Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Налоговая требует документы или пояснения: как ответить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Начнем с того, что истребование документов при любой налоговой проверке — это стандартная первичная процедура получения налоговым органом базовой информации о финансово-хозяйственной деятельности компании.
Какие документы запрашивают при проверке контрагента
Самый частый вопрос, который возникает у бухгалтеров: какие документы инспекторы вправе потребовать? И является ли законным требование предоставить документы, никак не связанные с контрагентом, у которого проводится проверка?
Из пункта 1 статьи 93.1 НК РФ следует, что затребованы могут быть документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого лица. Минфин РФ в письме от 09.10.2012 № 03-02-07/1-246 пишет о том же самом.
Ключевая фраза здесь — «касающиеся деятельности проверяемого лица». Потребовать у компании, например, все договоры, заключенные в 2017 году или книгу покупок за определенный период (при том, что сделка с контрагентом, у которого идет проверка, там не отражена), налоговая инспекция не вправе.
Но вышеупомянутый пункт не содержит конкретного перечня документов, которые может истребовать налоговая инспекция. Это могут быть договор, акты, накладные, счета-фактуры по сделкам с проверяемым контрагентом. Но также могут потребовать, например, приказ о направлении в командировку сотрудников к месту выполнения работ на территории контрагента.
Практика показывает, что проверяющие на местах не всегда соблюдают нормы закона. Рассчитывая, по всей видимости, на неосведомленность бухгалтеров, они запрашивают и документы, которые не имеют ничего общего с деятельностью проверяемого лица.
В этом случае организация может не выполнять требования инспекции. Действия ИФНС незаконными можно признать в суде. Например, ВАС РФ в определении от 15.10.2013 № ВАС-14062/13 по делу № А43-18174/2012 отметил, что если запрашиваемые документы не касаются деятельности проверяемого налогоплательщика и содержащаяся в них информация не может повлиять на определение размера его налоговых обязательств, то неисполнение такого требования ответственности не влечет. Аналогичные выводы есть и в постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 13.04.2015 № Ф02-1184/2015).
Есть еще один важный момент: в требовании о представлении документов налоговики не обязаны писать реквизиты запрашиваемых документов. В форме требования, утв. приказом ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189, сказано, что реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документов указываются «при наличии».
В постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 17.10.2016 № Ф02-5483/2016 подтверждается, что достаточно ограничиться наименованиями (договор, акты, счета-фактуры и т.д.). Тем не менее, содержащиеся в требовании данные должны в полной мере позволить идентифицировать конкретную сделку, по которой запрашиваются документы. В противном случае компания имеет хорошие шансы «отбиться» от налоговых требований в суде (см., например, спор, рассматриваемый Арбитражным судом Дальневосточного округа в постановлении от 21.03.2017 № Ф03-712/2017).
Интересен и вопрос относительно периода, за который могут быть запрошены документы. Ограничение в три года, которое действует для проверяемых лиц, тут не работает. Налоговая инспекция может потребовать документы за любой период, поскольку ограничений по периоду времени, за который могут быть истребованы документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика, не установлено. На это обратил внимание Минфин в письме от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519.
Требование по встречке вместо проверки
Случается, что налоговый орган несмотря на широкие полномочия по истребованию документов в рамках проверки (хотя бы и камеральной) запрашивает значительный объем документов в режиме «встречки»: за несколько лет, по всем сделкам и по всем контрагентам вообще. Это абсолютно не соответствует действующему законодательству. Требование вне рамок проверки должно иметь целью не самого адресата, а только его контрагентов (Постановление 9ААС № 09АП-76715/2021 от 14.12.2021 по делу № А40-105384/21).
