Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нормы командировочных расходов в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Изменения по командировочным с 2020 года
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Размеры гарантированных выплат
По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:
- Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
- Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
- Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
- Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.
Некоторые специалисты ошибочно полагали, что Налоговый кодекс РФ регламентирует предельные значения. Разберемся в спорной ситуации.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Расчет оформите служебной запиской или заявлением сотрудника на имя руководителя компании. Подайте заявление или служебную записку руководителю на рассмотрение. После утверждения издайте приказ о направлении работника в командировку и выплате аванса.
Изменения по командировочным с 2020 года
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Как подтвердить расходы в командировке
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.
В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.
Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.
Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.
В своих ЛНА работодатели прописывают конкретную сумму суточных в расчете на один день командировки (Письмо Минфина от 07.06.2022 № 03-04-05/53719). Причем закон не запрещает подходить к установлению ее величины дифференцировано.
Пример
Работников ООО «Строитель Плюс» регулярно отправляют в краткосрочные командировки на разные строительные объекты и на переговоры с контрагентами. В Положении о командировках этой компании прописаны размеры суточных в 2023 году:
- 5 000 руб/сут – для высшего руководства (гендиректора и его заместителей);
- 2 500 руб/сут – для менеджеров среднего звена;
- 700 руб/сут – для рядовых работников.
Суточные по пригородным командировкам
Продолжая разговор об однодневных командировках, не обойдем вниманием особенности пригородных командировок. Как быть с суточными, когда при многодневном периоде командировки в другой населенный пункт (неподалеку от головного офиса компании) у работника есть возможность каждый день возвращаться домой?
Если следовать п. 11 Положения № 749, такой вариант лишает сотрудника суточных, как и при однодневной командировке.
Чиновники считают, что вопрос целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования домой в каждом конкретном случае решается руководителем компании с учетом (Письмо Минфина от 01.12.2017 № 03-03-06/1/79985):
- дальности расстояния;
- транспортных особенностей;
- характера выполняемого задания;
- необходимости создания условий для отдыха.
Суточные при однодневной командировке
Российское законодательство не устанавливает минимальный срок командировки. В частности, выполнение задания своего работодателя может быть и однодневным. На предприятии такая командировка оформляется как многодневная поездка. Нужно выпустить приказ, а в табеле учета рабочего времени поставить о или «К».
После возвращения из поездки сотрудник должен отчитаться за использованную сумму.
Работодатель возмещает деньги, потраченные на проезд и питание. А как обстоит дело с суточными? Несмотря на то, что, согласно закону, однодневные поездки по территории РФ не оплачиваются, многие компании практикуют выплату соответствующей компенсации своим сотрудникам. И это однозначно правильно, ведь оставить своего сотрудника без денег в поездке – далеко не самая хорошая идея. К примеру, компенсация по заграничным поездкам может составлять половину от суммы суточных, закрепленной в локальных документах фирмы.
Варианты проживания в командировке
Выбор места проживания в командировке определяется территориальным удобством, бюджетом и прочими критериями. В качестве места проживания могут выступать отели, гостиницы, служебное жилье, съемные квартиры или их часть. В случае с квартирой или комнатой возможна как посуточная аренда у сторонних арендодателей, так и проживание у знакомых или родственников командированного сотрудника.
Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания — питание, уборка номера, парковка и т.п. Не смотря на то, что такой вариант является наиболее распространенной практикой, некоторые компании всё же снимают квартиры на постоянной основе или оформляют их в собственность. Такой формат называется служебным жильем, где сотрудники компании при выполнении служебных заданий могут также временно останавливаться.
Если же речь идет о временной аренде квартиры или комнаты для командированного сотрудника, то ему для подтверждения расходов потребуется соглашение о данном способе проживания, а также договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты.
Если в населенном пункте, куда отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае, при условии, что сотрудник проживает бесплатно, компенсировать ничего не нужно.
Размеры возмещения расходов
Для работников государственных организаций Постановлением Правительства о возмещении расходов, связанных со служебными командировками, предусмотрены такие суммы возмещения:
- расходы, связанные с наймом жилья – в размере потраченной суммы, но не больше 550 рублей, при условии подтверждения трат документами, если работник не предоставил подтверждающую документацию, ему начисляется 12 рублей.
- Расходы, связанные с проездом – в размере фактически потраченной суммы, но не больше, чем стоят проездные документы. Если работник не может предоставить документы, связанные с транспортными расходами, ему оплачивается минимальная стоимость проезда в плацкарте, или в каюте десятого типа на морском транспорте и третьего на речном, или в общественном автобусе.
- Суточные расходы выплачиваются в размере 100 рублей каждый день командировки.
В организации, не относящейся к государственной, размер суточных выплат устанавливается местными нормативными актами.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2021 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей
Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.
Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.
Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.
Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.
Расчет суточных с учетом времени на проезд
Допустим, работник направлен в командировку. Самолет вылетает в 00-30 ночи. Весь следующий день работник находится в командировке и в 22-30 вылетает обратно. Самолет приземляется в 23-30. Как считать дни для суточных?
Очевидно, для того, чтобы добраться до аэропорта, расположенного за чертой населенного пункта, сотрудник должен выехать заранее, т. к. регистрация на самолет заканчивается в основном за 1 час до вылета. Поэтому день накануне вылета входит в дни командировки.
Аналогично – по времени прилета. Несмотря на то, что самолет приземляется в 23-30, некоторое время самолет завершает руление, а дальше пассажиры проходят контроль и получают багаж. Таким образом, глубоко за полночь работник доберется до дома. В данном случае речь об однодневной командировке идти не может. Суточные будут рассчитаны за 3 дня.
Если аванс выдан в рублях
Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
-
по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;
-
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;
-
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).
Размер и нормы суточных
Суточные — это дополнительные расходы, связанные с тем, что человек некоторое время живет вне места постоянного жительства. Их выплачивают за каждый день пути к месту командировки, а также за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники.
Компания самостоятельно определяет размер суточных и может установить разные суммы разным категориям сотрудников. При заграничных поездках размер суточных может зависеть от страны, в которую направлен сотрудник. Но все это обязательно нужно зафиксировать в положении о командировках или аналогичном локальном акте организации.
Размер суточных имеет значение — в НК установлены нормативы, на сумму их превышения нужно начислить НДФЛ и взносы. Суточные в пределах норматива не входят в базу по налогу на доходы физлиц, а также в базу для исчисления страховых взносов.