите пробный бесплатный доступ к системе «КонсультантПлюс» и сверьте свои действия с алгоритмом составления должностных инструкций, предложенным экспертом.
- В состав архивного фонда ООО «Проектные решения» (далее — ООО) входят архивные документы, созданные в период существования ООО, на любых видах носителя: юридические акты, управленческая документация, кадровые документы, финансовые и бухгалтерские документы, документы содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, переписка.
Примечание. В данном пункте можно перечислить, какие конкретно документы входят в состав архивного фонда, характерные для вашей организации.
<...>
- Архив ООО в своей деятельности руководствуется законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, актами субъекта РФ по вопросам архивного дела, нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива), локальными актами и методическими материалами по вопросам организации работы с документами.
Требования к оформлению дел, принимаемых в архив
В зависимости от сроков хранения дел проводится их полное или частичное оформление.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя (подшивается в конце дела);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов (подшивается после титульного листа);
- внесение необходимых уточнений в реквизиты на обложке дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
Нумерация листов дела.
- Для того чтобы обеспечить сохранность и закрепить порядок расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
- Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
- Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
- Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
- Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
- Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
- Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
- Если при подготовке документов архивом организации к передаче на государственное хранение в делах выявляются отдельные ошибки в нумерации листов, по согласованию с государственным архивом допускается употребление литерной нумерации листов.
С чего начать аудит локальных актов компании
Во-первых, нужно проверить, все ли обязательные документы имеются в наличии, и составить их список. Если в компании нет даже обязательных локальных актов, то их нужно разработать в первую очередь.
Во-вторых, важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству. В-третьих, необходимо проверить, соблюден ли порядок принятия локального акта. Так, если в компании есть профсоюзная организация, то на документе должна быть отметка о согласовании (учете мнения) с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ). В-четвертых, нужно выяснить, каких документов не хватает. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить приказом перечень документов, обязательных для конкретной организации. Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом. Оценивается наличие и соответствие законодательству трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, журналов регистрации приказов по кадрам и т. д. Не стоит пытаться охватить весь объем работ сразу. Следует расставить приоритеты и действовать поступательно. Для удобства рекомендуется группировать типовые документы в электронные и бумажные папки.
Функциональные обязанности работников кадровых служб
— разработка планов комплектования предприятия специалистами;
— изучение деловых и моральных качеств специалистов (резерв);
— разработка совместно с планово-экономическим отделом перспективных планов потребности в специалистах;
— осуществление контроля за соблюдением трудового законодательства;
— подготовка предложений для назначения на руководящие должности специалистов;
— изучение движения персонала, причины текучести;
— ведение учета, хранения трудовых книжек, личных дел, карточек формы № Т-2;
— оформление наградных и пенсионных материалов;
— оформление материалов на специалистов, убывающих в загранкомандировки;
— информирование руководителя о всех случаях нарушения законодательства в работе с персоналом и др.
Функции отдела кадров
Если говорить официально, то отдел кадров – это подразделение предприятия по управлению персоналом.
Давайте рассмотрим на примере. Антонина Павловна – ответственный сотрудник отдела кадров. В ее функционал входит:
Интересный факт! Согласно международному опросу Society for Human Resource Management, 47% работников в отделе кадров считают борьбу с текучестью кадров компании основной задачей.
Отдел кадров – это первое, с чем сталкивается кандидат, приходя в организацию. Если там суматоха, а до стола раздраженного кадровика нужно пробираться сквозь ворох бумаг, то потенциального сотрудника это спугнет: никто не хочет попасть в место, где вечная неразбериха.
Антонина Павловна следит в своем отделе кадров за порядком: все бумаги должны быть на своем месте, а работы – выполнены в срок. Собеседования проходят в дружеской атмосфере с чашкой чая и печеньем. Так сотрудник понимает, что попал в ответственный и дружелюбный коллектив.
В своей работе Антонина Павловна регулярно взаимодействует с другими подразделениями. Например, в бухгалтерию предоставляет документы и копии приказов о зачислении сотрудников или увольнении, об отпусках, поощрениях или штрафных санкциях для работников. А в юридическом отделе ей сообщают об изменении законодательства, а также оказывают правовую поддержку.
Как стать специалистом по кадровому делопроизводству и где учиться?