В деле № А40-55951/2020, успешно прошедшем три судебных инстанции, выявлено сразу несколько случаев злоупотребления правами со стороны должностных лиц налогового органа: требование в режиме «вне проверки» было направлено по почте несмотря на многолетнее использование связи по ТКС, объем требуемых документов превысил 22 тыс. штук, на исполнение требования отводилось 10 дней, и вообще в день отправки письма на предприятии лично побывало несколько налоговых инспекторов – они проводили выездную проверку. Судьи единодушно признали недопустимость подобных нарушений (Постановление АС Московского округа № Ф05-25455/2021 от 20.10.2021).
Какие данные собрать для досье на контрагента
Перед сделкой проверьте:
- Сведения о регистрации и постановке на налоговый учет.
- Есть ли у руководителей полномочия на заключение сделки.
- Где фактически находится фирма.
- Есть ли у неё производственные площади, оборудование, нужный персонал.
- Есть ли у компании сайт и какая информация на нём размещена: есть ли сведения о компании, руководстве, информация о товарах и услугах, насколько актуальны данные на сайте.
- Есть ли нужные лицензии и членство в СРО.
В каком виде предоставлять истребованные документы.
У налогоплательщика есть право выбирать в какой форме и каким способом предоставлять истребованные документы. Однако это правило не распространяется на тех налогоплательщиков, которые обязанные сдавать отчетность только в электронном виде. Они должны отправлять документацию, в том числе и уведомление о невозможности предоставить документацию, в электронном виде.
Возможные формы истребованных документов:
- Бумажные ксерокопии. Бумажные копии документов нужно заверить подписью руководителя и подшить.
- Электронные документы.
- Сканы документов.
Каким способом отправить документы:
- Привезти в ИФНС лично или передать через уполномоченного представителя бумажные заверенные ксерокопии.
- Отправить бумажные документы заказным письмом по почте.
- Отправить электронные документы через личный кабинет налогоплательщика.
- Отправить электронные документы через оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).
Требования ИФНС в СБИС
Современные технологии позволяют упростить работу с истребуемой документацией. Более миллиона российских компаний сдают отчетность со СБИС. Все запросы от ИФНС приходят в СБИС в формате требований.
Алгоритм работы с требованиями ФНС в СБИС. Предельно кратко:
- Налоговая создает требование, подписывает его своей электронной подписью и отправляет налогоплательщику по ТКС.
- Оператор ЭДО СБИС после получения требования создает подтверждение даты отправки и отправляет требование адресату.
- Ответственный сотрудник получает уведомление о направлении в адрес компании требования ФНС. Дополнительное акцентирование на получении требования позволяет не пропустить сроки предоставления данных.
- Налогоплательщик подтверждает получение требования отправкой квитанции о приеме или уведомлением об отказе. После отправки квитанции о приеме требования начинает собираться требуемая документация.
Что могут запросить при проверках?
Суровая реальность: все, что хоть как-то связано с исчислением уплатой проверяемых инспекцией налогов может быть истребовано у кого угодно. Складывается стойкое впечатление, что скоро никого не удивит истребование, например, свидетельства о рождении главного бухгалтера, ведь именно главный бухгалтер отвечает за исчисление и уплату налогов в компании.
Обратной стороной медали выступает возможность злоупотребления должностными лицами налоговых органов своими полномочиями.
И именно из-за таких злоупотреблений, а вовсе не из-за желания налогоплательщика сокрыть компрометирующую его информацию, часто возникает нежелание отвечать на запросы налоговых органов. А иногда бывают и откровенные глупости.
Так, совсем недавно в Свердловской и Челябинской областях налогоплательщикам приходили требования с просьбой представить «документы, подтверждающие выполнение работ непосредственно в космическом пространстве».
Скорее всего, данная формулировка была транслирована из ст. 164 Налогового кодекса РФ, предусматривающей применение ставки 0%, и бездумно скопирована из требований, выставленных какой-либо из структур Роскосмоса. Однако для бухгалтеров других компаний такие формулировки, дававшие повод задуматься о бескрайних просторах вселенной, вызывали недоумение и ухмылку.
