Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Универсальный передаточный документ – альтернатива счету-фактуре и накладной». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На основании этого файла заявляют налоговый вычет, ведут корректный бухучет, списывают возникшие затраты. С его помощью серьезно экономится время и силы сотрудников, уменьшается количество необходимых документов.
Для каких целей может оказаться нужен
При продаже или отгрузке товаров теперь компания не собирает пакет документации из накладных, счет-фактуры и иных передаточных файлов. Все уже прописано на едином универсальном листе.
По факту это СФ, дополненная нужными строками, в частности, об отгрузке и приемке. Когда бумага будет корректно оформлена, ее можно будет отправлять в налоговую и контрагентам.
Главное — перед переходом на новую систему, то следует закрепить это в учетной политике. Все перемены важно внести до начала нового налогового периода.
Какие документы заменяет
Выше мы говорили, как правильно подписать УПД покупателю и продавцу. Осталось разобраться, вместо чего может использоваться этот файл.
Главная цель этого бланка — использоваться взамен целого комплекта. Он с легкостью объединяет в себе строки для счета-фактуры и разнообразной первички. А возможность создавать дополнительные поля делает его действительно универсальным. По факту это СФ с добавленными к ней графами про отгрузку и приемку.
Кроме того, допускается отправлять его не только контрагенту и клиенту. Можно сформировать и отправить в налоговую. Важно не забыть сначала зафиксировать его в учетной политике, а потом — не менять шаблон, использовать одну форму.
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.
Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:
- «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
- «В том числе сумма акциза» (графа 6);
- «Налоговая ставка» (графа 7);
- «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
- «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
- «Номер таможенной декларации» (графа 11).
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
- строка (1) — дата составления документа;
- строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
- строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.
Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
- счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
- моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).
Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
- УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
- Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.
В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.
- УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
Что такое статус УПД
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
-
Обратите внимание: в приложении № 4 к письму № ММВ-20-3/96@ сказано, что статус документа носит лишь информационный характер. А фактически он определяется наличием (или отсутствием) в нем всех показателей, обязательных для первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому, если продавец заполнил правильно все обязательные реквизиты УПД, но ошибся в поле «Статус» (вместо 1 поставил 2), это не означает, что покупатель не сможет воспользоваться вычетом «входного» налога на добавленную стоимость.
Если УПД используется только в качестве первичного документа (статус 2), то в нем не заполняются следующие показатели, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:
-
«К платежно-расчетному документу» (строка 7);
-
«В том числе сумма акциза» (графа 6);
-
«Налоговая ставка» (графа 7);
-
«Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
-
«Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
-
«Номер таможенной декларации» (графа 11).
Примечательно, что эта форма по своей сути не является чем-то совершенно новым, а соединяет в себе функции уже существующих первичных документов. Такое соединение сокращает затраты времени на ведение отчетности, что более удобно. Мысли о создании такого документа существовали достаточно давно, но развить идею получилось только после принятия поправок в закон о бухгалтерском учете.
Внесенные в текст правового акта изменения позволили устранить существовавшие долгое время противоречия и наконец создать единый передаточный акт.
Его создание не было беспроблемным — проект выносили на обсуждение несколько раз, в том числе на специализированных форумах. Так эксперты в области права и специалисты, каждый день работающие с бухгалтерской отчетностью, получили возможность постоянно следить за состоянием проекта и высказывать свое мнение. Полученные замечания учитывались, в итоге текст документа переделывался несколько раз и его окончательный вариант сильно отличается от первоначального. На официальном интернет-портале ФНС России было также опубликовано письмо с рекомендациями к применению нового передаточного акта.
В результате вместо обширного документа, регулирующего всю первичную отчетность в бухгалтерии, работники получили новую форму и список советов по заполнению полей документа. В тексте письма работники налоговой службы предложили использование универсального передаточного акта в качестве формы бухгалтерской отчетности.
Что понимают под статусом УПД
У УПД есть обязательный реквизит с наименованием «Статус». У него может быть два значения — «1», «2». Давайте разберемся, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2.
УПД статус 1 это значение, употребление которого позволяет использовать бумагу и как первичную документацию, и как счет-фактуру одновременно. Возникает вопрос: что означает УПД статус 2? По правилам ведения бухгалтерской отчетности и нормам российского законодательства указание в реквизитах документа этой цифры означает то, что УПД используют только как первичный документ для учета. Его могут смело использовать ИП и организации, действующие на упрощенной системе налогообложения, поскольку выставление данной формы не повлечет за собой обязанность по исчислению и уплате НДС. Кроме того, такой УПД можно использовать для отгрузки товаров по комиссионному договору.