Варианты обучения для специалиста по кадровому делопроизводству с нуля:
- Самостоятельное обучение – всевозможные видео на YouTube, книги, форумы, самоучители и т.д. Плюсы – дешево или очень недорого. Минусы – нет системности, самостоятельное обучение может оказаться неэффективным, полученные навыки могут оказаться невостребованными у работодателя;
- Классическое оффлайн-образование в ВУЗах, колледжах и университетах. Диплом является преимуществом при устройстве на работу, при этом обучение обычно длится не менее четырех лет, часто дают устаревшие неактуальные знания;
- Онлайн-обучение. Пройти курс можно на одной из образовательных платформ. Такие курсы рассчитаны на людей без особой подготовки, поэтому подойдут большинству людей. Обычно упор в онлайн-обучении делается на практику – это позволяет быстро пополнить портфолио и устроиться на работу сразу после обучения.
Ниже сделали обзор 10+ лучших онлайн-курсов.
Кадровая служба на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку.
На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка работника (форма № Т-2), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения личной карточки являются следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
– документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
– другие сведения о работнике.
Напомним, что в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
В раздел «Прием на работу, переводы на другую работу» личной карточки вносятся записи на основании соответствующих приказов (распоряжений), с каждой записью администрация обязана ознакомить работника под роспись.
После того как работник ознакомился с записью в трудовой книжке, он должен расписаться в личной карточке в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки». Кадровая служба обязана с каждой записью, вносимой в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу», ознакомить работника под роспись в графе 6 раздела.
Если сведения о работнике меняются, то в его личную карточку также вносятся соответствующие данные, которые заверяются работником кадровой службы.
Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется:
– на граждан, пребывающих в запасе, – на основании военного билета;
– на граждан, подлежащих призыву, – на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Сведения об итогах аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке указываются в разделах IV «Аттестация», V «Повышение квалификации», VI «Профессиональная переподготовка» на основании документов об образовании работника.
Почетные звания работников отражаются в разделе VII личной карточки вместе с наградами и поощрениями.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отметки в личной карточке делаются в разделе VIII «Отпуск», в котором ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Если по каким-либо причинам работника отзывают из отпуска, то на основании приказа вносится соответствующая запись в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника, т. е. учет всех отпусков, которые предоставляются работнику в период работы в организации, ведется в разделе «Отпуск» личной карточки.
Если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, то в раздел IХ вносятся записи о льготе, на которую работник имеет право, а также указывается номер и дата выдачи документа, удостоверяющего право работника на льготу.
Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях и др.
Укажем особенности заполнения отдельных пунктов данной формы.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
В п. 7 раздела I указываются основная и другая профессия работника.
В п. 8 раздела I отражается общий трудовой стаж, а также непрерывный стаж для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку государственного (муниципального) служащего вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
– военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
– удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе, сведения в разделе II «Сведения о воинском учете» указываются следующим образом:
П. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется;
П. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);
П. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (6 цифр, например, «021101» или 6 цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
П. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
В п. 7 «Состоит на воинском учете» – заполняется (простым карандашом):
Строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
Строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу, сведения указываются следующим образом:
П. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
П. 2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»;
П. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
В п. 8 раздела II у гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В случае увольнения работника на основании приказа кадровая служба делает запись в личной карточке, а работник ставит там свою роспись.
Личные дела должны храниться в архиве 75 лет.
Пример.
Гражданином Ковалевым Д.П. на имя директора ОАО «Мираж» было написано заявление от 14 июля 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2010 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Ковалевым Д.П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2010 г. № 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2010 г. № 244к о приеме на работу Ковалева Д.П. с 17 июля 2010 г.
Рассмотрим порядок заполнения личной карточки принятого работника на основе предоставленных документов.
Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив.
Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.
Рассмотрим порядок организации текущего хранения личных дел:
Личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
Обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
Текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;
Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.
Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел указанные номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.
В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.
Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.
Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.
Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.
Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.
Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами.
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.
Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.
Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулируются постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Требования к инспектору по кадрам
В должностные обязанности входит:
- Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.
- Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.
- Оформление трудовых книжек и их хранение.
- Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Мониторинг за их соблюдением.
- Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций.
- Внесение изменений по данных о персонале в базу данных.
- Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров.
- Работа с архивом.
Требования к начальнику отдела кадров
Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя. После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании. Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию.
Должностные обязанности:
- Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
- Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
- Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.
- Проведение аттестации и анализа ее итогов.
- Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
- Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
- Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
- Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
- Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.
Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству. Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности. О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов. Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории. И подписывается в процессе оформления на работу.
Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:
- Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.
- Заполненное заявление по образцу.