Цели и основания для встречной проверки
Понятие «встречная проверка» исключено из Налогового кодекса с 2007 г. Федеральным законом от 27.07.2006 N 137-ФЗ, внесшим изменения в ст. 87 «Налоговые проверки» НК РФ. Одновременно указанным Законом введена в действие ст. 93.1 НК РФ, регулирующая истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках. Такое истребование может осуществляться в рамках выездной или камеральной налоговой проверки налогоплательщика, в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля при рассмотрении материалов налоговой проверки, а также вне рамок проведения налоговых проверок, когда налоговому органу необходимо получить информацию относительно конкретной сделки (например, в ходе предпроверочного анализа для включения организаций в план проверок) .
Эти случаи перечислены в п. п. 1 и 2 ст. 93.1 НК РФ.
Тем не менее понятие «встречная проверка» активно используется в обиходе как бухгалтерами, так и самими налоговыми инспекторами, а также судьями при рассмотрении споров организаций с налоговыми органами.
По сути, встречная проверка представляет собой получение от контрагентов проверяемого налогоплательщика документов, касающихся его деятельности, и сопоставление сведений в первичных документах, бухгалтерских и налоговых регистрах, налоговых декларациях налогоплательщика с данными, отраженными в учете его партнерами. Иными словами, при помощи документов и сведений, имеющихся у контрагента, налоговый орган может подтвердить или опровергнуть факты хозяйственных операций, зафиксированных или, наоборот, не заявленных в учете и отчетности проверяемым налогоплательщиком.
В большинстве случаев инспекторы прибегают к истребованию документов у контрагентов в целях подтверждения правомерности и обоснованности заявленных проверяемым налогоплательщиком вычетов по НДС и расходов в декларации по налогу на прибыль.
Вручение и получение поручения и требования
Зачастую в организацию поступает телефонный звонок из налоговой инспекции с просьбой представить для встречной проверки документы, перечень которых инспектор продиктует по телефону или отправит по факсу. Так проверяющие поступают в основном с добросовестными и исполнительными контрагентами. Фактически требование вручат компании, когда та принесет запрошенные документы. Несмотря на то что такой вариант истребования документов незаконен, для организации он представляет определенную выгоду. При большом объеме затребованных документов появляется дополнительное время для их подготовки, ведь, пока в требовании не будет стоять отметка о вручении, нельзя говорить о начале исчисления срока для их представления в инспекцию.
Законодательством же установлены всего три способа вручения требования (п. 1 ст. 93, п. 4 ст. 93.1 НК РФ):
- лично руководителю (законному или уполномоченному представителю) под расписку (факт и дата получения должны быть удостоверены в требовании подписью получателя);
- по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) в электронном виде;
- по почте заказным письмом с уведомлением, если перечисленными способами требование вручить не удалось.
В последнем случае документ считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма. Причем шестидневный срок исчисляется в рабочих днях согласно п. 6 ст. 6.1 НК РФ. Вот такой способ вручения вызывает наибольшее количество споров, связанных с определением момента получения требования, ведь именно от этого факта зависит начало исчисления срока для представления документов.
Документы (информация), относящиеся к деятельности проверяемого налогоплательщика
Какие именно документы, помимо счетов-фактур, накладных, выставленных непосредственно в адрес лица, в отношении которого проводятся контрольные мероприятия, или полученных от него, вправе затребовать налоговый орган на основании п. 1 ст. 93.1 НК РФ? Кто может определять «относимость» и взаимосвязь истребуемых документов с предметом проверки?