Дополнительные отличия универсального передаточного документа статус 1 и 2 в том, что статус 2 освобождает от обязанности заполнять поля, необходимые только для счета-фактуры:
- строка 7 «К платежно-расчётному документу»;
- графа 6 с указанием суммы акциза;
- налоговая ставка в графе 7;
- код страны происхождения товара (графа 10)
- графа 10а с указанием краткого наименования страны происхождения товара;
- графа 11 с номером таможенной декларации.
Кто ставит подписи в УПД
Для правильного оформления отчетности нужно знать, кто расписывается в УПД или является ответственным за правильность оформления факта хозяйственной деятельности. Строки, где должны подписываться руководитель организации, главный бухгалтер или иные уполномоченные лица, всегда заполняются в соответствии с требованиями законодательства. Нет исключения при заполнении данных реквизитов и в УПД со статусом 2.
В строке под номером 10 указывают: должность, инициалы и подпись лица, что отгрузил товар, или же того, кто обладает полномочиями подписывать документы о передаче результатов выполнения работ, оказания услуг и передачи имущественных прав от имени компании либо ИП. Если этот человек, и человек, подписывающий счет-фактуру — одно и то же лицо, то можно указать только должность и инициалы, а подпись не дублировать.
В 13 строке указывают должность, инициалы и подпись человека, уполномоченного подписывать данный документ со стороны продавца и ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни. Если это лицо уже указано в строке 10, то не нужно подписываться в 13 строке — достаточно инициалов и должности.
В 15 строке указывают должность, инициалы и подпись лица, принявшего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ, оказания услуг, прав на имущество от имени субъекта экономики.
Наконец, 18 строка заполняется должностью, инициалами и подписью лица, несущего ответственность за правильное оформление факта хозяйственной деятельности со стороны покупателя. Если то же лицо уже расписалось в 15 строке, дублировать его подпись в 18 строке не нужно.
Стоит обратить внимание, что в статью 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» было предложено внести изменения, согласно которым ужесточатся требования к первичным документам учета — в частности, не будут допускаться к учету бумаги по мнимым, не совершенным и фиктивным сделкам.
Законодательными изменениями разграничена ответственность лиц, принимающих участие в подписании первичной документации. Так, тот человек, что ответственен за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу документов для их регистрации в регистрах бухучета компании и одновременно отвечает за достоверность указанных в них сведений. А лицо, что занимает должность, трудовые обязанности которой предусматривают ведение бухгалтерского учета, или же занимается этой деятельностью согласно условиям заключенного договора, не несет ответственности за правильность оформления хозяйственной жизни компании.
Как заверять документы при отсутствии печати
Основное предназначение печати заключается в возможности правильно и быстро заверить различную документацию. При ее отсутствии предпринимателю приходится пользоваться другими способами для собственной идентификации.
Внимание! Многие бизнесмены считают, что штамп на документации гарантирует, что документ был подписан бизнесменом.
Но на самом деле процесс создания печати является очень простым, поэтому ею может воспользоваться любой человек. Поэтому ее наличие на документе не может выступать стопроцентным доказательством того, что бумага заверялась ИП. Поэтому при ее отсутствии предприниматель может заверять документы другим законным способом. Для этого учитываются следующие правила:
- в конце любой официальной документации ставится подпись;
- указывается «БП», что подтверждает, что предприниматель не пользуется печатью во время ведения деятельности.
Некоторые крупные компании отказываются от сотрудничества, если работает ИП без печати на своей документации. Изменить их мнение можно путем представления нормативных актов и других нормативных бумаг.
Как написать уведомление
Единственный способ, как подтвердить документально, что ИП работает без печати, — составить официальное уведомление об этом. Унифицированной формы документа нет. Оформляют его на официальном бланке или обычном листе формата А4. При его составлении руководствуемся обычными требованиями для делового письма:
- используем фирменный бланк (при наличии) или проставляем реквизиты ИП;
- указываем адресата, для которого предназначается информация;
- пишем текст обращения со ссылками на отсутствие обязанности по действующим законам;
- ставим дату и подпись.
Уведомление о работе без печати: обязательно ли и для кого?
Закон не требует от предпринимателя применять печать, а значит, не требует и регистрировать ее отсутствие или наличие в ФНС или иных проверяющих органах. Поэтому вполне законным будет вариант поведения «кому должен – всем прощаю», но обычаи делового оборота и репутация предпринимателя требуют элементарной вежливости в отношении партнеров.
По желанию ИП можно заранее разослать всем имеющимся контрагентам письмо о работе без печати. Также нелишним будет приложить его к обязательному пакету документов, которым партнеры обмениваются при заключении договоров. Если у предпринимателя пока нет клиентской базы и уведомлять некого, тогда можно прикладывать уведомления к каждому новому договору или отгрузочной накладной.