Исходя из того, что в силу пп. 2 п. 1 ст. 32, п. 1 ст. 82 НК РФ функции по проверке правильности исчисления и уплаты налогов возложены налоговым законодательством на налоговые органы, именно они (их должностные лица) вправе определять целесообразность истребования, полноту и комплектность необходимых для проверки и анализа документов, а также степень их непосредственной или косвенной связи с деятельностью проверяемого налогоплательщика с учетом всех имеющихся у него доказательств и обстоятельств, а не организация, на которую в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 23, п. 5 ст. 93.1 НК РФ возложены обязанности их представлять. Безусловно, компания на основании пп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ имеет полное право не выполнять неправомерные акты и требования налоговых органов, не соответствующие законодательству, но это, на наш взгляд, применимо к таким случаям, когда, например, в Налоговом кодексе четко прописаны порядок, процедура или сроки проведения контрольных мероприятий, а контролирующий орган их нарушает. А вот в отношении критериев или признаков, по которым документы или информация могут относиться к деятельности проверяемого налогоплательщика, ничего в налоговом законодательстве не сказано, не установлен и перечень таких документов, поэтому организации решать этот вопрос по своему усмотрению не должны.
Так, Пятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 05.10.2011 N А51-7061/2011 отклонил утверждение общества, что истребованные документы не относятся к деятельности проверяемого лица, отметив, что оно является субъективным умозаключением, противоречащим порядку и целям проведения налоговой проверки, установленным налоговым законодательством РФ.
Правда, налоговый орган (как и в рассмотренном выше деле) должен четко обосновать необходимость истребования документов и доказать их связь с деятельностью проверяемого налогоплательщика, чтобы у компании-контрагента не было сомнений в законности истребования. Попробуем объяснить мотивы налоговиков и рассмотрим случаи истребования некоторых документов в отдельности.
Книга продаж. В отношении ее представления по требованию, по идее, не должно возникать особых вопросов. Несмотря на то что этот документ является регистром учета операций самой организации — поставщика товаров в адрес проверяемого налогоплательщика, очевидно, что он может содержать информацию о проверяемом налогоплательщике (сведения о хозяйственных операциях с ним). Более того, сведения в книге продаж сопоставляются в ходе проверки с данными книги покупок проверяемого налогоплательщика и счетами-фактурами, ведь книга продаж должна подтверждать факт регистрации счетов-фактур, выставленных в адрес проверяемого налогоплательщика, и отражение их в налоговом учете контрагента, а также служить основанием для исчисления НДС самим контрагентом. Кстати, этим, в частности, объясняется и требование некоторых инспекций предоставить не выписку из книги (например, копию листа, где отражен затребованный счет-фактура), а всю копию книги за налоговый период, в котором произошла отгрузка в адрес проверяемого лица. Ведь по ее итогу налоговики установят полноту исчисления НДС по интересующей сделке в налоговой декларации контрагента. Контролеры не исключают такую ситуацию: именно этот счет-фактура в книге покупок был отражен, а в декларацию по НДС поставщика не попал, соответственно, НДС в бюджет не был исчислен.
Посоветуем: если листов в книге продаж за налоговый период уж очень много, что как раз характерно для торговых организаций, то можно выяснить у налогового инспектора, выставившего требование, можно ли представить книгу в виде выписки тех позиций, в которых фигурирует отгрузка в адрес налогоплательщика, вместе с последним листом, на котором указана итоговая сумма НДС, исчисленная по всем выставленным за налоговый период счетам-фактурам.
К сведению. Коллегия судей ВАС признала действительными судебные акты первой, апелляционной и кассационной инстанций, единогласно принявших сторону налоговой инспекции в отношении истребования книги продаж, включая дополнительные листы к ней, и Определением от 19.01.2012 N ВАС-17466/11 в передаче дела в Президиум отказала.
В соответствии с п.1. ст. 93.1. должностное лицо, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать документы, в том числе связанные с ведением реестра владельца ценных бумаг (в ред. Федерального закона от 17.02.2021 N 6-ФЗ):
- у контрагента;
- у лица, которое осуществляет (осуществляло) ведение реестра владельцев ценных бумаг;
- у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента).
Истребование документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента), может проводиться также при рассмотрении материалов проверки на основании решения руководителя (заместителя руководителя) налоговой о назначении дополнительных мероприятий налогового контроля.
До внесения изменений Федеральным законом от 17.02.2021 N 6-ФЗ не было формулировки относительно лица, которое осуществляет (осуществляло) ведение реестра владельцев ценных бумаг.
Достаточно часто налогоплательщики получают требования о предоставлении документов со ссылкой на п.1. ст. 93.1. НК РФ, хотя не являются контрагентами лиц, в отношении которых происходит проверка.
Кстати, необходимо помнить еще про п.2. ст. 93.1, где сказано, что в случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у инспекторов возникает обоснованная необходимость получения документов (информации) относительно конкретной сделки, они вправе истребовать эти документы:
- у участников этой сделки;
- у иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке.
Встречная проверка: контрагент a из ЕГРЮЛ
При проведении камеральных и выездных проверок ФНС налогоплательщики часто переживают: что ожидать от итогового акта, если их контрагента уже не существует.
В соответствии с п. 1 ст. 93.1 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), эти документы (информацию). Они могут быть истребованы как во время проведения проверки, так и в период проведения дополнительных мероприятий контроля, а также вне рамок проверок.
Налоговый орган, осуществляющий проверки или иные мероприятия налогового контроля, направляет поручение об истребовании документов (информации), касающихся деятельности проверяемой организации, в налоговый орган по месту учета лица, у которого должны быть истребованы указанные документы (информация). Процедура оформляется сопроводительным письмом к полученным документам (информации) налогового органа – исполнителя – инициатору запроса о ее проведении, которое направляется как по электронным каналам связи, так и по почте.
Как запросить акт сверки у контрагента: пошаговая инструкция
Запрос акта сверки с контрагентом — это письмо с просьбой составить результирующий документ о состоянии взаиморасчетов между заказчиком и поставщиком.
Акт необходим для проверки текущего состояния взаиморасчетов. Он показывает, сколько товаров, работ и услуг поставил Исполнитель и сколько заказчик заплатил за реализованную продукцию. Таким образом стороны проверяют объем исполнения по госконтракту.
Для получения расчетной информации заказчик запрашивает у поставщика поверку. Подписанный документ публикуется в ЕИС как доказательство того, что контракт исполнен в полном объеме, стороны не имеют претензий друг к другу.
Это документ, который отражает движение товаров, работ, услуг и денежных средств между двумя контрагентами.
С его помощью можно, например, подтвердить наличие или отсутствие долга. Но только если есть первичные документы или другие косвенные доказательства, так как акт сверки сам по себе не порождает и не прекращает обязательств.
Грамотно составленный акт сверки вы можете использовать и во многих других целях, даже если на момент составления их не было. Например, он может повлиять на исковую давность для взыскания долга. Если должник подписал акт сверки, где признал долг, срок исковой давности по этому требованию, как правило, начинает течь заново.
Читать полностью обзор в КонсультантПлюс
Ответственность за непредставление документов (информации) по требованию налогового органа
Ответственность контрагента за несообщение налоговому органу сведений о налогоплательщике, выразившееся в непредставлении (несвоевременном представлении) по запросу налогового органа имеющихся у него документов (информации), содержащих сведения о другом налогоплательщике, влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ). Если контрагент повторно в течение календарного года не представит документы (информацию), то штраф составит 20000 руб. (п. 2 ст. 129.1 НК РФ).
Однако привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной ответственности, и в дополнение к ответственности, предусмотренной в НК РФ, должностные лица организации-нарушителя привлекаются еще и к административной ответственности (п. 4 ст. 108 НК РФ).
В соответствии с п. 1 ст. 15.6 КоАП на должностное лицо может быть наложен штраф на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). Указанный штраф взыскивается за непредставление в налоговые органы в установленный срок (отказ от представления, представление в неполном объеме или в искаженном виде) документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля. Однако когда информации, необходимой налоговым контролерам, у организации нет и представить ее она не может, штраф исключен. Этот вывод подтверждает судебная практика (Постановления ФАС Центрального округа от 12 мая 2009 г. по делу N А09-12352/2008, Волго-Вятского округа от 5 мая 2009 г. по делу N А29-7381/2008).