Жестких требований законом к печати не утверждено. Есть список обязательных сведений для указания на печати и перечень того, чего не печати быть не должно.
Печать должна содержать:
- название организационной формы предприятия: индивидуальный предприниматель,
- ФИО ИП,
- город,
- номер ОГРНИП,
- ИНН.
Запрещается использовать на печати:
- герб России и изображения с ним, иначе предусмотрен штраф до 150 тыс. рублей,
- муниципальную и региональную символику,
- логотипы других организаций и ИП.
Не будут ли банки требовать печати на документах?
ИП без печатиВ некоторых случаях закон лишь косвенно настаивает на том, чтобы индивидуальные предприниматели оформляли печать. Скажем, законодательно ИП разрешается выступать работодателем и нанимать работников, но чтобы нанять работника, предпринимателю придется изготовить печать, поскольку любая запись в трудовой книжке закрепляется печатью. В-третьих, некоторые банки не открывают расчётные счета коммерческим клиентам без личного штампа. Индивидуальный предприниматель ИП – не юридическое лицо. Он не обязан иметь печать. В этом и состоит одно из преимуществ ИП. Это указывает на, что в российском законодательстве не прописаны требования по оформлению. Это означает, что человек, занимающийся предпринимательством, может обходиться личной подписью.
Ип работает без печати как подтвердить документально
Открывая своё дело, у бизнесмена возникает вопрос, а может ли ИП работать без печати в году? Законодательством не установлено такое требование к индивидуальным предпринимателям, поэтому ИП самостоятельно решает, нужна ли ему печать для ведения дел. Отсутствие штампа ограничивает возможности некоторых видов бизнеса и перспективы заключения контрактов с крупными компаниями. Печать — это своего рода гарант надёжности, который придаёт солидности договорным отношениям. Но не только этот факт стоит в пользу данного атрибута, есть много ограничений для ИП без штампа. Бывают ситуации, когда наличие печати необязательно, но всё же приходится её оформлять, так как некоторые крупные компании не хотят сотрудничать без данного гаранта. В результате предприниматель теряет выгодные контракты и возможность расширять свой бизнес.
Как подтвердить отсутствие печати у ИП
Но стоит предпринимателю обзавестись своей печатью — а седлать это теперь очень просто и совсем недорого — как его подпись теряет самостоятельность. Что бы он ни подписал в статусе ИП — без печати его подпись оказывается недействительной. Безусловно, печать тут оказывается важным элементом защиты документов от подделки и определённым статусным знаком, символизирующим деловой уровень своего обладателя. Но теперь этот предмет постоянно придётся носить с собой, и обойтись без него в решении деловых вопросов будет невозможно.
Это необходимо для того, чтобы изготовители получили подтверждение, что штамп получает именно предприниматель, а не постороннее лицо, которое планирует его использовать в незаконной махинации.
Так как предпринимательская деятельность содержит в себя множество нюансов, связанных как с регистрацией бизнеса, так и с его ведением, не удивительно, что у всех ИП появляются вопросы, на которые они хотели бы получить внятные ответы. Они касаются процедуры открытия ИП, выбора системы налогообложения, сдаче отчётности, уплаты налогов и т.д. и т.п.
Как подтвердить отсутствие печати у ИП Иногда банки и деловые партнёры, работающие с предпринимателем без печати, могут потребовать соответствующее письмо. Ведь если печать есть, но она не используется при оформлении того или иного документа, он считается недействительным.
Отмену обязательного наличия у ИП печати специалисты связывают сразу с несколькими факторами. Во-первых, то что документ заверен печатью организации еще не свидетельствует о ее достоверности, так как печать можно подделать. Во-вторых, круглая печать ИП теряет свою актуальность в связи с внедрением и широким распространением и в нашей стране электронной цифровой подписи – она используется для определения лица, который подписал электронный документ, при совершении гражданско-правовых сделок или других юридических действий.
Многих интересует, может ли ИП работать без печати. Обратимся к законодательству, что действует в Российской Федерации в 2018 году и ответим на данный вопрос, который возникает у большинства начинающих предпринимателей.
Следовательно, для того чтобы контрагент мог в полной мере ознакомиться с полномочиями, он может попросить предоставить учредительные документы (устав) и внутренние документы регулирующие данный вопрос (если они в ООО имеются).
По данным статистики за сентябрь 2016 года, в России зарегистрированы и ведут свою деятельность более 3,6 миллионов индивидуальных предпринимателей (с начала года цифра выросла почти на 100 тысяч). Кстати, кому интересно, вот диаграмма, показывающая распределение ИП по округам Российской Федерации. Представьте себе, насколько огромна армия предпринимателей в нашей стране.